Чтобы обработать первичные документы требуется немалое количество времени и высокая концентрация. Следствием допущенных ошибок станут искажения в бухгалтерских и корпоративных отчетах. В этой статье вы узнаете о том, какие инструменты 1С помогут автоматизировать рабочий процесс и исключить неточности.
Загрузка объемных данных в 1С
Основной работой бухгалтера является ведение учета. На этапе внесения первичных документов в базу специалист сталкивается с трудностями. Процесс ввода данных может быть упрощен при условии размещения первичных документов в другой учетной системе или в любом файле, имеющем необходимые данные в формате Excel.
«Обработка» — это программа, созданная на базе языка 1С, расширившая возможности стандартной конфигурации. С ее помощью производится загрузка в базу 1С данных из файла в нужном формате: Excel, текстовый формат с разделителями, xml. Это позволяет, впоследствии, создавать в базе документы, проводки, записи в справочниках. Обычно, выбор нужного файла (в формате Excel или Word) производится в окне обработки. Затем, пользователь заполняет дополнительные реквизиты и загружает данные из выбранного документа. После этого выполняется проверка файлов на предмет наличия ошибок. После проверки бухгалтер проводит документы. Таким образом специалист избавляется от необходимости заполнять сотни строчек вручную. Казалось бы, все просто, но с помощью такой автоматизации рутинных операций жизнь бухгалтера значительно облегчается.
Еще одна такая программа - загрузка данных из сервиса, в которой производится учет авансовых отчетов. Она позволяет сотрудник самостоятельно заполнить авансовый отчет из любой точки мира. Оформленный авансовый отчет проходит проверку и подтверждается бухгалтером. Подтвержденная документация выгружается в файл, который вносится в базу 1С автоматически или вручную. Если рабочий штат компании обширен, требуется оформить большое количество авансовых отчетов. Обработка значительно сокращает объем работ. Автоматическая загрузка позволяет бухгалтеру не участвовать в процессе. Ежедневно, в утреннее время будет приходить файл из сервиса, а система будет сама загружать его.
Спрашивайте у менеджеров Первого Бита, как можно бесплатно настроить авансовые отчеты и еще другие инструменты бухгалтера, чтобы минимизировать ручные работы.
Организации международного масштаба с юридическими лицами, расположенными по всему миру, консолидируют корпоративный учет с помощью системы Hyperion (HFM). Вследствие этого, бухгалтерам дочерних фирм приходится ежемесячно вручную оформлять файл с данными корпоративного учета. Так как детализация локального корпоративного учета может иметь различия с детализацией консолидированных данных, специалисту может потребоваться тратить еще больше времени, чтобы обработать отчетность. Обработка для выгрузки данных в HFM избавляет бухгалтера от данной задачи, формируя такой файл в автоматическом режиме.
Автоматизация формирования бухгалтерских проводок
Машинный ввод данных с помощью OCR создана для помощи в оптимизации процесса обработки документов по сделкам. OCR является технологией в основе которой лежит оптическое отслеживание символов. Она распознает рукописный или печатный текст, преобразуя его в готовые текстовые данные на компьютере. Технология OCR делает процесс формирования бухгалтерских проводок значительно проще, так как ввод данных из полученных от поставщиков документов в систему учета 1С происходит автоматически.
Как правило, бухгалтеры формируют проводки, вручную внося данные из документов, полученных от поставщиков (счета, акты, счета-фактуры, и т.д.). На это уходит немало времени, так как, чтобы финансовая транзакция отобразилась в 1С, необходимо перенести всю информацию (наименование поставщика, номенклатуру по товарам, суммы, размер НДС) самостоятельно. Благодаря технологии OCR на ввод данных уходит гораздо меньше времени. Программа взаимодействует с 1С, распознает скан-копии документов, определяет их в одну из четырех категорий — счет, акт, накладная или счет-фактура — и создает оцифрованную версию бумажного документа. Далее с ним совершают все необходимые манипуляции – «проводят». В качестве дополнительного преимущества OCR можно обозначить умение «забирать» документы с сайта оператора электронного документооборота, позволяет обрабатывать бумажные носители еще быстрее.
Однако в системе OCR можно работать с ограниченным набором документов. К ним относятся счет, акт, накладная и счет-фактура. По стандарту, взаимодействие с поставщиками происходит при участии самых разнообразных документов: договоров, дополнительных соглашений, оферт и так далее.
Сверка показателей для составления отчетов
Ещё одна полезная функция 1С – отчет по движению денежных средств. С помощью отчетов стандартного типа получают итоговые суммы оплат, а для того, чтобы сформировать отчеты по НДС, необходимо понимание того, по каким ставкам был проведен платеж и какова величина НДС в этом платеже.
Используя вышеупомянутую опцию, выделяют ставку и сумму НДС из данных по платежам, сокращая временные затраты на «очищение» общей суммы от налогов. Процесс составления декларации по НДС значительно упрощается: сотруднику нужно обрабатывать уже готовые данные – разбивку по ставкам и итоги. Благодаря отчету выявляются учетные ошибки, что упрощает процесс сверки и заполнения декларации по НДС.
Бухгалтер нередко нужно проверять, совпадают ли определенные показатели в декларации по налогу на прибыль и декларации по НДС совпадают. При наличии разницы в суммах двух отчетов можно говорить о том, что составление отчетности выполнено с ошибками. Сотрудники налоговой службы, в процессе проверки, уделяют особое внимание этим показателям. Если они не совпадают, то может быть назначена дополнительная проверка. Обработка для сверки показателей двух деклараций избавит специалиста от необходимости кропотливо выверять цифры в двух отчетах — все это будет сделано компьютером. Таким образом, экономится большое количество времени.
Модули корпоративного учета
Ещё один вспомогательный инструмент для бухгалтера - настройки для ведения корпоративного учета по стандартам МСФО и GAAP. И покупают или разрабатывают самостоятельно. Если этого не сделать, корпоративную отчетность придется формировать вручную. Данные настройки являются конструктором, с помощью которого настраивают правила трансляции. Подобные настройки проводок КСБУ в корпоративную систему учета. В результате, отчеты формируются в простой форме, предполагающей вычисление и прибавление показателей друг к другу. Если необходимы отчеты более сложного типа, программа разрабатывается по индивидуальным параметрам.
Ведите управленческий и финансовый учет в Бит.Финанс, в программе соответствующей международным стандартам и отвечающей последним требованиям рынка. Спрашивайте у менеджеров Первого Бита.
При настройке корпоративного учета всегда необходимо помнить о различиях между казахстанским бухгалтерским учетом и корпоративным учетом клиента. Вследствие этого, не всегда можно получить корпоративный отчет вручную по данным КСБУ. При наличии существенных расхождений требуется использование дополнительных модулей.
Удаленные склады и интернет-магазины могут воспользоваться дополнительной опцией, чтобы настроить обмен документами, не выполняя выгрузку или загрузку данных (заказов, накладных, счетов-фактур и т.п.) вручную. К примеру, клиент что-то купил в интернет-магазине и информация об этих действиях поступила в 1С. Коллеги видят эти заказы, формируют отгрузочные документы и потом всё это отправляют в службы доставки.
Такие инструменты помогают бухгалтерам сокращать ручные работы по обработкам документов и экономить время. Многие инструменты могут помочь существенно минимизировать временные затраты бухгалтера и снизить себестоимость работ компании. Работы, которые в среднем занимают 2-3 часа сотрудника, может быть сокращен до 2-3 минут.
Программисты Первого Бита смогут помочь вам настроить:
-
Ограничение доступу сотрудников к заработной плате по подсистемам и в бухалтерской отчетности
-
Задолженность контрагента в документах (поступление, реализация и счет на оплату)
-
Табель учета рабочего времени
-
Штрихкодирование печатных форм для документов и многие другие доработки
-
Смотрите весь перечень доработок здесь.
Хотите установить, обновить, доработать, настроить 1С. Звоните менеджерам Первого Бита.
Также читайте кейс - Автоматизация получения расчетных листков через чат-бот в Телеграме на кирпичном заводе «Astana Ceramic» в Казахстане.
