Описание проекта
Более 18 лет граждане Казахстана пользуются благами цифровизации в государственных услугах: оформляют лицензии по ИИН, потому что все остальные документы есть в базе, оплачивают коммунальные услуги и штрафы онлайн, получают справки по удостоверению личности, регистрируют бизнес в течение 10-15 минут, узнают очередь в детский сад в любое время дня и ночи и т.д. Это все возможно благодаря платформе электронного правительства, которую создает и развивает АО «Национальные информационные технологии».
В 2023 году в АО «НИТ» встает вопрос раздельного учета по доходам и расходам, для решения которого по результатам открытого конкурса в качестве поставщиков были выбраны специалисты проверенной годами команды компании «Первый Бит» в Астане и эксперты в области управленческого учета компании KPMG.
Согласно условиям сотрудничества разработка методики раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и методики расчета плановой себестоимости услуг, а также проектное управление внедрения системы РУ и ПС осуществлялись компанией KPMG.
Специалисты KPMG Kazakhstan совместно с Первым Битом провели анализ текущего уровня зрелости системы раздельного учета и функционала систем управленческой отчетности, учли пожелания ключевых стейкхолдеров и руководителей и рекомендовали реализовать внедрение на платформе 1С – БИТ.Финанс.
Специально по требованию АО «НИТ» эксперты KPMG разработали методологию раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и методологию расчета плановой себестоимости услуг как часть системы управленческого учета. Для достижения поставленных целей экспертами KPMG были разработаны методологические подходы, учитывающие обязательные предписания соответствующих нормативных правовых актов Республики Казахстан и внутренних документы заказчика, в том числе налоговый кодекс, закон «Об информатизации», закон «Об утверждении Правил ценообразования на товары, работы, услуги, производимые и реализуемые субъектом государственной монополии, специального права» и др.
Кроме того, на этапе методологических работ были разработаны следующие компоненты, ставшие основой для внедрения автоматизированной Системы РУ и ПС:
- Единая модель данных системы РУ и ПС, которая состоит из справочника услуг и проектов, справочника мест возникновения затрат/прибыли (МВЗ/МВП), классификатора доходов, расходов и задействованных активов;
- Схемы и таблицы распределения доходов, расходов и задействованных активов, определяющие логику и последовательность распределения данных по необходимым аналитическим разрезам в разрезе объектов распределения (видов услуг и МВЗ/МВП);
- Базы распределения для каждого из этапов распределения, при расчете которых определяется размер распределяемых доходов, расходов и задействованных активов в соответствии с этапом распределения;
- Журнал форм управленческой отчетности по распределению доходов, расходов и задействованных активов на конечные объекты распределения.
Уникальной стороной проекта является реализация поставленных задач под ключ в партнерстве с экспертами KPMG и IT-интеграторами компании «Первый Бит». Стоит также отметить, что АО «НИТ» с 2018 года выбирает компанию «Первый Бит как надежных партнеров по поддержке программ 1С.
Напомним, KPMG – это международная сеть фирм-членов, предоставляющих аудиторские, налоговые и консультационные услуги. С 1987 года деловые корпорации, правительства и государственные учреждения, а также некоммерческие организации выбирают KPMG как экспертов по аудиту и консалтингу.
В рамках проекта специалисты KPMG разработали Методику раздельного учета доходов, расходов и задействованных активов и Методику расчета плановой себестоимости по видам услуг, с соответствующими классификаторами и регламентами ведения учета АО «Национальные информационные технологии», эксперты компании Первый Бит при поддержке KPMG согласно Методикам РУ и ПС разработали функционал в модуле Бит.Финанс «1С:Бухгалтерия для Казахстана».
Раздельный учет – это система, которая собирает, обрабатывает и анализирует информацию об активах, доходах и расходах в разрезе видов, направлений детальности и услуг. А также формирует цены согласно соответствующим нормативно-правовым актам. Эксперты KPMG и Первого Бита автоматизировали процесс раздельного учета и расчета фактической себестоимости видов услуг на основании методологических подходов и последовательности по отнесению и распределению доходов, затрат и задействованных активов АО «НИТ».
Распределение расходов
В целях корректного формирования полной фактической себестоимости на услуги и в дальнейшем построения тарифообразования на системе раздельного учета в модуле «БИТ.Финанс» было реализовано распределение расходов до конечных услуг с учетом их причинно-следственной связи в следующей последовательности. Все расходы АО «НИТ» были определены в категорию релевантных и нерелевантных затрат в соответствии с Классификатором доходов и расходов для последующей отчетности перед уполномоченным органом в соответствии с законодательством РК. Также, в соответствии с Классификатором доходов и расходов расходы классифицировались в три основные категории в соответствии с признаком их связности с видами ресурсов, участвующих в предоставлении услуг:
- затраты, связанные с ресурсом «ОС и НМА»;
- затраты, связанные с ресурсом «Персонал»;
- прочие затраты, несвязанные с ресурсами.
При этом, на этапе первичного учета при признании расходов в соответствии со связностью расходов с видами ресурсов определялись необходимые аналитики для последующего распределения:
- Затратам, связанным с ресурсом «ОС и НМА», присваивалось значение соответствующего объекта информационно-коммуникационной инфраструктуры (далее – «объекты ИКТ инфраструктуры») для последующего прямого отнесения или косвенного распределения таких затрат с применением баз распределения, которые были подобраны исходя из характера участия данных материальных и нематериальных ресурсов в бизнес-процессе по оказанию той или иной услуги, а также учитывая доступность данных, необходимых для расчета коэффициентов баз распределения. При этом, аналитика структурного подразделения, являющегося инициатором затрат, сохранялась для формирования последующего отчета по рентабельности подразделений.
- Затратам, связанным с ресурсом «Персонал», присваивалось значение соответствующего структурного подразделения для последующего прямого отнесения или косвенного распределения таких затрат с применением баз распределения, которые были подобраны исходя из участия данных трудовых ресурсов в бизнес-процессе по оказанию той или иной услуги (например, расходы на ФОТ, обучение, страхование персонала и т.д.). При этом, сохранялся региональный признак по организационной услуге для формирования структуры затрат по видам услуг в том числе в разрезе регионального признака. Затраты управленческой функции персонала, в которую были определены блоки директоров и Председателя Правления, распределялись по единой базе распределения – доходность услуг. Для вспомогательных и поддерживающих функций персонала (например, функция закупок, бухгалтерия и департамент информационной безопасности) наиболее часто применялись такие базы распределения, как штатная численность, количество обращений / заявок / заказов, доходность услуг и прямые затраты подразделения. При этом, для наиболее справедливого распределения затрат основной функции персонала, которыми являются подразделения, непосредственно задействованные в оказании услуг внешним клиентам, применялась база распределения, отражающая их фактическую задействованность в оказании той или иной услуги на базе экспертной оценки таких подразделений.
- Прочие затраты, несвязанные с ресурсами, признавались в первичном учете в базовой аналитике структурного подразделения. Распределение прочих затрат, несвязанных с ресурсами, осуществлялось косвенным методом с применением общих баз распределения, как доходность услуг, операционная прибыль по услуге или равномерно по услугам. Таким образом, в расчете фактической себестоимости услуг участвуют все расходы компании, в том числе косвенные, связанные с оказанием внутренних услуг другими подразделениями. Раздельный учет позволил оценить полную себестоимость услуг, в том числе оценить влияние корпоративного подоходного налога на их рентабельность, который ранее учитывался в затратах только головного офиса без доведения до финансового результата в разрезе услуг.
Распределение доходов
Поступившие доходы распределяются на услуги по следующим разделам: ? прямой учет доходов на соответствующих центрах доходов. Например, в г. Алматы сдали в аренду сервера, у заказчика заключен договор с алматинским филиалом и доходы соответственно садятся на данное подразделение. ? распределение централизованных доходов от оказания услуг, в которых задействованы производственные объекты на представительства. Допустим проект курирует головной офис, но в производстве проекта участвуют региональные подразделения, то доходы распределяется согласно долям участия.
Балансовая стоимость задействованных активов
Экспертами Первый Бит был построен в программе Бит.Финанс порядок распределения балансовых стоимостей задействованных активов на услуги, оказываемые в производственных объектах, по следующим разделам: 1) сопоставление задействованных активов с ресурсами, для поддержки работоспособности. Сейчас ведется учет затрат задействованных основных средств на услугах. Сформировано точное понимание какое оборудование задействовано в виде активов, какое значение балансовой стоимости у актива и причастность к проектам. a) также балансовая стоимость объектов ИКТ-инфраструктуры, основного средства и нематериального актива распределяется по вспомогательным процессам: на производственные и управленческие процессы. b) затраты по основным средствам, объектам ИКТ-инфраструктуры и нематериальным активам распределяются на внутренние и внешние услуги внутри каждого подразделения Специалисты Первого Бита настроили отчетные формы в рамках функционала Бит.Финанс по 13-этапам распределения затрат и 4-этапам распределения доходов. С учетом релевантности затрат в разрезе персонала, основных средств, основной, управленческой, вспомогательной и поддерживающей функции и др. Для настройки правил расчетов в модуле Бит.Финанс «1С:Бухгалтерия для Казахстана» за основу взяты детальные правила, соответствующие положениям методики, по каждой статье распределяемых величин, с конкретных объектов-отправителей на наборы конкретных объектов-получателей, применяемые при этом локальные драйверы. Уровень детализации в отчетах Бит.Финанс в разрезе структурных задействованных объектов, настроили с учетом практики внедрения раздельного учета в крупных компаниях. Эксперты Проектного отдела Первого Бита совместно с KPMG разработали новую подсистему Раздельного учета на базе бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Теперь финансисты и управленческий состав компании ведут управленческий учет, анализируют основные показатели в разрезе периодов, мониторят рост или падение затрат в полной детализации.
Ведется аналитика по P&L в Бит.Финанс, вводятся плановые показатели, с «1С:Бухгалтерия для Казахстана» формируются данные по фактическим поступлениям и идет автоматическое сравнение двух сценариев по раздельному учету.
Доступен drill down, детализация до статьи затрат и первоисточников, разворачивается причастность затрат к подразделению, доход к услуге и подразделению. Идет оперативное понимание минусовых подразделений и дальнейшее управление средствами между региональными представительствами.