Кадровый электронный документооборот

Работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат. Однако нужно учесть, что некоторые документы все же нужно оформлять в обычном виде на бумажном носителе, к примеру, к ним относятся трудовые договоры или заявления на увольнения.

Состояние ЭДО на данный момент

На данный момент хозяйствующие субъекты могут работать с различными электронными документами - счетами-фактурами, требованиями налоговой инспекции, отчетностью и т.д. Электронный документооборот позволяет существенно упростить работу и минимизировать затраты при обращении документов.

Кадровую документацию также постепенно трансформируют в электронный вид. К примеру, сейчас уже используются электронные листки нетрудоспособности или трудовые книжки.

Кроме того, в апреле 2020 г. Роструд предложил работодателям поучаствовать в эксперименте по внедрению кадрового электронного документооборота, регламентированном Федеральным законом от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ. Кроме того, на рассмотрении Госдумы находится законопроект № 967986-7, согласно которому будут утверждены правила организации электронного документооборота с сотрудниками и внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Работодатели могут не дожидаться, пока их на законодательном уровне обяжут перейти на кадровый электронный документооборот, а уже сейчас самостоятельно использовать его возможности. Для этого нужно оформить ЭЦП согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, а также организовать систему и порядок обмена документами.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

• приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени - все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
• должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке - НЭП и КЭП;
• трудовые договоры, приказы об увольнении - только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз - при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно - для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

 Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

• Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

• Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

• Служебные командировки

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

• Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

• Увольнение

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Таблица по рискам перевода кадровых документов на ЭДО

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!