Сверка и элиминация внутригрупповых оборотов в 1С

Одним из ключевых элементов управленческого учета являются внутригрупповые обороты (ВГО). Эти операции происходят между различными подразделениями одной и той же компании или группы компаний, например, между дочерними и материнскими предприятиями. Использование специализированных программ, таких как БИТ.ФИНАНС или 1С в управленческом учете дает компаниям возможность сократить время на выполнение рутинных операций, повысить точность расчетов и ускорить процесс составления отчетности. В статье рассмотрим, как автоматизация помогает справляться с задачами учета внутригрупповых оборотов.

Внутригрупповые обороты в управленческом учете

Внутригрупповые обороты (ВГО) — это финансовые операции, которые происходят внутри группы компаний, например, между головной компанией и ее дочерними предприятиями или между различными филиалами. Эти операции включают в себя как движение товаров и услуг, так и денежные переводы между подразделениями компании. Важно отметить, что такие обороты не влияют на внешний финансовый результат, так как они происходят в пределах одной корпоративной структуры. Однако они имеют большое значение для корректной внутренней отчетности, налогового учета и процесса консолидации.

Примеры внутригрупповых операций могут включать:

• Передачу товаров или услуг от одного подразделения к другому;
• Перевод средств на расчетные счета внутри группы;
• Взаимные кредиты и займы между дочерними и материнскими компаниями.

Внутригрупповые операции играют критически важную роль в управленческом учете, так как они напрямую влияют на формирование консолидированной отчетности и анализ финансовых показателей группы компаний. Среди основных возможностей внутригрупповых оборотов в УУ выделяют:

1. Корректировка прибыли и убытков. Важно исключить все внутренние операции при составлении консолидированной отчетности, так как они не оказывают влияния на финансовые результаты группы в целом. Без правильной элиминации ВГО результаты могут быть завышены или занижены.
2. Элиминация задолженности внутри группы. При формировании консолидированной отчетности вся задолженность между компаниями группы элиминируется вне зависимости от договора и периода их возникновения. Важно удостовериться, что дебиторская задолженность одной организации равна кредиторской задолженности другой. При этом следует проанализировать наличие незавершенных транзакций на момент окончания отчетного периода.
3. Прозрачность и контроль. Внутригрупповые операции часто становятся объектом внутреннего аудита. Точное и своевременное их отражение в учетных системах помогает избежать ошибок и упрощает процесс проверки.

Элиминация ВГО

Элиминация внутригрупповых оборотов — это процесс исключения всех операций, которые происходят между компаниями внутри группы, из сводной (консолидированной) отчетности. Это необходимо для того, чтобы не учитывать операции, которые не оказывают влияния на внешние результаты группы. Например, если товар был продан из одной компании в другую внутри группы, его наценка не должна учитываться в консолидированной отчетности.

Элиминация ВГО играет важную роль в:

• Корректной консолидированной отчетности, которая отражает финансовое состояние группы как единого целого.
• Избежании двойного учета доходов и расходов, которые возникли в результате сделок между внутрикорпоративными подразделениями.
• Соблюдении налоговых обязательств — элиминация позволяет избежать ошибок, которые могут привести к избыточным налоговым выплатам.

Сверка ВГО

Сверка внутригрупповых оборотов — это процесс проверки точности учета всех операций, происходящих между различными подразделениями или дочерними компаниями в рамках одной группы. Суть сверки — удостовериться в том, что данные об этих операциях не содержат ошибок. В процессе сверки важно, чтобы все сделки между организациями были правильно зарегистрированы и согласованы между собой.

Одним из самых удобных и эффективных инструментов для учета и управления внутригрупповыми оборотами является специализированная система для автоматизации финансового учета, такая как БИТ.ФИНАНС, 1С:Управление холдингом и 1С:ERP Управление холдингом. Рассмотрим их возможности подробнее.

Автоматизация учета ВГО в БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС — это модульная система на базе 1С для автоматизации финансовых процессов, включая возможность учета и контроля внутригрупповых операций (ВГО), а также подготовки консолидированной отчетности по группе компаниц.

Рассмотрим возможности системы БИТ.ФИНАНС для автоматизации учета ВГО:

Элиминация внутригрупповых операций

Важнейшая задача в ходе процедуры консолидации – исключение влияния внутригрупповых операций на показатели отчетности (элиминация). БИТ.ФИНАНС поддерживает автоматическую элиминацию внутригрупповых операций при подготовке консолидированных отчетов. Это позволяет исключить операции, не влияющие на итоговые показатели группы, например, продажи товаров между дочерними компаниями, из общей отчетности.

 Документ «Элиминация» в БИТ.ФИНАНС

Автоматическая регистрация и учет внутригрупповых операций

БИТ.ФИНАНС позволяет автоматически фиксировать все внутригрупповые операции, такие как продажи, переводы товаров, расчетные операции, а также прочие финансовые транзакции между компаниями в группе. Система поддерживает интеграцию с бухгалтерским учетом, что позволяет сразу учитывать данные о внутренних расчетах.

Для каждой пары организаций в составе группы отражаются:

• Акты сверки ВГО, сформированные по отношению друг к другу (только проведенные)
• Протоколы расхождений, подготовленные для обоюдного использования (только проведенные)
• Общая величина расхождений во взаиморасчетах
• Подтверждение проведенной сверки каждой из организаций

Пользователь может создавать новые акты сверки ВГО и протоколы расхождений, а также подтверждать завершение сверки с контрагентом. Система позволяет пользователю работать с различными версиями данных и выбирать наиболее актуальную версию актов сверки ВГО и протоколов расхождений.

Портал сверки ВГО в БИТ.ФИНАНС

Контроль и сверка ВГО

Система предоставляет функционал для сверки внутригрупповых операций, что помогает своевременно выявить расхождения и устранить их на стадии учета. БИТ.ФИНАНС отслеживает все операции между подразделениями и помогает проверить соответствие данных, предотвращая возможные ошибки в расчетах.

Программа предусматривает шаблон сверки, который можно настраивать для удобного управления процессом.

Акт сверки ВГО в БИТ.ФИНАНС

Гибкость и настройка отчетности

Система предлагает гибкие инструменты для формирования отчетности по внутригрупповым операциям. БИТ.ФИНАНС позволяет настраивать отчеты таким образом, чтобы они соответствовали требованиям компании и обеспечивали детальный анализ внутренних расчетов.

Отчет «Статус сверки ВГО» используется для проведения сверки между парой компаний, входящих в группу. Отчет дает пользователю сводную информацию о всех расхождениях по группе и комментариях, оставленных пользователями в отношении данных расхождений.

Отчет «Статус сверки ВГО» в БИТ.ФИНАНС

Мониторинг и контроль взаиморасчетов между подразделениями

Система позволяет настроить механизмы для контроля и мониторинга взаиморасчетов между различными подразделениями и дочерними компаниями, что помогает поддерживать прозрачность и актуальность данных о внутригрупповых расчетах.

Документ «Протокол расхождений» позволяет отразить в  системе расхождения в учете компаний Группы, которые объективны по своей природе, но должны быть устранены при составлении консолидированной отчетности. Например, «Деньги в пути»: покупатель заплатил поставщику, однако деньги ему еще не поступили.

Документ «Протокол расхождений» в БИТ.ФИНАНС

Интеграция с другими системами

БИТ.ФИНАНС поддерживает интеграцию с другими учетными системами, что позволяет автоматизировать и синхронизировать данные по внутригрупповым операциям с бухгалтерским учетом и внешними системами для упрощения консолидации.

БИТ.ФИНАНС прошел официальное тестирование фирмы 1С и получил сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Сертификат подтверждает, что система стабильно и корректно работает с другими программными решениями на базе 1С:Предприятие:

• 1С:Бухгалтерия 8
• 1С:Бухгалтерия КОРП 8
• 1С:Комплексная автоматизация 2
• 1С:ERP Управление предприятием 2
• 1С:Управление производственным предприятием 8
• Конфигурации для Казахстана, Беларуси и Узбекистана

Примеры работы с ВГО в БИТ.ФИНАНС

Пример 1: Регистрация внутригрупповой продажи между ДЗО

Предположим, компания «А» продает товар компании «Б», которая является ее дочерним подразделением. В БИТ.ФИНАНС процесс регистрации этой операции будет автоматизирован.

1. Создание документов о покупке и продаже:
   В системе создаются документы о продаже в компании «А» и покупке товара в компании «Б».
2. Автоматическое отображение операции:
   После создания документа операция отражается в бухгалтерском и управленческом учете. В дальнейшем при консолидации она будет определена как внутренняя на основе данных о контрагентах.
3. Элиминация при консолидации:
   При формировании консолидированной отчетности система БИТ.ФИНАНС автоматически исключит эту операцию из сводных данных, так как она является внутригрупповой и не должна учитываться как доход для всей группы. Будут исключены дебиторская и кредиторская задолженности, доходы и расходы, а также нереализованная прибыль (НРП).

Пример 2: Сверка и корректировка ВГО

Компания «А» обнаруживает, что операция по продаже товара дочерней компании «Б» была учтена с ошибкой в сумме. Для устранения расхождения:

1. Инициация процесса сверки:
   В системе БИТ.ФИНАНС запускается процесс сверки ВГО, в ходе которого система автоматически сравнивает данные по операциям, зарегистрированным внутри группы. Она выявляет несоответствия сумм или неправильную классификацию операций.
2. Корректировка данных:
   Система позволяет пользователю легко внести корректировки. Например, если в операции по продаже товара была указана неверная сумма, бухгалтер может внести исправление, и система автоматически отобразит эти изменения в отчетности.
3. Формирование отчетности:
   После внесения всех необходимых корректировок можно сформировать отчет по результатам сверки, который покажет, какие операции были изменены и какие расхождения были устранены.

Пример 3: Формирование отчетности по ВГО 

После завершения сверки и корректировки всех внутригрупповых операций компания готовит отчет по ВГО для внутреннего аудита или консолидации. В БИТ.ФИНАНС это можно сделать следующим образом:

1. Выбор периода и периметра консолидации:
   В отчете выбирается период, например, квартал или год, и периметр консолидации, данные которого должны быть включены в отчет.
2. Формирование отчета:
   Система автоматически генерирует отчет, который может включать: обзор всех внутригрупповых операций за выбранный период, сравнение данных между организациями, расходы и доходы по внутренним операциям, расхождения и корректировки.
3. Экспорт данных:
   Отчет можно экспортировать в различные форматы, такие как Excel или PDF, для дальнейшего анализа или представления в рамках внутренней отчетности компании.

Принципы сверки и элиминации ВГО в 1С:УХ и 1С:ERP УХ

Процесс сверки внутригрупповых оборотов доступен в двух конфигурациях 1С – «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление холдингом»:

Системы позволяют автоматически:

• Сравнивать данные о внутригрупповых операциях, зафиксированные в разных подразделениях;
• Создавать отчеты по данным из разных источников, выявляя расхождения и дублирование;
• Проводить контроль за движением товаров, услуг и денежных средств внутри группы;
• Визуализировать результаты сверки и фиксировать несоответствия.

Чтобы эффективно вести учет ВГО в 1С, необходимо выполнить несколько простых шагов:

Запуск портала сверки ВГО

Портал сверки ВГО — это инструмент для автоматизации и управления внутригрупповыми оборотами. Он значительно упрощает процесс сверки операций между различными подразделениями или дочерними компаниями внутри группы, помогает эффективно контролировать все взаиморасчеты и оперативно устранять ошибки. Важно, что портал позволяет не только автоматизировать сверку данных, но и облегчить анализ и отчетность по внутригрупповым операциям.

Для начала работы с порталом необходимо зайти в раздел «Управление холдингом» в 1С. В меню вы найдете подраздел «Сверка ВГО», где будет доступен портал для работы.

Портал сверки ВГО в 1С:УХ

Создание документа «Сверка ВГО»

После входа в портал создается новый документ сверки. В нем необходимо указать все подразделения или компании, которые будут участвовать в сверке. Важно настроить правильные параметры, такие как период сверки и виды операций, которые должны быть проверены (например, товарные, денежные операции).

Выбор данных для сверки

В следующем шаге портал автоматически подгрузит все данные о внутригрупповых оборотах за указанный период. Все операции между подразделениями будут отображаться в виде таблицы с возможностью фильтрации и сортировки по различным критериям (суммы, типы операций, контрагенты и т.д.).

Автоматическая сверка данных

Портал сверки ВГО автоматически сравнивает данные по операциям между различными подразделениями и выявляет расхождения. Например, если одно подразделение указало одну сумму, а другое — другую, система отобразит это расхождение, что позволит быстро выявить ошибку.

Сравнение данных по операциям на портале сверки ВГО в 1С:УХ

Корректировка данных и согласование

В случае выявления расхождений, пользователь может вручную внести корректировки, или же предложить решения для согласования. Например, можно провести доп. проверку для исправления неправильных данных, либо провести дополнительные операции для исправления ошибочного учета.

Корректировка данных на портале сверки ВГО в 1С:УХ

Формирование отчетности

После того как все расхождения будут устранены, можно сформировать отчет по результатам сверки ВГО.

Основная цель отчетности по ВГО — это представление информации о взаиморасчетах между подразделениями и дочерними компаниями, выявление расхождений и их корректировка, а также подготовка точных данных для консолидации финансовой отчетности. Отчеты на портале сверки ВГО обеспечивают полный контроль над внутригрупповыми операциями и помогают избежать ошибок в учете и отчетности.

Основные виды отчетности, формируемые с помощью портала сверки ВГО:

1. Отчет о сверке ВГО — предоставляет полную информацию о всех внутригрупповых операциях, их сверке и выявленных расхождениях. Это основной отчет для анализа и контроля за расчетами внутри группы.
2. Отчет по результатам элиминации ВГО — отражает все операции, которые были исключены из консолидации в процессе элиминации, с целью исключить внутренние обороты из консолидированной отчетности.
3. Отчет по межфилиальным расчетам — показывает все финансовые взаиморасчеты между подразделениями группы, помогает проверить правильность расчетов и их соответствие данным других отчетов.
4. Отчет по корректировкам ВГО — позволяет увидеть все внесенные изменения в данные о внутригрупповых оборотах, включая корректировки и исправления ошибок, обнаруженных в процессе сверки.

Портал генерирует отчет, который можно использовать для внутренней отчетности или для консолидации данных. В нем будут указаны все корректно сверенные и исключенные внутригрупповые операции.

Элиминация внутригрупповых операций

В случае необходимости исключения внутригрупповых операций из общей отчетности, портал автоматически выполнит элиминацию, исключая все внутренние операции, которые не должны попадать в консолидацию. Элементы автоматизации в 1С:УХ и 1С:ERP УХ позволяют проводить элиминацию быстро и безошибочно, что значительно повышает эффективность работы бухгалтерии и снижает риск ошибок, которые могут возникнуть при ручной обработке данных.

Контроль и мониторинг

Портал ВГО также предоставляет возможность для постоянного мониторинга состояния сверки и расчетов, отображая все актуальные данные и процесс их согласования. Вы всегда сможете проверить, на каком этапе находится сверка и есть ли еще несогласованные операции.

Документ «Экземпляр отчета» в 1С:УХ

В таблице ниже представлены возможности вариантов сверки и элиминации ВГО в 1С:УХ и 1С:ERP УХ.

Заключение 

Внедрение автоматизированных решений для сверки и элиминации внутригрупповых операций значительно повышает эффективность управленческого учета, обеспечивая точность и прозрачность данных. Использование таких систем, как 1С:Управление холдингом, 1С:ERP Управление холдингом и БИТ.ФИНАНС, позволяет автоматизировать процессы регистрации, контроля и консолидации ВГО, сокращая время на выполнение операций и минимизируя человеческие ошибки.

Это улучшает качество финансовой отчетности, упрощает процессы сверки и корректировки данных, а также обеспечивает надежность и своевременность отчетности для внутреннего и внешнего аудита. Внедрение таких решений становится важным шагом на пути к оптимизации работы компании и повышению ее финансовой дисциплины. Проконсультировать вас по вопросам автоматизации ВГО в 1С и БИТ.ФИНАНС могут специалисты «Первого Бита».