Внедрение RPA в бухгалтерии и финансах: возможности, эффект автоматизации

Бухгалтерия и финансовые подразделения в компаниях продолжают сталкиваться с растущим объемом данных, необходимостью оперативной отчетности и жесткими требованиями к прозрачности процессов. Классическая автоматизация уже прочно вошла в ежедневную практику большинства организаций, однако она не покрывает задачи, связанные с обработкой разнородных данных и рутинными действиями между разными системами. По оценке Gartner, на корпоративном уровне до 65% задач финансовых отделов остаются рутинными и повторяющимися — именно такие задачи идеально подходят для роботизации с помощью RPA.

В последние годы многие организации переходят к гибридной модели: базовые задачи автоматизированы в учетных системах (1С, SAP, бухгалтерские сервисы), а все, что связано с обменом документами, ручными сверками, проверкой данных, обработкой писем — доверяется цифровым роботам.

Применение RPA в бухгалтерии

RPA (Robotic Process Automation) — программные роботы, которые могут имитировать действия пользователя: открывать приложения, работать с файлами, переносить и проверять информацию, запускать и согласовывать процессы в различных системах. В отличие от классического программирования, RPA не требует внесения изменений в уже существующие программы — роботы «научиваются» выполнять процессы путем настройки последовательностей действий. Это позволяет внедрять RPA быстро, без длительного этапа интеграции.

В сфере финансов RPA применяется для:

автоматической обработки банковских выписок;
серии сверок и сопоставлений данных в различных базах;
заполнения и проверки бухгалтерских, налоговых, управленческих отчетов;
контроля строк и сумм в документах, обнаружения дубликатов и ошибок;
согласования договорной, закупочной, счетной документации.

RPA-решения, как показывает практика, гибко дополняют существующие ИТ-ландшафты и обеспечивают «сквозную цифровизацию» рутинных участков, освобождая сотрудников от механических задач.

Ключевые сценарии использования RPA в финансах

По данным исследований Forrester и опыту российских компаний, наиболее востребованные сценарии роботизации в бухгалтерии включают:

Автоматизация разнесения банковских выписок и платежей. Роботы самостоятельно связываются с интернет-банком, скачивают выписки, определяют соответствие платежей заявкам и договорам, автоматически разносят данные по счетам в учетной системе. В крупном бизнесе этот процесс занимает у живых специалистов 2–3 часа в день, а робот выполняет ту же задачу за 10–20 минут с фиксированной скоростью и без ошибок.
Сверка и верификация данных. Программные роботы проводят массовые сверки расчетов с контрагентами, выявляют несходства, формируют акты сверки и отправляют их на согласование. Это исключает потерю информации и пропуск ошибок при большом количестве операций.
Формирование и рассылка отчетности. RPA формирует отчеты по заданным шаблонам, обновляет данные из нескольких источников, осуществляет рассылку готовых файлов ответственным и контролирующим органам. По данным Forrester, компании получают сокращение сроков подготовки отчетности на 50–70%.

Ведение реестра договоров, работа с задолженностями. Роботы сверяют даты и суммы платежей, контролируют истечение сроков, автоматически уведомляют ответственных о необходимости продлить или локализовать договоры. Аналогично, автоматизируется управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
Проверка данных и клиентов. В автоматическом режиме по ИНН/ОГРН запрашиваются и проверяются реквизиты новых контрагентов, сверяются даты отчетности, налоговые статусы, риски.
Автоматизация согласования документов. RPA берёт на себя организацию маршрутов согласования счетов, договоров, внутренних заявок, оповещает участников о необходимости принять решение.

Наш кейс по применению RPA в бухгалтерии

В компании NDA стояла задача оперативной обработки большого объема выписок (десятки компаний в составе холдинга, различные банки). Ручное разнесение каждой строки отнимало у сотрудников бухгалтерии множество часов в месяц, вело к ошибкам и задержкам.

Внедрение RPA позволило полностью автоматизировать процесс: робот подключается к интернет-банку, получает свежие выписки, анализирует назначение платежа (с помощью интеграции с AI — даже если тексты разнородны), ищет соответствия в заявках и договорах, создает проводки и заполняет документы в учетной системе.

Результаты:

Время обработки выписки сократилось в 3,5 раза;
Количество ошибок снизилось почти до нуля;
Бухгалтеры получили больше времени для работы с исключениями и анализа.

Как внедрять RPA в финансовых отделах: пошагово

Внедрение RPA в бухгалтерию это большой шаг к улучшению и ускорению процессов во всей системе финансового учета. Чтобы сделать RPA своим стратегическим преимуществом, необходимо пройти ряд этапов:

Аудит процессов. Определите, какие операции повторяются наиболее часто и требуют большого времени: загрузка данных, сверки, формирование документов.
Оценка и выбор подходящих задач для пилота. Выбор отдаётся тем процессам, которые имеют четкие правила и высокий объём работ: выгрузка, проверка, заполнение, рассылка.
Тестовое внедрение и настройка. Важно выбрать подходящую RPA-платформу, которая интегрируется с вашими учетными системами и банками, и даёт возможность самостоятельно настраивать сценарии.

Поддержка и обучение пользователей. На первом этапе важно обучать специалистов работе с RPA-решением, собирайте обратную связь сотрудников, анализируйте ошибки.
Расширение масштабов. После успешного пилота можно переходить к масштабированию: добавление новых сценариев, автоматизация другие операций, создание совместных цепочек роботов.

Наши советы по началу роботизации:

Стартуйте с одного, самого затратного для сотрудников процесса и оцените эффект;
Оптимизируйте последовательность и логику: убирайте лишние шаги и действия, которые можно стандартизировать;
Привлекайте ключевых пользователей: их опыт важен для быстрой адаптации к изменениям;
Постоянно замеряйте и сравнивайте показатели: стоимость, качество, скорость выполнения операций.

Тренды развития: будущее бухгалтерии и RPA

Gartner прогнозирует продолжение бурного роста внедрения RPA в финансовой сфере: к 2026 году более 50% всех компаний Европы и США будут использовать программных роботов как минимум в 5–7 сценариях бухгалтерского учёта.

Также ожидается появление интеллектуальных роботов (интеграция с AI-технологиями), способных анализировать не только структурированные, но и частично неформализованные данные (сканы, сложные текстовые документы, переписку).

Ещё одна тенденция: democratization технологий. RPA становится инструментом, доступным не только ИТ-специалистам, но и рядовым бухгалтерам — интерфейсы упрощаются, настройка сценариев возможна без программирования.

Заключение

Внедрение RPA позволяет создать в бухгалтерии компактную, эффективную и «бесшовную» среду, где рутина выполняется автоматически, а сотрудники могут сконцентрироваться на сложных и ответственных задачах. Практика ведущих компаний — российских и зарубежных — доказывает, что эффект от роботизации проявляется быстро и становится стратегическим преимуществом для бизнеса.