Описание проекта
Для автоматизации своей деятельности компания «СпецЭнергоГрупп» обратилось к специалистам Первого Бита. ИТ-интегратор давно работает на рынке и зарекомендовал себя как надежный партнер по автоматизации предприятий различных отраслей, в том числе строительных организаций. Для автоматизации ключевых бизнес-процессов выли программы на платформе 1С: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и Управление Персоналом и отраслевое решение БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО.
С помощью данного комплекса решений были автоматизированы следующие процессы:- оперативная отчетность по объектам строительства;
- упрощение ведения учета подрядной организации и сдачи регламентированной отчетности;
- учет рабочего времени (в том числе по часам) сотрудников на различных объектах строительства;
- начисление отпускных, больничных по объектам;
- учет начислений за работу в праздничные и выходные дни, сверхурочные, премий и разовых начислений, гражданско-правовых договоров в разрезе строительных объектов;
- учет техники (собственной и арендуемой) на объектах строительства;
- управление графиками работы водителей и техники;
- определение себестоимости и расчет рентабельности каждого объекта;
- учет, контроль и анализ расхода ГСМ;
- планирование и контроль исполнения ремонта техники и прохождения ТО;
- печать необходимой документации: путевые листы, рапорты;
- ведение управленческого учета с необходимым уровнем аналитики по проектам, видам расходов и доходов, договорам, объектам, контрагентам, ЦФО;
- получение мастер-бюджетов БДДС, БДР, БДЛ;
- автоматизация всех процессов материально-технического обеспечения строительного производства от планирования до списания по объектам;
- учет заявок на закупку материалов по объектам строительства и контроль их исполнения;
- расчет с поставщиками;
- учет материалов в разрезе материально-ответственных лиц;
- учет давальческих материалов.
В процессе развития компании возникла необходимость собирать всю информацию по себестоимости, прямым и косвенным затратам на продукцию в разрезе номенклатурных групп (шифров затрат или договоров) и рассчитывать на основании этих данных показатели рентабельности по отдельному шифру затрат, а также контролировать полноту и достоверность расходов в рамках одного договора.
В конце 2020 года начался процесс бюджетирования в рамках консолидированной группы компаний, и предприятию «СпецЭнергоГрупп» стало необходимо готовить бюджет доходов и расходов, а также отчет об его исполнении. До этого момента существовали управленческие отчеты и формы, которые заполнялись на основании данных бухгалтерской отчетности, но они не давали полной картины расходов. Нельзя было точно установить, какие материалы и услуги входят в определенную статью расходов, все ли расходы попадают в отчетность, правильно ли они классифицированы. При анализе получаемых данных стало понятно, что из-за ошибочного ведения аналитического учета по статьям затрат невозможно собрать полную картину по составу затрат, их соотношению и ее достоверности. Распределение косвенных общепроизводственных расходов было реализовано так же, как и распределение общехозяйственных расходов. Такая схема не давала правильный результат и не учитывала тот факт, что часть общепроизводственных расходов в текущем периоде может оказаться в незавершенном производстве.
Очет в таком варианте не вызывал доверия у руководства компании к предоставленным цифрам и не мог использоваться для управленческих решений. Стоит отметить, что делалось несколько попыток создания такого отчета. Сначала данные для отчета собирались в разные шаблоны в Excel, что занимало несколько дней. Далее при внесении каких-либо изменений в программе за период отчета все приходилось делать заново. Требовалось принципиально новое решение или другой подход к решению задачи.
Было принято решение создать новый отчет в 1С, который одновременно мог быть использован как управленческий отчет компании и мог быть основой для подготовки отчета об исполнении бюджета компании перед акционерами.
Специалисты компании «Первый Бит» совместно с сотрудниками «СпецЭнергоГрупп» составили план работ по данной отчетности. Далее провели анализ возможности использования системы компоновки данных с сохранением стандартных функций: отборы, группировки, расшифровка показателей. Задача реализована на СКД. После была выполнена настройка и проверка соотнесения данных и статей бюджета, корректировка основной формы осуществлена в процессе использования на реальных данных.Работы состояли из следующих этапов:
- написание первоначального варианта отчета согласно форме и описанию предоставленных заказчиком (распределение общепроизводственных расходов по данным бухгалтерского учета);
- настройка формирования отчета с распределением общехозяйственных расходов пропорционально выручке;
- проверочные отчеты и доработка отчета в процессе эксплуатации на реальных данных.
В процессе реализации задачи внеслись корректировки, связанные с отражением фактов периодического закрытия договоров, а также корректировки и переносы расходов с одного шифра на другой.
В результате автоматизации компания получила отчетность, которая показывает все расходы по отдельному шифру затрат за весь период, в котором эти затраты формировались с учетом переносов и слияний нескольких шифров затрат. Классификация услуг ведется на основании анализа контрагента (в будущем возможно расширение и переквалификация услуг на основе дополнительного параметра – договора с контрагентом). Классификация материалов ведется на основе дополнительного признака в номенклатуру. Таким образом, снижается вероятность ошибки аналитического учета и возрастает достоверность самого отчета. Кроме того, появилась возможность раскрыть информация по каждой статье в отчете. Например, какие материалы и в каких суммах входят в определенную статью отчета, какие контрагенты сформировали другую статью, какие суммы вошли в определенный вид услуг. Отчет позволяет показать рентабельность на любом этапе формирования себестоимости по каждому шифру, позволяя сделать вывод о экономической целесообразности или доходности каждого шифра затрат в компании. Также отчет позволяет сделать выводы и о качестве ведения производственного учета и учета в целом по организации за счет полноты представления и достоверности самой информации.
Удобная форма отображения информации позволяет пользователям оперативно видеть неверно внесенные данные и исправить их непосредственно из формы отчета в режиме реального времени. Сроки формирования достоверной отчетности сократились с 5 дней до нескольких часов.
Сегодня специалисты компании «Первый Бит» занимаются поддержкой внедренной системы: решают возникающие запросы и консультируют пользователей.
Игорь Кизилов, ИТ-директор ООО «СпецЭнергоГрупп»
