Оптимизация складских запасов и управление товарными запасами

Сейчас одна из ключевых задач компаний - это оптимизация запасов на складах для того, чтобы эффективнее управлять оборотными средствами. За складскими запасами необходимо следить не только крупным компаниям, но и всем компаниям, которые закупают какой-либо товар для продажи или производства своей продукции. Отсутствие контроля с одной стороны может привести к затоваренности склада, с другой к отсутствию сбыта, и то и другое чревато компании потерей прибыли. Кроме того, на содержание этих запасов вы еще и несете затраты, которые можно сократить, выстроив правильный процесс учета на складе.

Складские запасы компании могут быть, как большой проблемой, так и весомым подспорьем для бизнеса. Оптимальное использование складских запасов влияет на эффективность и правильность ведения любого бизнеса.

Основные направления потери товарных запасов

В 2004 году консалтинговая компания ERC провела ряд исследований в Европе, связанных с причиной потери товарных запасов.

В результате чего можно выделить 4 основных вида потери товарных запасов:

Внешнее воровство 7% — когда воруют обслуживающие компании, покупатели и так далее;

Внутреннее воровство 13% — когда воруют внутри компании сотрудники складов и магазинов;

Мошенничество внутри компании 9% — различные мошеннические действия со стороны сотрудников компании, где сотрудники финансово заинтересованы в неправомерных действиях. Например, закупка товаров, у которых срок годности подходит к концу или закупка товаров по более высокой стоимости с целью наживы;

Процедура процесса закупок 71% — в этот вид товарных потерь входит достаточно много подкатегорий и именно его рассмотрим подробнее.

Хоть статистическая сводка и достаточно стара, и изучались только компании Европы, но всё равно можно представить визуально картину данной проблемы.

Безусловно оптимизация складских запасов может существовать только тогда, когда имеются какие-то первичные учётные данные, например, история продаж.

Оптимизация складских запасов

Разделим оптимизацию складских запасов на основные типы:

Внешнее воровство;
Внутреннее воровство;
Колебания спроса;
Нахождение на складе/магазине труднореализуемых товаров;
Повреждения товара;
Потери товаров при транспортировке;
Потери в распределительных центрах;
И другое.

Теперь следует разобраться на что конкретно можно повлиять.

К сожалению, внутреннее воровство очень глубоко разрослось на складах и избавится от него невероятно сложно, а по утверждениям опытных бизнесменов — невозможно. Не обращать внимания на внутреннее воровство нельзя, но и переусердствовать с мерами тоже не стоит. Очень важным фактором является умение показать своим сотрудникам, что вы полностью им доверяете. В том случае, есть всё-таки воровство произошло, то необходимо наказать виновников, иначе воровство будет увеличиваться по нарастающей. Что касается внешнего воровства, то на этот счёт имеется много литературы и обращать сегодня особое внимание на него мы не будем.

Касаемо повреждения товара, потери при транспортировках, потери в распределительных центрах — их нельзя никак избежать. Нужно подробнее изучить сумму по этим 3 видам потерь и принять правильные решения, например, о смене подрядчиков, посотрудничать определенное время и определить у кого из подрядчиков процент потерь наиболее низкий, кто ответственнее и т.д.

Оптимизация складских запасов сильно зависит и от варьирования спроса и наличия на складах труднореализуемых товаров.

Колебания спроса можно частично устранить с помощью маркетинговых акций. К примеру, "Купите 2 шоколадки по цене одной". Также варьирование спроса легко вычислить по истории собственных продаж и уже на основе полученных данных иметь представление, чего ожидать от покупателей.

Если знать, как минимум, примерный спрос, то уже можно быть уверенным, что на складах останется меньше труднореализуемого товара и тем самым повысится оборачиваемость средств, уменьшится количество товаров с истекшим сроком годности, а на сэкономленные денежные средства можно значительно поднять оборот своей компании.

Контроль состояния запасов на складах

Ежедневно контролируются отклонения от заданных в компании нормативов:

максимальный товарный запас, сумма страхового запаса и среднего объема поставки
количество товара на складе, при котором нужно делать новый заказ поставщику, так называемая точка предзаказа, сумма страхового запаса товара и кол-во товара, который будет продан за время ожидания заказа от поставщика)
точка последнего желания – это кол-во товара, который вы продадите к приходу товара от поставщика, то есть если поставщик задержит товар, вы не сможете его ни продать, ни произвести из него что-то.

Какие виды товарных запасов бывают

Основной запас

Основной запас служит для обеспечения продаж в соответствии с планом. Основной запас делится на:

рабочий запас – товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от того, какими партиями поступает товар от поставщика;
страховой запас создается для того, чтобы компенсировать неопределенности, связанные с возможным увеличением фактических продаж сверх плана или с задержками поставок.

Для расчета страхового запаса чаще всего используют формулу:

Определив размер страхового запаса, сравните его с остатком на ваших складах, и, если там есть лишние позиции, срочно поставьте задачу его реализовать. Задачу поставить можно прямо в программе 1С, например в 1С:Управлении торговлей.

Наши специалисты настроят для вас отчеты, чтобы контролировать остатки на вашем складе. Звоните в офисы Первого Бита в вашем городе.

Временный товарный запас

Временный товарный запас потому и называется временным, так как закупается на определенный срок, который определяют:

сезонный спрос. Сейчас возможны перебои с наличием товара, поэтому лучше определить какой товар сейчас является сезонным;
маркетинг, который заказывает на склад промо материалы для проведения акций и обеспечения айдентики вашей компании. В процессе выполнения задач эти материалы списываются на акцию, это лучше привязывать к счету клиента чтобы потом можно было оценить эффективность проведения акции отчетом в 1С;
конъюнктурный запас, это тот запас, который мы формируем перед закрытием поставщика или, например, перед ожидаемым повышением цен.

Расходные материалы к торговому оборудованию и различное торговое оборудование можно подобрать на нашем сайте.

Вынужденный запас

Вынужденный запас чаще всего возникает из-за отсутствия контроля или невыполнения плана продаж по той или иной категории товара. Этот товар становится неликвидным товары, в том объеме, который у вас есть на складе вы не сможете реализовать в ближайшее время.

Поможем выделить основной запас в вашей программе 1С. Вы сможете отслеживать наличие и точку предзаказа, чтобы заказывать товар в оптимальный срок.

Настроим систему так, что она будет отражать кол-во неликвидного товара и брака, а также кол-во средств, затраченных на закупку. Вы сможете быстро организовать работу по распродаже неликвидов.

Управление оборотными средствами

Итак, разобравшись со всеми возможными видами запасов, нужно четко определить, как их финансирует компания.

Сейчас надо понять хватит ли у компании собственных средств для содержания запасов. Инвестиционный ресурс в идеале должен стремиться к нулю. Поэтому рекомендуем взять под контроль все показатели, участвующие в расчете инвестиционного ресурса, чтобы определить, где сейчас сосредоточены деньги компании, чтобы разработать план действий для обеспечения платежеспособности компании.