Управленческая отчетность в 1С

Каждое предприятие можно представить, как совокупность множества процессов, направленных на достижение различных целей. Для успешной работы большого механизма необходимо грамотно управлять ими, организовывая и поддерживая их слаженность. От того, насколько правильно будет выстроена управленческая система зависит насколько эффективно будут работать взаимосвязанные между собой структуры предприятия: закупки, производство, продажи, персонал и т.п.

Именно планирование, анализ и контроль бизнес-процессов повышает эффективность работы организации. Все данные отражаются в отчетах, цель которых визуально показать текущую ситуацию на предприятии. Всего отчетностей различают две: бухгалтерскую и управленческую. Именно последнему виду мы и посвятим эту статью.

Управленческая отчетность (определение, отличие от бухгалтерской отчетности)

Управленческая отчетность (или внутренняя отчетность) представляет собой набор отчетов компании. Главная их задача: передача руководству или собственникам актуальных сведений о текущем положении дел компании. Простыми словами управленческая отчётность показывает итоги деятельности работы компании как в целом, так и в разрезе подразделений, дочерних организаций и дополнительных направлений деятельности. Формирование этой отчетности является добровольным и не регламентируется государством

Определяется ряд критериев, которым должна соответствовать управленческая отчетность и содержащиеся в ней сведения:

• Оперативность. Руководству компании для принятия того или иного управленческого решения важно получать необходимую информацию оперативно, оно не всегда может ждать выверенной точной информации, из-за чего погрешность в предоставляемых данных зачастую считается допустимой;
• Достоверность. Обязательное условие для формируемой отчетности, несоблюдение которого ставит под вопрос обоснованность принимаемого управленческого решения;
• Простота восприятия. Для правильной и однозначной трактовки данные должны быть представлены в доступной и понятной форме.

Управленческие отчеты позволяют руководству оценивать реальную ситуацию на предприятии, диагностировать текущее положение дел. Благодаря этому можно оперативно организовывать, регулировать и контролировать деятельность, осуществлять планирование и прогнозирование деятельности и всей компании, и ее структурных единиц.

Отличие между управленческой и бухгалтерской (или финансовой) отчетностью – аудитория, для которой они адресованы. Данные, содержащиеся в управленческих отчетах, предназначены для внутренних пользователей. Финансовая отчетность составляется для внешних – в первую очередь, контролирующих и проверяющих органов.

Помимо этого, существует еще целый ряд характеристик, являющихся критериями для разграничения управленческого и финансового учета. В таблице ниже более детально можно рассмотреть различия между регламентированным и управленческим учетом.

Состав управленческой отчетности

На состав управленческой отчетности влияют в первую очередь потребности владельцев бизнеса и его руководителей. Именно они влияют на ее наполняемость и формирование. Состав комплекта управленческой отчетности варьируется, если потребности руководства меняются.

3 основных вида такой отчетности:

• Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках);
• Отчет о движении денежных средств (ОДДС);
• Управленческий баланс.

Помимо основных отчетов, представленных выше, на предприятии может формироваться и дополнительная востребованная отчетность:

• отчет об исполнении производственного плана;
• отчет по запасам сырья и комплектующих;
• отчет по запасам готовой продукции;
• отчет по закупкам;
• отчет о дебиторской задолженности;
• отчет о кредиторской задолженности;
• отчет о себестоимости выпускаемой продукции;
• отчет по незавершенному производству;
• отчет по продажам;
• отчет по кредитам и займам;
• отчет о капитальных вложениях;
• отчет о приобретении, движении и выбытии основных средств;
• отчет о приобретении, движении и выбытии нематериальных активов;
• отчет о финансовых вложениях;
• отчет об инвестиционной деятельности;
• отчет по расходам будущих периодов;
• отчет по затратам на оплату труда и прочим расчетам с персоналом.

Формы управленческой отчетности

Повторим, управленческая отчетность не регламентируется, поэтому формы этой отчетности отличаются от бухгалтерской и налоговой. Формат каждого отчета разрабатывается и согласовывается внутри компании. Организация может индивидуально использовать дополнительные формы, которые отвечают только ее потребностям и содержат исключительно те данные, которые требуются компании.

Далее на примерах разберем самые популярные формы управленческой отчетности.

Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ)

 «Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ)» показывает деятельности фирмы в течение заданного периода. С его помощью вы можете оценить насколько рентабельной является компания. Сопоставляя доходы с расходами, отчет иллюстрирует, как получилась прибыль или из-за чего возник убыток, выявляя участки бизнеса, рентабельность которых минимальна, равна нулю или принимает даже отрицательные значения.

Для удобной работы с управленческой отчетности хорошо подойдет автоматизация процессов на базе 1С. Например, для крупных предприятий можно использовать «1С:ERP», «1С:Управление холдингом» или БИТ.ФИНАНС.

«Отчет о прибылях и убытках» делится на две части: доходную и расходную. Особое внимание уделяется описанию расходной части, и она описывается детальнее. Расходы детализируются в соответствии с перечнем статей затрат. Результаты характеризуются следующими показателями:

• валовая прибыль – значение, которое получается как разность выручки от продаж и их себестоимости;
• прибыль/убыток от продаж – значение, которое можно получить, вычтя сумму себестоимости продаж, управленческих и коммерческих расходов из суммы выручки от продаж;
• прибыль/убыток до налогообложения – значение, которое вычисляется как разность между прибылью (убытком) от продаж и суммой процентов к уплате и прочих расходов. Другими словами, это сальдо между всеми доходами и расходами организации до уплаты налога на прибыль;
• чистая прибыль/убыток – значение, которое получается в результате вычитания из суммы прибыли или убытка до налогообложения налога на прибыль и изменения отложенных налоговых активов (ОНА) и отложенных налоговых обязательств (ОНО). Другими словами, это прибыль или убыток, которая осталась после вычета налога и других обязательных платежей.

Отчет ОДДС

Отчет ОДДС отображает потоки денежных средств в фирме. Он показывает, сколько фирма получила денег, сколько и на что они были израсходованы, сколько в конце осталось. На базе ОДДС дают заключения, насколько фирма может поддержать свою текущую деятельность, а также оплачивать кредиты и развиваться.

ОДДС – самый простой, доступный и распространенный среди управленческих отчетов, находит активное применение в практически любой организации. В отчете о движении денежных средств все денежные потоки организации подразделяются по видам деятельности:

• Раздел «Операционная деятельность» отражает информацию о денежном потоке по основной деятельности компании: о поступлении денежных средств от реализации товаров, работ, услуг, о списании денежных средств для оплаты поставщикам, об уплате налогов, выплатах сотрудникам и платежах иным контрагентам для осуществления деятельности.
• В разделе «Инвестиционная деятельность» содержится информация о денежных потоках, связанных с операциями с основными средствами, недвижимостью, лицензиями и оборудованием.
• В разделе «Финансовая деятельность» содержатся данные по финансовым потокам, связанным с деятельностью, влияющей на размер и состав субсидий, кредитов и займов.

Управленческий баланс

Управленческий баланс содержит в себе данные двух управленческих отчетов: отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Этот вид отчета позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, а также распределять ее прибыль. Управленческий баланс предоставляет пользователю данные об активах и пассивах компании, которые создают убытки.

Управленческий баланс формируется реже, чем другие управленческие отчеты, но является эффективным инструментом для осуществления контроля над тем, насколько корректно ведется учет в компании и формируются ОПУ и ОДДС.

Порядок организации управленческой отчетности

Работа с управленческой отчетностью осуществляется поэтапно. Важно контролировать каждый из этапов, по ходу выполнения работ. Соблюдая рекомендации управленческая отчетность будет формироваться корректно. Это позволит руководству предприятия принимать взвешенные управленческие решения и эффективно решать возникающие перед ним задачи.

Этапы управленческой отчетности:

1. Сформируйте цели. Поставьте задачи, которые требуется решить путем формирования и анализа данных бухгалтерской управленческой отчетности;
2. Выделите ответственных, которые будут получателями формируемой отчетности;
3. Определите субъекты, на которых будет возложена ответственность за своевременную подготовку данных. На их основе будет формироваться внутренняя управленческая отчетность;
4. Выявите объекты, информация о которых должна присутствовать в управленческой отчетности предприятия;
5. Разработайте и утвердите регламенты по подготовке планов и бюджетов, а также по формированию отчетов с детализацией по выявленным объектам;
6. Выберите средства, с помощью которых будут осуществляться сбор и обработка информации об объектах, которые подлежат учету;
7. Разработайте модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
8. Осуществляйте контроль качества формируемой управленческой отчетности, проверяйте используемую информацию, ищите и выявляйте недостатки и отклонений в деятельности предприятия и предоставлении информации, устранение выявленных неточностей и ошибок.

Иными словами, управленческая отчетность — это планирование, сбор, обработка, систематизация, анализ и контроль информации.

Управленческая отчетность в 1С:Бухгалтерия 8.3

Программный продукт «1С:Бухгалтерия» применяется для решения задач бухгалтерского и налогового учета. Однако, есть несколько способов получить управленческую отчетность, полезную для собственников, и из нее:

1. Стандартная бухгалтерская отчетность – баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет по движению денежных средств;
2. Встроенная дополнительная отчетность для руководителя – комплекты отчетов по различным областям бизнеса.

• Общий анализ деятельности (мониторинг показателей, финансовый и налоговый анализ и прочее);
• Продажи;
• Денежные средства;
• Расчеты с покупателями;
• Расчеты с поставщиками;
• Основные средства и склад;
• Планирование, в т.ч. платежный календарь.

Кроме типового функционала формирование управленческих отчетов в «1С:Бухгалтерии» реализуется следующими способами:

• В конфигурацию добавляются дополнительные специализированные или универсальные отчеты, позволяющие сформировать управленческие данные по заданному формату;
• Используются сервисы формирования управленческой отчетности, имеющих возможность загрузки данных из 1С Бухгалтерия в своем функционале;
• Используются специализированные средства визуализации данных, такие как PowerBI;
• В 1С добавляются специализированные расширения для ведения управленческого учета.

Далее мы рассмотрим формирование управленческой отчетности с помощью инструментов, содержащихся в базе 1С:

• Бухгалтерская отчетность;
• Дополнительные отчеты для руководителя в 1С Бухгалтерия;
• Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С.

Бухгалтерская отчетность

Уметь ориентировать в бухгалтерской отчетности важно для каждого руководителя и собственника. В нее включены основные показатели деятельности компании:

• Выручка компании;
• Прибыль компании (маржинальная, прибыль до налогообложения, чистая прибыль);
• Размер дебиторской и кредиторской задолженности;
• Размер оборотных и основных средств;
• Остатки денежных средств.

Главный минус такой отчетности – регламентированные сроки. Составлять ее следует раз в месяц/квартал не раньше 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Отчеты для руководителя

Отчеты для руководителя поделены на группы в соответствии с их тематикой. Рассмотрим подробнее каждый их них по отдельности.

Обязательная финансовая отчетность

Финансовый анализ позволяет в одном окне видеть всю аналитику по бухгалтерской отчетности за выбранный период по каждой компании:

• Показатели по продажам, прибыли, чистым активам;
• Анализ показателей ликвидности и рентабельности;
• Комплект бухгалтерской отчетности;
• Динамика показателей отчетности за несколько предшествующих периодов;
• Оценка рисков банкротства и кредитоспособности.

Дополнительная аналитическая отчетность

Отчет «Монитор налогов и отчетности» показывает данные по уплате всех налогов и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности на текущую дату в виде индикаторов. Монитор особенно будет полезен для компаний, применяющих УСН или ЕНВД. Для идентификации проблемных участков предусмотрены статусы:

• Зеленый
• Желтый
• Красный
• Серый

Анализ статуса оплаты налогов производится по общим правилам ведения бухгалтерского учета и на основе проводок по счетам бухгалтерского учета.

С помощью других дополнительных отчетов можно выполнить детальный анализ каждого финансового показателя деятельности компании как по каждой организации, так и по всем компаниям в сумме, если они ведутся в одной базе.

Например, анализ валовой прибыли позволяет получить информацию по валовой прибыли компании (выручка за вычетом себестоимости товаров) в следующих разрезах:

• Номенклатурные группы
• Номенклатура
• Контрагенты
• Договоры с контрагентами

Платежный календарь

Рассмотрим подробнее не менее важный инструмент управления финансами – платежный календарь. Встроенный в «1С:Бухгалтерию» платежный календарь формирует ежедневый план поступлений и расходов денежных средств по следующим разделам:

• Оплата от покупателей;
• Прочие поступления;
• Налоги и взносы;
• Платежи поставщикам;
• Зарплата;
• Периодические платежи.

Для полноценной работы платежного календаря необходимо включить функциональность планирования платежей в настройках программы и установить сроки оплаты по умолчанию.

В качестве основания для добавления платежа в календарь могут использоваться различные документы конфигурации. Например, такие как «Счет покупателю», «Реализация (акты, закладные)», «Счет от поставщика» или «Поступление (акты, накладные)» и прочие.

Расчет сумм налогов и взносов производится в соответствии с заполненными декларациями, введенными начислениями в бухгалтерских проводках. Прочерк в графе суммы означает, что подошел срок уплаты текущего налога, но в базе нет декларации или начисления налога.

Платежный календарь в 1С Бухгалтерия является простым и наглядным управленческим отчетом, с помощью которого можно управлять денежными потоками, предупреждать наступление кассового разрыва и контролировать оплату налогов и других обязательных платежей.

Внешние специализированные и универсальные отчеты для 1С

Внешние отчеты позволяют реализовать необходимый внешний вид и структуру представления данных. Каждая компания может разработать собственные уникальные управленческие отчеты, которые будут использовать уже существующую информацию в «1С:Бухгалтерии». Внешние отчеты могут быть разработаны практически любым специалистом 1С. Их использование позволит, не внося изменений в прикладное решение, получить в кратчайшие сроки необходимые отчеты в том виде, как это необходимо руководителю компании или собственнику.

Универсальные отчеты работают по другому принципу – на существующем движке формирования формы отчета пользователь «1С:Бухгалтерии», например, финансовый директор и бухгалтер, может с помощью специальной настройки интерактивно создать необходимый вид отчета, не прибегая к помощи разработчиков. В основном, эти отчеты формируются на основе бухгалтерских проводок между заданными счетами бухгалтерского учета.

Для каждой строки отчета назначает определенное правило, например:

• Итог - сумма по подстрокам
• Остаток по счетам - позволяет выводить сальдо по определенному счету в разрезе субконто. Позволяет формировать отдельно по дебетовому/кредитовому сальдо
• Обороты по счетам - позволяет выводить данные по конкретным проводкам между счетами
• Сумма других строк - позволяет производить простые вычисления между строчками
• Дополнительно в настройках строки можно указывать необходимость вывода расшифровки по субконтно выбранный счетов.

Таким образом, пользователь 1С может создать несколько различных настроек универсального отчета сохранить их и использовать построенную модель управленческого учета во всех базах «1С:Бухгалтерия».

Управленческая аналитика в 1С

Рассмотренные выше способы формирования управленческой отчетности в 1С Бухгалтерии подразумевают вывод в отчет уже существующей в базе информации. Что же делать если аналитики, используемой в бухгалтерском учете недостаточно? Или трактовка операций в управленческом учете отличается от бухгалтерской?

Решение этих вопросов может вызвать определенные трудности, связанные как техническими особенностями типового решения 1С, так и с организационными, например, разделения доступа. Реализовать сбор дополнительной управленческой аналитики в «1С:Бухгалтерии» можно с помощью следующих способов:

• Проработка справочников статей затрат и статей движения денежных средств
• Добавление субконто на существующие счета учета (на каждом счете можно использовать до 3 субконто)
• Добавление новых счетов или субсчетов к уже существующим счетам.

Такое решение позволит существенно упростить получение управленческих данных и избежать изменения конфигурации. Но при этом заполнение дополнительных аналитик может вызвать увеличение трудозатрат бухгалтерской службы компании.

Кроме добавления самих элементов управленческого учета в «1С:Бухгалтерия» необходимо описать методику их использования и заполнения, регламентировать сроки подготовки управленческих отчетов и определить ответственных за корректность предоставленных данных.

В заключении можно отметить, что подготовка управленческой отчетности в «1С:Бухгалтерия» без использования дополнительных инструментов подойдет небольшим и средним компаниям с минимальными расхождениями между методиками управленческого и бухгалтерского учета.

Реализацию более сложных моделей управленческого учета, например, при наличии операций, которые учитываются по-разному в разных системах учета или не учитываются в бухгалтерии вовсе, лучше реализовать с помощью систем, приспособленных для этого.

Выводы

Отвечая на вопрос, насколько оправданным является ведение в организации управленческого учета, следует сопоставить полученный от его внедрения экономический эффект с затратами, которые она понесет в ходе его постановки. Если первый показатель перевешивает второй, то принятое решение является целесообразным.

Управленческая отчетность — внутренняя отчетность предприятия, предоставляющая данные о результатах деятельности подразделений организации по различным направлениям, проектам или регионам. Потребители данных управленческой отчетности – менеджмент организации, владельцы бизнеса и топ-менеджеры, используют ее для управления предприятием, планирования, анализа, прогнозирования и общего контроля его деятельности.

Процедуры, нормы и стандарты, в соответствии с которыми ведется управленческий учет и осуществляется формирование управленческой отчетности, никак не регламентированы в действующем законодательстве. Формы отчетов, структура данных, набор показателей, периодичность и сроки формирования отчетности напрямую определяются особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации. Другой ключевой фактор – цели, для достижения которых ведется управленческий учет, и которые диктуются потребителями данных этой отчетности.

Управленческую отчетность следует рассматривать не как итог управленческого анализа, а, скорее, как материал для его проведения, на основе результатов которого в дальнейшем можно будет сформировать оценку результатов деятельности компании, оценить степень достижения поставленных целей и степень, в которой рациональными и обоснованными были принятые менеджментом управленческие решения.

Хотите посмотреть, как работает БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет вживую? Оформите заявку на тест-драйв и испытайте программу в действии!