Бухгалтерский и управленческий учет – в чем разница?

Важно понимать разницу между управленческим и бухгалтерским учетом, поскольку это понимание влияет на точность составления отчетности. Несмотря на то, что в обоих учетах используются схожие показатели, они имеют существенные различия.

В статье разберемся, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского, и для чего нужен каждый из них. 

Бухгалтерский и управленческий учет: зачем нужны, сходства

Бухгалтерский  (или регламентированный) учет – это структурированная система регистрации хозяйственных операций компании, которая основывается на первичных документах.

Его ведение обязательно для всех компаний, форматы и правила составления бухгалтерской отчетности четко определены стандартами и нормативными актами, а результаты предоставляются государственным контролирующим органам.

Бухгалтерский учет необходим в первую очередь для налоговых органов. 

Управленческий учет же служит внутренней системой отчетов, помогающей собственнику и менеджменту проанализировать бизнес-процессы и принимать обоснованные управленческие решения по развитию компании. Он не является обязательным для ведения, не имеет строгой формы и используется исключительно внутри компании. Однако он крайне важен для руководства компании.

Главная задача управленческого учета – предоставить детальную информацию о деятельности организации и помочь руководителям и собственникам провести глубокий анализ ее состояния, необходимого для контроля, принятия своевременных решений, снижения рисков и разработки стратегии развития.  

Можно выделить основные сходства этих двух видов учета:

• Общий источник данных. Оба вида учета основываются на одной первоначальной информации, например, сведениях о доходах и расходах. Это позволяет использовать данные регламентированного учета для более глубокого анализа в управленческом учете.
• Отчетность. Регламентированный учет генерирует обязательные финансовые отчеты для налоговых органов и других внешних заинтересованных лиц, а управленческий учет фокусируется на создании внутренних отчетов, для руководства и может использовать данные из регламентированного учета, а также из других источников для составления более детальных и специфичных отчетов.
• Анализ затрат и прибыльности. Управленческий учет уделяет особое внимание анализу затрат и прибыльности, применяя данные из регламентированного учета для оценки эффективности бизнеса и принятия управленческих решений.
• Планирование и бюджетирование. Бухгалтерский учет опирается на регламенты и законы, а управленческий учет использует эти данные для стратегического финансового планирования и составления бюджетов.
• Контроль и аудит. Оба вида учета имеют механизмы контроля, которые помогают следить за соблюдением норм и стандартов, выявлять расхождения и проблемные области.

Таким образом, управленческий и регламентированный учет могут эффективно дополнять друг друга, способствуя более всестороннему анализу и управлению компанией. Однако они не взаимозаменяемы. Это два разных подхода к обработке финансовой информации, каждый со своими уникальными методами и целями.  

Различия управленческого и бухгалтерского учета

Бухгалтерский и управленческий учет, хоть и тесно связаны, имеют существенные различия. Если управленческий учет компания может организовать в удобном для себя формате, то в бухгалтерском нужно строго следовать действующим законам. В этом ключевое отличие этих двух систем.

Управленческий учет ориентирован на внутреннюю информацию и может быть адаптирован к специфическим потребностям компании. В отличие от него, регламентированный учет строго подчиняется требованиям законодательства и бухгалтерских стандартов, что придает ему более «сухой», формализованный характер.

Кроме того, для принятия обоснованных решений зачастую необходим более детальный учет финансов, чем, например, стандартная детализация фонда оплаты труда по статье расхода или центру затрат. Именно поэтому бухгалтерский учет может не содержать актуальной информации для собственника.

Далее более подробно остановимся на особенностях двух учетных политик.

Особенности учетов

Основная цель и задачи

Управленческий учет ориентирован на внутренние потребности компании и помогает улучшить ее управление, в то время как регламентированный учет фокусируется на соблюдении внешних стандартов и законодательных требований.

Регламентированный учет:

• Создает обязательные финансовые отчеты, такие как баланс и отчет о прибылях и убытках, для инвесторов, кредиторов и налоговых органов.
• Гарантирует соответствие всем законам и нормам, регулирующим бухгалтерский учет в стране.
• Готовит компанию к внешнему аудиту, обеспечивая прозрачность и достоверность финансовой информации.
• Формирует данные для расчета и уплаты налогов, что является ключевым аспектом для любого бизнеса.
• Предоставляет правдивую и объективную информацию о финансовом состоянии компании внешним заинтересованным сторонам, таким как кредиторы.

Управленческий учет:

• Помогает понять, как работают разные подразделения компании, насколько прибыльными являются их продукты или услуги.
• Предоставляет информацию для взвешенных управленческих решений, например, о запуске новых продуктов или оптимизации существующих процессов.
• Служит основой для разработки бюджетов и долгосрочных планов, включая предсказание будущих финансовых результатов.
• Позволяет оценить, насколько хорошо компания выполняет свои планы и стандарты, что помогает оперативно реагировать на отклонения.
• Анализирует структуру затрат и выявляет возможности их снижения для повышения прибыльности.

Более подробно о задачах управленческого учета рассказали в статье.

Обязательность ведения

Бухгалтерский учет является обязательным для всех компаний, вне зависимости от их масштабов или сферы деятельности. Обязательность его ведения регламентируется законом.

В свою очередь, управленческий учет применяется только по решению руководства и может вестись по внутрикорпоративным правилам, удобным конкретной организации.

Заказчик информации

Бухгалтерская отчетность нужна для собственника компании, чтобы проанализировать деятельность компании за прошлый период, для налоговых органов – чтобы оценить прибыльность, а аудиторам – для проверки полноты отражения хозяйственных операций в учете. 

Управленческий учет предназначен исключительно для собственника и топ-менеджеров компании, которые используют его для разработки краткосрочных и долгосрочных планов развития бизнеса.

Показатели учета

Единственной допустимой единицей измерения в бухучете являются деньги, в частности рубли, возможности самостоятельного выбора здесь нет (см. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, пункт 9).

Управленческий учет не имеет жесткой структуры. Компания может самостоятельно выбрать удобный для себя способ ведения учета и отражать показатели, которые наиболее актуальны для руководства в данный момент. Информация может отображаться не только в денежном выражении, но и в качественных или количественных показателях: в процентах, коэффициентах, штуках и других единицах измерения.

Уровень детализации

Бухгалтерский учет – это система строгой отчетности, созданная по государственным стандартам. При составлении бухгалтерских проводок бухгалтер руководствуется ПБУ и другими нормативными документами, поэтому бухучет часто сводится к чистым, «сухим» цифрам. Из-за этого гибкости, глубокого анализа и детализации в нем нет.

Управленческий учет должен быть более детализированным. Он рассматривает не только денежные потоки, как бухгалтерия, но и эффективность каждого аспекта бизнеса: товаров, сотрудников, отделов, проектов, клиентов и даже производственные подразделения: цеха, отделы, департаменты.

Например, расходы на оплату труда IT-отдела в бухгалтерском учете будут просто отражены по счету 26 «Заработная плата». В управленческом учете требуется более подробная информация: «Заработная плата» — «IT-отдел». Таким образом, можно сделать вывод, что управленческий учет дает собственнику практически неограниченные возможности и позволяет получить более глубокое и подробное представление о компании.

Управленческий учет удобнее всего вести в специализированных программах и автоматизированных системах, таких как БИТ.ФИНАНС. Решение создает единую систему управления денежными средствами и позволяет максимально быстро формировать 100+ управленческих отчетов для руководства, минимизируя финансовые риски. (например, БДДС, БДР, ОПиУ (P&L), ОДДС, План-факт и др.)

Отчет по бюджету движения денежных средств (БДДС) в БИТ.ФИНАНС

Точность данных

В бухгалтерском учете требуется абсолютная точность, данные регламентируются законодательством и предоставляются по факту свершившихся событий.

В управленческом учете сведения могут быть как точными, так и оценочным. Это зависит от методики ведения учета и потребностей компании.

Тем не менее, рассчитывать все суммы и заполнять большой объем данных вручную может быть проблематично. На помощь придет БИТ.ФИНАНС - модульная система, которая встраивается в типовые конфигурации 1С и собирает данные не только из регламентированного учета, но также из управленческого, оперативного (склад, закупки, продажи), производственного и других контуров.

Это позволяет оптимизировать затраты времени и ресурсов, а также минимизировать риски возникновения ошибок при обмене информацией и обеспечить оперативный доступ к необходимым данным. Программа автоматически рассчитает нужные финансовые показатели, например, рентабельность, прибыль, EBITDA, ликвидность и затем выведет их в отчете в удобном для анализа виде.

Отчет по бюджету доходов и расходов (БДР) в БИТ.ФИНАНС

Читайте также: 10 ключевых финансовых показателей предприятия

Доступ к данным и конфиденциальность

Данные о деятельности компании, представленные в бухгалтерском учете, открыты для широкой публики, особенно если речь идет о публичных компаниях. Налоговики, органы статистики и даже поставщики используют эту информацию для своих нужд.

В отличие от бухгалтерского учета, управленческий учет предназначен исключительно для внутреннего пользования собственником и доверенными лицами. Он может содержать конфиденциальную информацию, недоступную посторонним.

В отличие от других популярных программ типа Excel, в БИТ.ФИНАНС можно настроить доступ к данным только ограниченному кругу лиц, что позволяет снизить риски потери важной информации.

Система предоставляет гибкие настройки прав доступа для отдельных пользователей или групп, основываясь на их должностных обязанностях и компетенции. Благодаря этому достигается надежная защита конфиденциальной информации, которая доступна только узкому кругу лиц, например, высшему руководству компании.

Еще одним преимуществом является возможность отслеживания всех изменений в режиме реального времени.  Система хранит историю правок, исключая любую путаницу с версиями. 

Оперативность и возможность планирования

Бухгалтерский учет фиксирует только прошлые факты хозяйственной деятельности, поскольку он работает только с уже произошедшими или происходящими в данный момент событиями. На основе бухгалтерской отчетности можно выявлять тенденции и принимать стратегические решения, однако они не будут оперативными. Поэтому бухгалтерский учет не подходит для принятия управленческих решений.

Например, владелец бизнеса может обнаружить снижение прибыли за отчетный период и проанализировать причины этого явления для предотвращения повторения в будущем. Однако предсказать будущие финансовые колебания с помощью бухгалтерской отчетности невозможно.

При принятии управленческих решений важно опираться на актуальную информацию о состоянии бизнеса. Некоторые сведения требуют постоянного мониторинга. К таким, например, относятся ежедневные денежные поступления и выплаты, внезапные изменения в деятельности компании, последствия непредвиденных обстоятельств.

Управленческий учет направлен на оперативный анализ. Данные для управленческого учета можно получать практически в режиме реального времени, что позволяет руководителю компании не только анализировать прошлые события, но и оценивать текущее состояние дел и прогнозировать будущее.

БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать процесс и круглосуточно получать актуальные сведения на основе документов. Например, детальный анализ дебиторской задолженности из бухгалтерских данных позволит определить сумму, которую должны клиенты. Это поможет предсказать поступления на расчетный счет или в кассу.   

Пример управленческого баланса в БИТ.ФИНАНС

Регламент

Российское законодательство, в частности Федеральный закон №402-ФЗ «О бухучете», устанавливает обязательные требования к бухгалтерской отчетности для всех организаций. Все операции должны быть подтверждены документально, а ошибки могут повлечь штрафные санкции. В ее состав входят: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложения к ним (например, отчеты о движении денежных средств и капитала).

Управленческая отчетность допускает гибкость в оформлении. Каждая компания может самостоятельно выбрать подходящий ей стиль представления данных, будь то ручная работа или автоматизированная система, размещенная в облаке или на локальном сервере. В управленческом учете применяются различные формы и отчеты, но наиболее распространенными являются: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), включая платежный календарь, и управленческий баланс.

Анализируя отчет ДДС и платежный календарь, можно выявить слабые места в системе управления денежными потоками и принять меры по их устранению.

БИТ.ФИНАНС позволяет в одной системе вести сразу несколько видов учета. В основу этой методики входят самостоятельные планы счетов (всего их 5), а также уникальные настройки по всем хозяйственным операциям.

План счетов в БИТ.ФИНАНС

Периодичность и сроки предоставления

Бухгалтерская отчетность предоставляется согласно установленным законом срокам. Как правило, это годовая отчетность, также существуют более краткие версии – ежеквартальные или ежемесячные отчеты.

В управленческом учете аналитические отчеты формируются по потребностям руководящего состава. Отчеты по конкретным направлениям деятельности или отдельным событиям могут быть составлены еженедельно или даже ежедневно.

Например, на производстве данные о выпуске продукции и ее себестоимости в бухгалтерском учете становятся доступны только в конце месяца после полного учета затрат и определения окончательной себестоимости товара. В управленческом же учете эта информация требуется ежедневно, по плановым ценам, для анализа выполнения плана и оперативного внесения корректировок.

Масштабы учета

В бухучете формируются отчеты по деятельности всей компании с детализацией до счетов и проводок.

Управленческий учет дает сведения не только обо всей организации в целом, но и о работе каждого отдела, о производстве и продажах каждого вида продукции или услуги с детализацией до исходного документа и расшифровкой по заданным аналитикам учета.

Консолидация информации

В случае если бизнес-структура включает несколько независимых компаний, то бухгалтерские отчеты для каждой компании необходимо составить отдельно, так как закон требует индивидуального учета для каждого юридического лица. Это создает трудности при анализе всей деятельности, так как приходится изучать информацию по частям или вручную составлять обобщенный отчет.

Управленческий учет позволяет объединить данные всех подразделений или компаний в единую картину с необходимой детализацией. Объединение однотипных статей и работа с огромными массивами данных повышают риск возникновения ошибок.

Программа БИТ.ФИНАНС существенно облегчает этот процесс. В ее основе лежит методика консолидированной отчетности, которая автоматизирует сбор больших объемов финансовой информации, исключение внутригрупповых оборотов и дает возможность просматривать сведения о всей компании или отдельных ее частях (юридических лицах, направлениях) – в зависимости от задач анализа.

Справочник «Консолидация» в БИТ.ФИНАНС

Сравнительная таблица

Организация управленческого учета в компании

Управленческий учет дает бизнесу живое представление о своей работе, что очень важно для быстрой реакции на любые изменения, будь то кризис или благоприятные условия. Благодаря этому виду учета можно оперативно менять стратегию развития компании, используя различные показатели и установленные для них границы. Если показатель выходит за эти рамки, это сигнал к пересмотру стратегии.

Организация управленческого учета в каждом предприятии уникальна и зависит от специфики бизнеса. Руководитель должен четко понимать, какие задачи он ставит перед системой учета, чтобы она эффективно помогала принимать решения.

Ключевым моментом является последовательное внедрение системы. Процесс организации управленческого учета можно разделить на несколько этапов:

1. Оценка текущей ситуации и выявление потребностей

Не все руководители осознают важность управленческого учета. На начальном этапе необходимо проанализировать существующую систему учета, выявить ее сильные и слабые стороны. Для этого нужно ответить на ряд вопросов:

• Какие данные недостаточно отражены в текущем учете?
• Имеют ли сотрудники достаточные знания для принятия управленческих решений?
• Существуют ли специфические особенности бизнеса, требующие особого внимания (например, нестандартные документы или процессы)?

Чтобы получить ответы на эти вопросы, необходимо провести аудит отчетности и опросить ключевых сотрудников. Затем проанализировать деятельность компании, описав:

• Цепочку создания стоимости продукта или услуги
• Структуру предприятия, включая центры ответственности, взаимосвязи между подразделениями и функциональные единицы
• Текущие бизнес-процессы и их составляющие
• Источники доходов и статьи расходов

Этот анализ поможет определить основные задачи, которые должен решать будущий учет.

2. Формулирование целей и задач учета

Сначала нужно проанализировать запросы и потребности сотрудников, выявленные в результате аудита. Затем необходимо сформулировать конкретные цели учета на определенный период. Для каждой цели следует определить задачи, которые помогут ее достичь, а также  определить, какую информацию нужно регулярно обновлять и анализировать для получения полной картины.

3. Выбор методологии управленческого учета

На основе целей и задач необходимо выбрать методы и инструменты управленческого учета. Важно убедиться, что выбранные инструменты соответствуют требованиям к учету и полностью удовлетворяют запросам бизнеса.

4. Разработка учетного регламента

Руководитель может использовать различные формы отчетов, схемы и регламенты для внутренней политики учета. Главное, чтобы они отражали все ключевые этапы реализации учета: кто какие документы оформляет, кто их согласовывает, как собирается и фиксируется информация, кто ее анализирует, с какой периодичностью ведется отчетность и какие документы необходимы.

Регламенты должны предоставлять исчерпывающее описание всех учетных процессов, а формы отчетности — соответствовать выбранным методам и инструментам учета. Для официального закрепления нового порядка необходимо издать приказ.

5. Внедрение нового порядка в бизнес-процессы

Внедрение учета в повседневную деятельность предприятия — самый длительный процесс. Необходимо учитывать, что новая политика может противоречить существующему укладу, что потребует корректировки стратегии и повторного внедрения. Сотрудникам требуется время, чтобы привыкнуть к новому режиму. В отдельных случаях необходима дополнительная подготовка или повышение квалификации для выполнения новых задач.

6. Автоматизация учетных процессов

Без автоматизации ведение учета требует постоянного человеческого присутствия, что приводит к перерасходу ресурсов и риску ошибок, особенно при многообразии видов деятельности и широком производстве. Об автоматизации стоит задуматься еще на этапе планирования учетной политики.

Читайте также: Управленческий учет в БИТ.ФИНАНС с примером внедрения

Таким образом, управленческий учет и регламентированный учет взаимосвязаны и могут эффективно дополнять друг друга, способствуя более полному анализу и управлению компанией. Обе системы учета строятся на одной базе данных, но их цели разные.

Бухгалтерский (регламентированный) учет отражает информацию о хозяйственной и финансовой деятельности компании, в то время как управленческий учет является инструментом для ее глубокого анализа.

Управленческий учет более ориентирован на внутренние потребности компании и помогает увидеть текущую картину и наметить стратегию развития. Он берет на себя задачи, которые не под силу бухучету: дает ответы на вопросы, важные для принятия решений в настоящем и будущем.

Отчеты бухгалтерского учета нужны налоговым органам и кредиторам для оценки финансового положения. Управленческий учет же предоставляет менеджменту ценную информацию для эффективного управления: от оптимизации производства и найма персонала до расширения бизнеса и освоения новых рынков.