Обзор функционала казначейство в 1С:ERP Управление предприятием

Блок казначейство в 1С ERP позволяет результативно управлять денежными средствами, находящимися в кассах, на банковских валютных, расчетных, депозитных счетах. Также казначейство в 1С ERP позволяет осуществлять контроль над всеми платежами, проводимыми в организации.

Казначейство в 1С ERP позволяет решить целый перечень задач, а именно:

• Планировать доход/расход организации;
• Контролировать наличие денежных средств;
• Контролировать использование денежных средств по назначению;
• Отражать операции, проводимые безналичными/наличными средствами;
• Вести денежные расчеты в иностранной валюте;
• Контролировать взаиморасчеты;
• Вести учет кредитов, заимствований, депозитов;
• Работать с подотчетными лицами.

Закажите демонстрацию подсистемы «Казначейство» в 1С:ERP.

Платежный календарь

 Платежный календарь позволяет быстро, эффективно:

1. Управлять всеми денежными средствами организации.
2. Формировать графики платежей.
3. Контролировать своевременное проведение обязательных платежей.

Календарь формируется в автоматическом режиме и основывается на сведениях о планируемых оплатах от клиентов, на основе данных о выплатах поставщикам, а также на базе всех прочих планируемых поступлений, расходов. Использование календаря предоставляет множество возможностей:

• Оформлять заявки на получение кредитов, займов в банке;
• Оформлять заявки на внутреннее перемещение средств;
• Принимать решение о возможных обеспечениях заявок на расходование средств;
• Согласовывать заявки с уточнением сроков оплат и источников расходов средств (из кассы, банковских счетов);
• Принимать решение о перемещении средств между кассами, расчетными счетами;
• Принимать решение о необходимости получения дополнительных средств;
• Проводить анализ сведений об остатке средств, обо всех планируемых расходах, поступлениях.

В процессе составления платежного календаря происходит автоматическая проверка его выполнимости. А это значит, что определяются кассовые разрывы и в случае их формирования – перепланируются выплаты, условия реализации товаров либо привлечение клиентов.

Оформление заявок на расходование денежных средств

Заявка на расходование денежных средств – это документ, позволяющий проводить регистрацию намерений по расходованию средств. Характер, назначение планируемых списаний определяется предопределенными видами финансовых операций документа. Управление заявками проходит посредством соответствующих статусов документов.

Существует несколько видов операций, которые могут подлежать контролю:

• Оплаты по кредитам;
• Таможенные платежи;
• Возвраты финансов клиентам;
• Перечисление средств поставщикам;
• Выдача финансов подотчетным лицам;
• Оплаты в другие организации;
• Прочие расходы средств.

Применение документа позволяет выполнять перечень задач, а именно:

• Отражать потребности на ДС со стороны подразделений компании;
• Планировать расходы ДС и формировать платежный календарь;
• Предотвращать осуществление несогласованных выплат;
• Контролировать объем допустимой для расхода суммы;
• Отражать результаты распределения ДС по счетам;
• Отражать потребности оплаты в соответствии с требованиями ФЗ №275-Ф3.

Контроль целевого использования денежных средств

Возможность осуществлять контроль лимитом расходования ДС предусмотрена. Для контроля используются различные инструменты, которые позволяют:

• Планировать сумму, которую необходимо выделить на все расходы подразделений;
• Уменьшать объем расходов и контролировать его;
• Устанавливать объем доступных к расходованию средств по каждой статье ДДС.

Контроль лимита может применяться для предприятия в целом и для его отдельных подразделений.

Превышение лимитов подвергается контролю при согласовании заявки на расходование ДС. В случае если требуется выполнять расходование денежных средств сверх тех, которые установлены для статьи ДДС лимита, то эта потребность указывается ещё при оформлении заявки на расходование ДС (для этого в заявке указывается признак «Сверх лимита»).

Отчет Лимиты расхода показывает все лимиты расходов, фактический расход, а также обеспечивает возможность, которая позволяет определить то, по каким статьям движения ДС есть превышение либо неполное израсходование установленного лимита. Данный Отчет специально предназначен для осуществления контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами. Устанавливать допустимые объемы расходования ДС, а также осуществлять контроль над ними позволяют специальные инструменты лимитирования расхода денежных средств. Доступны данные инструменты исключительно при условии того, что финансовое планирование проводится без применения системы бюджетирования. Применение системы бюджетирования позволяет получить доступ к расширенным возможностям контроля лимитов по вспомогательным аналитикам (Договор, Партнер и другие), а также по периодам, которые различаются по месяцам (кварталам, годам, неделям).

Учет наличных денежных средств

Все наличные денежные средства учитываются кассовыми ордерами. Использование рабочего места по работе с приходными кассовыми ордерами обеспечивает доступ к перечню распоряжений на поступление ДС. Это позволяет упростить работу в области формирования приходных кассовых ордеров с разнообразными типами хозяйственных операций, а именно:

• Приходы средств из кассы ККМ;
• Приходы средств от клиентов;
• Приходы от прочих организаций;
• Возвраты средств от подотчетников;
• Возвраты средств от поставщиков и прочие.

Оформить операцию выдачи наличных средств можно посредством рабочего места. Список распоряжений на выдачу наличных ДС, которые являются источниками сведений для оформления расходных кассовых ордеров с самыми разными типами хозяйственных операций, находится в расходных кассовых ордерах. Типы хозяйственных операций могут быть таковыми:

• Выдача денежных средств в кассы ККМ;
• Оплата поставщикам;
• Выдача денежных средств подотчетникам;
• Возврат оплаты клиентам и прочие.

В качестве основания на выдачу средств могут выступать заявки на расходование ДС, но только в случае если заявки применяются в роли инструментов планирования либо объектов расчета.

 В прикладном решении существует возможность оформления:

• Операций по перемещению ДС между кассами предприятия и операционными кассами;
• Операций инкассации наличных ДС;
• Операций конвертации ДС.

Вся работа с ККТ поддерживается согласно требованиям 54-ФЗ.

Инвентаризация наличных денежных средств

Для отражения процесса инвентаризации наличных ДС в кассах организации предусмотрен отдельный инструмент – «Инвентаризация наличных денежных средств». Использование инструмента дает возможность:

• Отражать учетные/фактические остатки наличных ДС;
• Оформлять излишки, недостачи наличных ДС.

По итогам проведения операции может быть составлен акт – форма ИНВ-15.

Формирование кассовых книг

Отдельно по каждой организации и по каждому обособленному подразделению можно создавать кассовую книгу. Контроль и анализ информации по всем движениям ДС организации может быть осуществлен посредством отчетов:

• Движения ДС;
• Ведомость по ДС;
• Контроль операций с ДС.

Учет безналичных денежных средств

Прикладное решение позволяет поддерживать ведение нескольких банковских счетов. Поддержка банковских счетов, которые открыты в зарубежных банках, также обеспечивается. Реализовано распоряжение ДС организации участника корпорации государственного оборонного заказа согласно требованиям 275-ФЗ.

Работать с безналичными платежами можно посредством универсального рабочего места «Безналичные платежи». Работа с данным рабочим местом позволяет отражать различные операции, касающиеся поступлений, списаний ДС с расчетных счетов предприятия. Также применение рабочего места позволяет подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету.

Существуют специальные документы «Поступления безналичных ДС». Они предназначены для отражения поступлений ДС на расчетный счет. Данные документы позволяют отразить перечень типовых операций:

• Приход оплат от клиентов;
• Поступление от прочих предприятий;
• Сдача наличных ДС в банк;
• Погашение заимствований контрагентами;
• Прочие поступления и другое.

Для списания ДС с расчетного счета предназначены документы «Списание безналичных ДС». Отражаемыми типовыми операциями могут быть:

• Оплата поставщикам;
• Выдача подотчетникам;
• Таможенные платежи;
• Прочие расходы;
• Выдача заимствований контрагентам и другое.

Обмен с банком

Программа оснащена специальным сервисом, который позволяет осуществлять:

• Передачу в банк сведений в электронном виде платежных документов на безналичные перечисленные ДС с расчетного счета предприятия;
• В автоматическом режиме обратный прием из банков выписок по расчетному счету.

За передачу в банк платежных документов отвечают следующие технологии:

• Обмен через специальный файл «1С:Предприятие-Клиент банка». Передаются платежные документы в банк посредством выгрузки платежных документов в файл и последующей загрузки этих сведений в модуль «Клиент-банка». Указывать файлы выгрузки/загрузки в процессе необязательно. Их можно уточнить при обмене с банком.

Для файловых обменов с банком предусмотрено несколько форматов, а именно:

1. 1CClientBankExchange – обмен в формате 1С.
2. ISO20022 – формат международного стандарта.
3. «DirectBank» – это прямой обмен сведениями. Данный формат является более практичным и безопасным способом передачи документов в банк. В процессе все платежные документы передаются в банк непосредственно напрямую. Выгрузка платежных документов в файл и загрузка этих же сведений в «Клиент банка» не требуется. К главным достоинствам технологии стоит отнести:
   1. Управление счетами из «1С:Предприятия 8» без применения системы «Клиент-банк».
   2. Высокий уровень безопасности – все электронные документы подписываются непосредственно в 1С.
   3. Отправка документов и получение выписки из банка осуществляется посредством одной команды пользователя.
   4. Применение единого пользовательского интерфейса для руководства всеми счетами, которые открыты в различных банках.

Режим «DirectBank» оснащен специальной возможностью, которая заключается в осуществлении прямого обмена с банком валютными операциями, включая и загрузку/выгрузку документов:

• Конвертации валюты;
• Валютного контроля, а также подтверждающих документов при осуществлении валютных операций;
• Поступления/списания ДС в иностранной валюте.

В основу методологии обмена сведений с банком операциями в валюте легло законодательство о валютном регулировании и контроле:

• ФЗ №173 от 10/12/2003 года;Инструкция Банка РФ от 16/08/2017 года №181-И.

 Все процессы выгрузки платежных документов в банк и загрузки выписок из банка производятся в рамках рабочего места «Безналичные платежи».

Расчеты с подотчетными лицами

В программе предусмотрена возможность ведения учета ДС, которые выданы подотчетному лицу. Варианты расчетов поддерживаются как с применением наличных, так и безналичных ДС. В программе есть возможность осуществить перечень операций с подотчетными лицами, а именно:

• Проведение закупки товарно-материальных ценностей;
• Оформлять прочие и командировочные расходы.

Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается созданием документов «Авансовый отчет». Данные документы также позволяют проконтролировать сумму расхода/перерасхода выданного в подотчет ДС.

Контроль выданных подотчетному лицу авансов

 Для анализа выданных подотчетному лицу ДС предназначается перечень отчетов.

1. Контроль операций с ДС:
   1. Контроль выданных авансов подотчетному лицу.
   2. Перерасхода ДС подотчетным лицом
   3. Закупок через подотчетных лиц в разрезе целей.
   4. Контроль остатка задолженности.
   5. Анализ суммы использованных/возвращенных авансов подотчетным лицом.
   6. Неоконченных операций с ДС.
   7. Рекомендации по последующим требуемым действиям (оформление авансового отчета, оформление выдачи подотчетнику и прочие).

Прикладное решение предоставляет возможность планировать командировки специалистов компании, вести учет расходов, которые возникают в связи с командировками. Также есть возможность интегрировать всё с сервисом Smartway. Интеграция позволит быстро бронировать билеты, трансферы, гостиничные номера, а также работать с авансовыми отчетами. Созданные бронирования услуг в сервисе Smartway могут быть подгружены в систему для последующей работы с данной документацией.

Учет денежных документов

Каждая компания вне зависимости от сферы деятельности сталкивается с денежными документами. Это могут быть оплаченные авиабилеты, железнодорожные билеты, путевки, талоны на ГСМ и прочие. Денежная документация – это документы, которые удостоверяют факт оплаты и права на последующее получение работ либо услуг. Зачастую данные документы создаются на БСО – специальных бланках строгой отчетности. В рабочем месте «Денежные документы» выполняется:

• Контроль ранее созданных и имеющихся на остатке ДС;
• Оформление операций по движению ДС.

Управление взаиморасчетами

Подсистема взаиморасчетов отвечает за анализ состояния и взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами. Подсистема позволяет:

• Вести учет задолженности фактической/планируемой;
• Вести учет взаиморасчетов с детализацией до объекта расчетов: накладной, заказа, договора, платежного документа;
• Применять самые разные валюты при осуществлении взаиморасчетов;
• Отражать операции взаиморасчетов и списания задолженности;
• Создавать и согласовывать акты сверки;
• Проводить анализ состояния расчетов и выявлять просроченную задолженность.

Поддерживается управленческий учет и регламентированный учет. С точки зрения учетов возможность разделять взаиморасчеты с партнерами востребована лишь в случае если партнер считается корпорацией, состоящей из нескольких юрлиц.

К условиям ведения расчетов относятся такие, как валюта, детализация расчетов, порядок платежей. Все условия определяются в договоре. В случае если договор не используется, то условия определяются в соглашении.

Прикладное решение в зависимости от потребностей обеспечивает несколько вариантов детализации при ведении взаиморасчетов, а именно:

• По заказам: взаиморасчеты контролируются по каждому конкретному заказу отдельно, и оплаты распределяются по заказам, автоматически засчитанным по накладным, которые созданы в рамках заказа (согласно ФИФО);
• По договорам: взаиморасчеты контролируются по договору в целом;
• По расчетной документации: контролируется по каждой накладной, а все платежи создаются в привязке к накладным;
• Аванс по договорам, долг по накладным: посредством детализации можно получить сведения о состоянии расчетов по договорам, накладным, а также управлять платежами и процессом их распределения;
• Аванс по заказам, долг по накладным: посредством детализации можно получить информацию о состоянии расчетов по заказам, накладным, а также управлять платежами и процессом их распределения.

Порядок оплаты всегда определяется в специальном графике платежей. Метод формирования графика зависит непосредственно от детализации расчетов.

В подсистеме предусмотрены специальные отчеты, которые позволяют проводить анализ сведений об актуальном состоянии взаиморасчетов, общей сумме долга и просроченной задолженности, о суммах оплат, суммах к отгрузке и к получению. К данным отчетам относятся:

• Ведомость расчетов с клиентами;
• Задолженность;
• Задолженность по срокам;
• Сверка расчетов и другие.

Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам

Формировать отчеты по дебиторской/кредиторской задолженности можно в разрезе разных интервалов задолженности. Для формирования данных задолженностей продуман перечень возможностей:

• Применять стандартный интервал задолженности, используемый на предприятии;
• Задавать собственные интервалы задолженности, в разрезе которых будут предоставляться сведения о задолженности.

Анализировать ситуацию об имеющейся задолженности по интервалам можно посредством отчетов:

• Задолженность (дебиторская) клиентов по срокам – предоставляет возможность контролировать состояние дебиторской задолженности, а также производить анализ клиентов с имеющейся наибольшей просрочкой в рамках интервала;
• Задолженность (кредиторская) поставщикам по срокам – предоставляет возможность контролировать состояние кредиторской задолженности, её размерам, длительности просрочки с разбивкой по интервалам долга;
• Досье партнера (только в том случае если вариант классификации задолженности один).

 Также есть возможность получать сведения в виде диаграмм, таблиц.

Проведение взаиморасчетов и списание задолженности

В программе предусмотрена возможность отражения операций взаимного погашения кредиторской/дебиторской задолженности сразу по нескольким партнерам. В процессе оформления взаиморасчета задолженности обеспечивается отражение целого ряда операций:

• Перенос аванса клиента (применяется для осуществления переноса поступивших ранее авансов с нескольких объектов расчетов на один);
• Перенос долга клиента (применяется для осуществления переноса задолженности клиента по нескольким объектам расчетов на один);
• Перенос аванса поставщику (применяется для осуществления переноса ранее выданных авансов с нескольких объектов расчетов на один);
• Перенос долга поставщику (применяется для осуществления переноса задолженности поставщику по нескольким объектам расчетов на один);
• Взаиморасчет по встречным обязательствам (применяется для зачета задолженности контрагента как клиента, а также задолженности контрагента как поставщика);
• Произвольный взаиморасчет (применяется для осуществления переноса аванса, долга с нескольких объектов расчетов на несколько других объектов).

Обеспечивается возможность отражения операций по списанию задолженности, которая возникла в процессе создания хозяйственных операций между несколькими организациями и её клиентами либо поставщиками.

Специальный инструмент «Сверка взаиморасчетов» позволяет отражать состояние взаиморасчетов между определенной организацией и юрлицом партнера за конкретный временной промежуток. Сверку можно проводить с детализацией по объектам расчетов и партнерам. Отчет Сверка расчетов позволит проанализировать задокументированные сверки расчетов и получить информацию о том, есть ли какие-либо расхождения между сведениями клиента и «нашими».

Учет кредитов, депозитов, займов

Программа предусмотрела целый перечень возможностей для ведения учета по депозитам, кредитам, заимствованиям, а именно:

• Вести график отчислений/начислений по депозитам, кредитам;
• Проводить анализ обязательств по кредитным договорам;
• Проводить расчет ежемесячных сумм комиссий, процентов по договорам и отражать их в информационной базе;
• Проводить регистрацию депозитных/кредитных договоров с учетом всех параметров погашения кредитных договоров и начисления процентов, комиссий по каждому отдельному договору;
• Вести изначальные остатки по договорам кредитов/депозитов.

Предусмотрена возможность вести учет по вариантам графиков, которая важна для формирования прогноза движения ДС. Варианты графиков могут формироваться вручную, а также при помощи загрузки в информационную базу из внешнего файла. Данные по графикам служат также источником для создания заявок на расходование ДС, начисления доходов/расходов по комиссии, процентам. При оформлении начислений по депозитам, заимствованиям, кредитам можно отразить следующий перечень операций:

• Начисления по полученным кредитам и заимствованиям;
• Начисления по депозитам;
• Начисления по выданным заимствованиям.

В прикладном решении предусмотрена возможность корректировать задолженность по займам, кредитам, а именно:

1. Списание (либо начисление) задолженности на статьи расходов/доходов, а также активов/пассивов.
2. Отражать взаиморасчеты, перевод задолженности в контрагентскую задолженность и обратно, при этом списывая суммы через промежуточную статью активов/пассивов.

Учет операций по эквайрингу

Прикладное решение поддерживает использование учета операций эквайринга, а именно оплаты платежными картами посредством интернет-эквайринга. Поддерживается несколько сценариев применения:

1. Проведение оплаты в интернет-магазине через одну из представленных платежных систем: банковской картой, PayPal, Яндекс.Деньги и другие.
2. Сведения об оплате выгружаются с сайта, а после загружаются в учетную систему.
3. Эквайринговые терминалы при этом опциональны.

Пользование эквайринговыми терминалами и применяемая схема подробно описываются в договоре.

Оплата платежными картами оформляется с указанием договора эквайринга, а также эквайринговых терминалов.

Для того чтобы получить возможность оформлять операции по приему платежей посредством эквайринговых терминалов, изначально данные терминалы необходимо зарегистрировать в списке всего подключаемого оснащения. Также необходимо подключить к рабочему месту кассира. Есть возможность использовать терминалы в автономном режиме (без автоматической связи с рабочим местом кассира).

 К списку возможностей стоит отнести:

• Осуществление возврата ДС по операциям эквайринга;
• Проведение сверки итогов по эквайрингу;
• Автозагрузка отчетов банка по операциям эквайринга;
• Получать зачисление платежей общей суммой за минусом комиссии эквайринга;
• Проводить регистрацию в системе отчета по платежам.

Закажите демонстрацию подсистемы «Казначейство» в 1С:ERP.