Описание проекта
С ростом популярности услуг медицинского центра, руководство пришло к выводу: автоматизация – вещь необходимая. Стимулом для принятия решения о внедрении системы послужило то, что сотрудники центра не успевали обрабатывать все заявки от потенциальных клиентов: в месяц терялось около 600 звонков.
Для реализации проекта требовалась программа с гибким набором функций и модулей, разработанная на базе 1С, так как была необходима интеграция с уже используемой программой «1С:Бухгалтерия». Оптимальным решением стало решение БИТ.Управление медицинским центром КОРП, которое отвечало всем требованиям медицинского центра. Партнером по автоматизаци стал разработчик решения – челябирнский офис компании «Первый Бит». Для повышения качества и скорости обработки звонков было принято решение подключить систему БИТ.Phone.
В рамках проекта были автоматизированы следующие подсистемы:
1. Телефония. БИТ.Phone оптимизировал работу администраторов с входящими звонками: все звонки фиксируются и сохраняются в системе, по номеру телефона автоматически определяется имя клиента, администратор может быстро зайти в его карточку, посмотреть историю обращений. Кроме того, есть собственный модуль CRM для работы с лидами, настройки напоминания оператором Call Center о звонках и хранение истории общения с пациентами.
2. Для обеспечения эффективной работы врача был внедрен модуль «Медицинская деятельность», в котором ведется непосредственная работа врача, в частности:
- заполнение электронной истории болезни;
- ведение электронной медицинской карты;
- работа с шаблонами и протоколами осмотров;
- выписка электронных больничных листов;
- автоматизированный ввод за счет готовых фраз;
- соблюдение медицинских стандартов;
- печать протоколов осмотров и рекомендаций, в соответствии с Международным классификатором болезней (МКБ-10);
- отслеживание хода лечения пациента;
- назначение лечения;
- выдача рекомендаций.
3. Внедренный модуль «Кабинет врача» позволяет получить такую информацию, как количество записей у специалиста на сегодня и любой другой день. Система напомнит план лечения и историю болезни каждого пациента. Также здесь хранятся электронные истории болезни, планы лечения, шаблоны протоколов осмотров и других документов.
4. Была автоматизирована работа регистратуры. В системе создаются электронные медицинские карты и ведется база данных пациентов. Реализован контроль расписания врачей: четкое ведения календаря записей к врачу. По уже проведенным исследованиям, использование новой системы вызвало положительные отзывы от пациентов.
5. В системе организована работа со страховыми компаниями, оказание платных медицинских услуг в рамках Добровольно-медицинского страхования и автоматизация формирования реестра оказанных услуг со страховыми компаниями.
6. Автоматизирован расчет заработной платы. Интеграция с 1С:Бухгалтерией привела к сокращению времени на подсчет данных по расчету вознаграждения сотрудников.
7. Реализована подготовка отчетной документации. Обширный список отчетов предоставляет возможность руководителям и сотрудникам провести четкий и эффективный анализ результатов работы регистратуры и специалистов.
8. Внедрение Модуля «Склад» обеспечило возможность эффективного управления расходной частью: финансово ответственный сотрудник и ответственный медицинский работник оприходует материал, заносит в систему приход товаров от поставщиков и / или производителей, их стоимость и количество. Оприходование почти всегда идет на основной склад, а затем медсестра распределяет товары / материалы по отдельным складам, т.е. врачам и кабинетам. Ответственное лицо отслеживает перемещение товара внутри медицинского учреждения (в какой кабинет он ушел, принявшее лицо, количество товара) и может оперативно отслеживать содержимое склада: какой товар и в каком объеме есть, какой закончился, у какого истекает срок годности. В системе автоматически формируются такие документы как приходные, расходные и возвратные накладные, акты передачи, отчеты, ценники и многое другое.
Стоит отметить, что благодаря участию в программе Европейского банка реконструкции и развития (ЕБРР) Медицинский центр смог компенсировать часть стоимости проекта. Данная программа разработана для развития малого и среднего бизнеса в Казахстане и заключается в предоставлении безвозмездных грантов для решения бизнес задач с привлечением внешних консультантов. Для участия в программе требовалось согласовать пакет документов, в том числе техническое задание и подробное описание проекта. Команда Первого Бита оказала поддержку и помощь в подготовке необходимых документов. В результате эффективного взаимодействия с командой внедрения медицинский центр «Сад долголетия» успешно подал заявку и получил грант.
Весь проект по автоматизации медицинского центра был выполнен удаленно. Несмотря на это, внедрение информационной системы БИТ.УМЦ было выполнено за рекордно короткое время – 1 месяц.
Самат Жалбагаев, руководитель проекта со стороны МЦ «Сад долголетия»
