Клиент: ТОО «Ardin Com»

Наша компания сдает в аренду 70 объектов недвижимости по всему Казахстану. Вести учет по ним было тяжело. Однако в результате внедрения программного решения БИТ.Учет аренды многие процессы были автоматизированы. Это позволило сократить трудозатраты сотрудников компании в среднем на 50%. Работа, которую бухгалтерия ранее выполняла 2 дня, теперь выполняется за 2 часа. Мы в любой момент можем сформировать отчет в разрезе по регионам и типам недвижимости, выполнить анализ. Отчеты могут быть консолидированы как в целом по компании, так и по отдельным регионам.

Мы планируем продолжать автоматизацию других контуров нашей компании. Уверены, что «Первый БИТ» поможет нам достичь наших целей!

Куаныш Орынбасаров,
финансовый директор ТОО «Ardin Com»

Информация о заказчике

ТОО «Ardin Com» с 1996 года занимается предоставлением недвижимости в аренду. Компания располагает 50 000 м2 коммерческих площадей в 16 городах Казахстана.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта автоматизации было повышение эффективности всех бизнес-процессов компании. Для этого было необходимо:

• Минимизировать трудозатраты и сократить объем ручного труда;
• Наладить контроль оплат арендаторов;
• Ускорить процессы выставления счетов, формирования и отправки документов клиентам;
• Автоматически рассчитывать арендную плату и компенсирующие платежи;
• Упростить получение отчетности как по отдельным контрагентам и объектам собственности, так и в разрезе региона.

Описание проекта

Компания «Ardin Com» нуждалась в современной и эффективной системе учета, которая позволила бы поднять эффективность работы предприятия, сократить затраты труда и времени и повысить качество предоставляемого сервиса.

Учет договоров в компании выполнялся в неспециализированном программном обеспечении, плохо приспособленном для специфических нужд предприятия. Отдельные процессы проводились вручную. Расчет арендной платы не был автоматизирован, что приводило к задержкам расчетов и возникновению ошибок. Формирование документов на оплату для арендаторов занимало до двух дней ежемесячно. Контроль оплат также был затруднен. Сложности вызывало получение полной истории работы с каждым контрагентом и создание оперативной отчетности в различных разрезах, необходимой для принятия управленческих решений.

С целью повышения эффективности бизнес-процессов и работы предприятия в целом руководство обратилось к специалистам «Первого БИТа». На выбор компании-интегратора оказали влияние профессионализм и богатый опыт сотрудников в решении такого рода задач, а также наличие подходящего программного продукта – БИТ.Учет аренды 8 для Казахстана.

Новая система позволила быстро и точно рассчитывать арендную плату и дополнительные услуги для всех клиентов. Необходимая информация мгновенно передается в подсистему бухгалтерского учета, используемую в компании.

Автоматические групповые обработки помогли в 8 раз сократить время, необходимое для формирования счетов для арендаторов.

Доработка печатных форм дала возможность исключить многие рутинные операции, в частности – ручную простановку печати и подписи руководителя. Автоматическая рассылка документов существенно ускорила процесс отправки счетов на оплату арендаторам, исключив необходимость получения печатной копии, ее визирования и сканирования.

Менеджеры по аренде получили удобные отчеты, с помощью которых без труда можно проследить всю историю взаимодействия с каждым контрагентом, а также арендуемые помещения, договоры и взаиморасчеты. Коммунальные платежи рассчитываются по каждому объекту и региону, что позволяет вести оперативный учет и анализировать расходы.

Отчеты по расторгнутым и пролонгированным договорам помогают сотрудникам юридического отдела своевременно реагировать на изменения статуса арендаторов. Кроме того, с помощью программы можно быстро отследить текущий статус договоров.

Программный продукт позволяет также оперативно получать данные по регионам с возможностью консолидации данных по всем объектам. Специалисты «Первого БИТа» провели для сотрудников компании обучение работе в новом программном продукте.

Результаты проекта

• Трудозатраты компании сокращены на 50%;
• Значительно упрощен контроль за состоянием договоров, а также оплатой арендаторов;
• Время формирования и отправки документов контрагентам сокращено в 8 раз – с 2 дней до 2 часов;
• Повышена точность расчетов арендной платы и компенсирующих платежей;
• Оперативная отчетность позволяет получить все необходимые сведения об арендаторах, сдаваемых помещениях, оплате и договорах, что дает руководству возможность своевременно принимать управленческие решения.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Алматы
проспект Абая, 68/70, офис 441
+7 (727) 266-70-80

Заказчик проекта: 
ТОО «Ardin Com»

Отрасль:
Недвижимость

Специфика:
Предоставление в аренду коммерческой недвижимости

Масштаб деятельности:
Компания «Ardin Com» предоставляет в аренду коммерческую недвижимость в 16 городах Казахстана. На данный момент предприятие располагает 50 000 м2 площадей.

Штат:
Более 50 чел.

Центральный офис:
Алматы

Бизнес-задачи:
Недвижимость

Программные продукты:
БИТ.Учет аренды 8 для Казахстана

Автоматизировано рабочих мест:
7

Автоматизированные структурные единицы:
Бухгалтерия, Отдел аренды, Юридический отдел

Продолжительность проекта:
1,5 месяца