Автоматизации процесса бюджетирования в 1С

Бюджетирование – важный этап работы каждого бизнеса. Запуск любого проекта или новый отчетный период всегда начинается с анализа предполагаемых доходов и необходимых затрат для достижения намеченных целей. В этом может помочь автоматизированная система бюджетирования. Из статьи вы узнаете, как устроено бюджетирование в типовых конфигурациях 1С, на что обратить внимание при выборе системы, а также, как избежать ошибок при автоматизации.

Когда требуется автоматизация бюджетирования?

Бюджетирование позволяет контролировать расходы, управлять денежными потоками, координировать работу каждого центра финансовой ответственности (ЦФО) и разработать эффективную стратегию развития бизнеса.

Сам процесс требует обработки больших объемов данных и без применения систем автоматизации бюджетного учета уже не обойтись. Мы составили чек-лист, который поможет определить, необходима ли вашему бизнесу автоматизация процесса бюджетирования:

• Трудности с формированием и актуализацией бюджетов
• Сбор факта осуществляется из различных систем, документов и источников
• Есть сомнения в достоверности данных в бюджетных отчетах
• Много рутинных операций выполняется вручную
• Расшифровка данных занимает много времени
• Отсутствует мониторинг ключевых финансовых показателей
• Сотрудники отдела финансов не могут одновременно работать над задачей
• Снизился уровень защиты конфиденциальной информации
• Ухудшилось финансовое положение компании
• Увеличились обороты, появились новые подразделения, компания выходит на новый уровень рынка

Программы 1С для бюджетирования: обзор, как выбрать

На рынке представлены как специализированные решения и комплексные программы 1С для бюджетирования и финансового планирования. Независимо от типа система должна обладать следующими возможностями:

• Генерация разных видов бюджетов, учитывая взаимосвязи между подразделениями компании
• Применение подходов «сверху вниз» и «снизу вверх»
• Формирование многовариантного планирования и проведение сценарного анализа для оценки рисков
• Настройка форматов бюджетов, готовые шаблоны для разных типов бюджетов
• Автоматический контроль расходов и платежей, соблюдение лимитов
• Внесение корректировок в бюджеты и хранение различных версий для сравнения
• Управление сроками исполнения документов, контроль исполнения бюджетов, проведение анализа«что-если» для прогнозирования изменений
• План-фактный анализ деятельности предприятия в разрезе видов бюджетов, сценариев и статей

Кроме того, эффективная программа для бюджетирования должна быть гибкой и адаптируемой к специфике каждой компании. Она должна легко перестраиваться при возможных изменениях целей и стратегий. Важными факторами являются также понятный интерфейс и возможность интеграции с другими системами.

Далее рассмотрим наиболее востребованные в России программные продукты для работы с бюджетированием.

БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС – это российское решение на базе 1С:Предприятие, предназначенное для оптимизации бюджетного процесса в компаниях любого масштаба.

Программа позволяет решать ключевые задачи в области бюджетирования: сбор и анализ данных из форм БДДС, БДР, ББЛ, получение фактических показателей по бюджетам, повышение эффективности контроля за исполнением бюджета, формирование необходимой отчетности и аналитики для принятия управленческих решений, а также сокращение трудозатрат и сроков бюджетного планирования.

БИТ.ФИНАНС обладает преимуществами, которые делают эту систему незаменимым инструментом для автоматизации бюджетирования:

• Динамические онлайн-отчеты и доступ к готовой информации в режиме реального времени.
• Детализация и анализ финансовых потоков на уровне каждой накладной или платежки.
• Широкие возможности моделирования и планирование с учетом различных внутренних и внешних факторов.
• Бесшовная интеграция и полная совместимость с 1С (сертификат 1С:Совместимо!)
• Гибкость и адаптация к специфике каждого бизнеса, отрасли и виду деятельности компании, возможность учитывать данные, которые не отслеживаются другими системами предприятия.
• Оперативность и экономия времени, ввод информации без дублирования данных из других подразделений.
• Надежная защита данных от потери и несанкционированного доступа.

Читайте также: Как перейти из Excel в БИТ.ФИНАНС и сократить время формирования отчетности и бюджетирования на 20%

Модуль бюджетирования в БИТ.ФИНАНС предоставляет инструменты финансового планирования и контроля, позволяющие вести учет доходов и расходов на уровне центров финансовой ответственности и всей организации в целом.

БИТ.ФИНАНС позволяет вводить неограниченное количество бюджетов разных видов, включая операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет закупок и др.), основные бюджеты (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов), вспомогательные бюджеты (инвестиционный план, кредитный план и др.). Набор и структуру бюджетов пользователь может разработать самостоятельно.

Форма ввода бюджета в БИТ.ФИНАНС

Гибкие, наглядные отчеты в БИТ.ФИНАНС позволяют анализировать данные во всех имеющихся разрезах с детализацией сведений до уровня первичной документации. В отчетах возможна произвольная группировка строк и колонок, настраиваемая в пользовательском режиме, расшифровка данных по любой аналитике, реквизитам справочников, регистратору, произвольные отборы и сортировка. Отчеты можно отправлять по электронной почте непосредственно после формирования либо настроить рассылку отчетов по расписанию.

1С:Управление нашей фирмой (УНФ)

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) функция бюджетирования активируется в разделе «Настройки» через установку флажка «Использовать бюджетирование». Это открывает возможности для составления трех основных видов бюджетов:

• Бюджет доходов и расходов (БДР)
• Бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Прогнозный баланс

Программное обеспечение позволяет учитывать и контролировать расчеты с клиентами и поставщиками по контрагентам, договорам, заказам и документам. Доступен также учет материальных и нематериальных активов с длительным сроком эксплуатации.

Бюджет движения денежных средств в 1С:УНФ

В системе 1С:УНФ есть возможность проводить план-фактный анализ выполнения бюджетов по компании в целом и по отдельным подразделениям. Это дает возможность осуществлять контроль за работой каждого подразделения и компании целиком.

План-фактный анализ выполнения бюджета в 1С:УНФ

При составлении бюджета доходов и расходов можно выбрать один из двух методов: метод начисления (основанный на отгрузках) или кассовый (по факту оплаты). Анализ бюджетов осуществляется по направлениям деятельности, заказам клиентов и статьям расходов.

Для оперативного финансового планирования в системе предусмотрен платежный календарь, который помогает упростить приоритизацию платежей и предотвращать кассовые разрывы, а также уведомляет о просроченных платежах.

1С:Комплексная автоматизация (КА)

В системе 1С:Комплексная автоматизация для работы с бюджетами необходимо настроить раздел «Бюджетирование и планирование» в подразделе «НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов».

Модель бюджетирования представляет собой набор инструментов для ввода, анализа и отчетности по бюджетным данным. Она также определяет систему показателей, используемых в процессе формирования бюджета. К таким показателям относятся:

• статьи бюджетов, по которым собираются обороты
• фактические показатели (денежные средства, материальные запасы и др.)
• нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.)
• произвольные расчеты

При построении бизнес-модели учитываются следующие критерии:

• возможность регулирования уровня детализации бюджета до организаций и подразделений
• индивидуальная настройка каждой модели с использованием подчиненных бюджетов любой сложности
• неограниченное количество одновременно используемых моделей

Одной из ключевых особенностей является возможность изменять модель без какого-либо ущерба для учета. При этом новая модель автоматически поддерживает планирование на основании плановых фактических данных, которые наследуются от предыдущей модели.

Программа предоставляет возможность сценарного планирования, интегрируя данные из планов продаж, закупок, производства. Для создания бюджетов могут использоваться как произвольные показатели, расчетные и введенные вручную.

Отчет по бюджету в 1С:КА

Система позволяет не только формировать бюджеты, но и моделировать будущие финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также исследовать возможности привлечения дополнительного капитала.

1С:ERP Управление предприятием

Бюджетирование в 1С:ERP отличается своей гибкостью и масштабируемостью, что делает систему подходящей для предприятий любого размера.

Система обеспечивает планирование расходов на оплату товаров и услуг, согласованное с планами продаж и закупок, а также контролирует денежные потоки в рамках установленных лимитов. Для удобства пользователи могут работать с разными уровнями детализации при планировании: от категорий и номенклатуры до производственных процессов, а также планов закупок.

Контроль использования денежных средств возможен за любой период и по любой аналитике. В программе включены множество отчетов по бюджетированию и планированию, позволяющие анализировать прогнозируемые и фактические данные финансового состояния предприятия в рамках бизнес-модели используя различные сценарии.

Подсистема бюджетирования и планирования в 1С:ERP

Ключевое преимущество программы – удобный механизм настройки бюджетных форм и финансовой отчетности с учетом имеющихся ресурсов и возможности привлечения дополнительного капитала. Для модели бюджетирования предусмотрена настройка, позволяющая осуществлять контроль за порядком расходования денежных средств при помощи заданных лимитов.

Интеграция системы позволяет учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства) при построении бизнес-модели. Автоматически заполняются аналитики по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств из документов планирования, связанных с торговой и закупочной деятельностью. 

Для упрощения контроля над своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено специальное рабочее место – «Монитор бюджетного процесса».

Монитор бюджетных процессов в 1С:ERP

Инструмент позволяет увидеть отклонения от поставленных задач и задержки в выполнении бюджета. Кроме того, монитор позволяет оперативно выявлять конфликты, возникающие при назначении нормативных сроков исполнения бюджетных задач. Также возможно проведение комплексной оценки загруженности персонала, участвующего в бюджетном процессе, и анализ объемов поставленных пользователям задач.

Система предполагает также описание регламента бюджетного процесса. Регламенты бюджетирования могут быть структурированы в четкие этапы, с распределением задач между ответственными исполнителями и контролем их выполнения. Это упрощает контроль за своевременным исполнением бюджетов и принятие управленческих решений для повышения эффективности бизнеса.

1С:Управление холдингом (УХ)

Бюджетирование в 1С:Управление холдингом позволяет создать единую бюджетную систему для координации и планирования деятельности всех подразделений и предприятий холдинга.

Система предлагает эффективный инструмент для управления бюджетами многоуровневой структуры и позволяет организовать обработку сотен центров ответственности, каждый из которых формирует десятки бюджетов, состоящих из множества показателей, в виде четкой последовательности этапов. 

Схема процесса подготовки отчетности​​​​​​​ в 1С:УХ

Пользователи могут работать с бюджетами любой сложности благодаря встроенному конструктору. Он предоставляет пользователям табличный редактор для удобного ввода данных и автоматизированных расчетов, основанных на стандартных формулах.

Формулы для расчетов аналогичны тем, которые используются в Excel. Аналитик бюджета может использовать не только ключевые параметры (период, сценарий, валюта, ЦФО, проект), но и шесть дополнительных аналитик, связанных с справочниками системы. 

Важно отметить функцию автоматической реструктуризации: при изменении аналитических данных система самостоятельно пересчитывает все показатели. Для комплексного анализа сложных бюджетных моделей предусмотрена специальная диаграмма.

Аналитическая панель в 1С:УХ

Встроенные механизмы «скользящего планирования» и «планирования от достигнутого» позволяют строить бюджеты по методологии «снизу вверх» и «сверху вниз».

В системе 1С:Управление холдингом сводная таблица выступает универсальным инструментом для работы с данными – как для их ввода, так и для проведения анализа. Настройки структуры сводной таблицы позволяют включать данные из разных центров финансовой ответственности, периодов или сценариев, что упрощает процесс планирования бюджета на основе информации из других информационных систем.

Инструмент «Сводная таблица» в 1С:УХ

Функции комментирования и управления версиями бюджетов, интегрированные в систему, способствуют эффективному общению во время планирования. Это сокращает сроки и повышает качество планирования, а также ускоряет оперативный анализ исполнения бюджетов.

Сравнение программ 1С для автоматизации бюджетирования

Этапы автоматизации бюджетирования на предприятии

Запуск автоматизации бюджетного планирования нужно начинать с глубокого изучения текущего состояния процесса составления бюджета. Затем необходимо собрать требования к новой системе от руководства и сотрудников, которые будут ее использовать. Следующий шаг – выбор оптимальной технологии внедрения и разработка стратегии реализации проекта.

Существуют 2 основных подхода к автоматизации бюджетного планирования:

1. От программного продукта к методологии. В этом случае сначала выбирается готовая программа для автоматизации, настраивается под нужды компании, а затем на ее основе разрабатывается финансовая модель и методология бюджетирования. Этот подход чаще всего подходит для небольших компаний с простым ведением учета.
2. От методологии к программному продукту. В этом случае сначала в компании разрабатывается финансовая модель, методология и регламенты бюджетирования. На основе разработанной методологии составляется техническое задание на автоматизацию, по которому подбирается наиболее подходящий программный продукт, а затем осуществляется его доработка. Этот вариант считается более надежным и подходит для крупных и средних предприятий с многоплановым и сложным учетом.

Независимо от выбранного подхода, существуют основные этапы, без которых автоматизация не состоится:

Ошибки автоматизации бюджетирования в 1С

Мы выделили самые распространенные и постарались дать рекомендации, как их избежать.

Ошибка 1: Неправильный выбор руководителя проекта

Командой должен руководить специалист, который глубоко понимает бизнес-процессы компании и информационные потоки, чтобы эффективно взаимодействовать с интеграторами и сотрудниками разных отделов.

Ошибка 2: Отсутствие единого подхода к ведению документации и расчетов

Автоматизация – это не просто перевод существующих процессов в цифровой формат, а создание единой, прозрачной картины бизнес-процессов. Поэтому залог успеха – четкие непротиворечивые регламенты, которые включают информацию, какие документы, по каким данным, в какие сроки, кто составляет и утверждает.

Ошибка 3: Недостаток мотивации сотрудников к взаимодействию с интеграторами

Сотрудники могут быть не заинтересованы в участии в проекте, если не понимают его пользы для себя. Кроме того, многие игнорируют возможности новой системы из-за желания сохранить привычный формат работы с Excel. Поэтому задача директора компании и руководителя проекта – мотивировать коллег на совместную реализацию проекта.

Ошибка 4: Параллельная работа в системах или недостаточное обучение

Работа в двух и более программах одновременно может привести к перегрузке и ошибкам учета. Недостаток обучения также может вызвать проблемы при работе с новыми справочниками и документами. Поэтому важно сразу использовать систему в полном объеме, обучить людей на практике, назначить наставников и контролировать правильность действий.

Заключение

Бюджетирование требует обработки большого объема информации. Внедрение информационных систем, таких как 1С или БИТ.ФИНАНС, оптимизирует этот процесс. Бюджетное планирование в этих программах реализовано через гибкий инструмент, который упрощает учетные процессы, снижает трудоемкость, исключает ошибки и позволяет отказаться от Excel и двойного ввода данных.

Инструменты планирования, прогнозирования и аналитики ускоряют согласование и консолидацию бюджетов всех подразделений, а также позволяют принимать оперативные управленческие решения, контролировать лимиты расходов и предотвратить превышения бюджета. Система контроля отклонений снижает риски и своевременно информирует о факторах, которые могут негативно повлиять на финансовое состояние компании.

С помощью план-фактной отчетности можно проанализировать работу отдельных подразделений и эффективно распределить ресурсы. Это даст возможность выявлять резервы и направлять их на наиболее перспективные направления развития. В результате система позволит минимизировать непредвиденные финансовые потери, что положительно скажется на прибыльности бизнеса.