С 01.09.2023 г. работники компаний обязаны использовать сертификат ЭП физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД) при работе с документацией в электронном виде. Выпуском МЧД на сотрудников занимается директор компании или передоверяет свои полномочия другому представителю.
Передоверие — это процесс, который дает возможность директору компании делегировать выпуск доверенностей любому другому сотруднику, к примеру, главбуху. Он может сам контролировать процесс работы с электронными доверенностями и оформлять МЧД на других работников.
Передоверие в организации производится в несколько шагов.
Этап 1 — Определение схемы работы с доверенностями
Первоначально нужно определиться, какой формат работы с доверенностями компания будет использовать:
- Все доверенности проходят через директора, он лично подписывает МЧД на каждого работника. Такой вариант подходит компаниям с небольшим числом сотрудников или узким кругом лиц, которые ответственны за электронный документооборот.
- Директор передоверяет свои полномочия другому работнику, к примеру, заместителю. В такой ситуации заместитель действует от лица фирмы по доверенности, и на ее основании оформляет МЧД на других работников.
- Возможность передоверия передается работникам по цепочке, к примеру, чтобы каждое ответственное лицо могло выпускать МЧД для своего отдела. Этот вариант подходит крупным компаниям с большим количеством работников.
Этап 2 — Определение необходимости заверять МЧД у нотариуса
Нотариально заверяются все доверенности кроме тех, которые выдает директор компании, ее филиала или представительства.
Соответственно, если при передоверии МЧД будут выдавать другие работники, их потребуется нотариально заверять.
Этап 3 — Подготовка документов
Для выпуска нотариально заверенной МЧД доверитель обращается к нотариусу, предъявляя при этом:
- паспорт;
- паспортные данные уполномоченного лица;
- актуальную выписку из ЕГРЮЛ, свидетельствующую о правоспособности юрлица;
- корневую доверенность;
- перечень полномочий, которыми требуется наделить уполномоченное лицо. К примеру, замдиректора, уже получивший корневую доверенность от гендиректора, готовит сведения о полномочиях, которые он передоверит главбуху.
Этап 4 — Выпуск нотариально заверенной МЧД
Выпуск нотариально заверенной МЧД производится у нотариуса:
- доверитель предоставляет необходимую документацию для оформления доверенности;
- нотариус проверяет информацию о родительской доверенности, данные физлица и юрлица;
- когда все верно, нотариус создает документ на специальном планшете и указывает в нем сведения о будущей доверенности — информацию о доверителе и доверенном лице, период действия, полномочия, возможности передоверия;
- доверитель стилусом изображает собственноручную подпись на экране планшета. Это изображение является простой ЭП, которую сохраняют для подтверждения факта обращения;
- нотариус фиксирует сведения и придает доверенности юридическую силу, подписывая ее своей квалифицированной ЭП.
Чтобы далее можно было проверить действительность такой доверенности, проверяется квалифицированная электронная подпись нотариуса, а не доверителя, поскольку электронная подпись заявителя в МЧД с передоверием не используется.
Этап 5 — Выгрузка доверенности для работы
Когда МЧД создана и подписана, нотариус выгружает ее в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата.
Оттуда ее можно выгрузить и применять для работы с электронной документацией.
На данный момент для заверения МЧД действуют такие же правила, как и для бумажной доверенности. Требуется присутствие доверителя и соответствующие документы.
Отличие заключается в том, что ФНС, Федеральная нотариальная палата и Минцифры работают с автоматизацией процессов по передоверию электронных доверенностей, в связи с чем планируется ввод новых инструментов для упрощения процедуры.
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
