Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией?

Каждого сотрудника работодатель обязан отправлять в ежегодный отпуск — не меньше 28-ми календарных дней. В некоторых ситуациях разрешается заменять компенсацией оплату отпускных дней. Таких ситуаций две — при расторжении трудового договора (если остались неиспользованные дни отпуска) и когда есть дополнительные отпуска, превышающие 28 календарных дней.

Имеется задолженность по отпускам

У сотрудников зачастую накапливается задолженность по ежегодным отпускам за несколько лет. И тогда работодатель должен решить, как с нею разобраться. Можно ли неиспользованные дни отпуска компенсировать денежными средствами?

На основании ст. 126 ТК установлено, что основная норма по отпускным дням — каждому сотруднику 28 календарных дней отпуска за отработанный рабочий год. И нужно предоставлять эти дни «в натуральном виде».

Соответственно, когда у работодателя имеется задолженность по отпуску перед сотрудником, к примеру, 100 дней, поскольку работник 4 года не отдыхал, работодатель не может просто так заменить задолженность денежной компенсацией. Только если производится расторжение трудового договора. И при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпускные дни, то есть за 4 года.

Компенсация отпускных дней и претензии ИФНС

При выплате сотруднику большой компенсации у работодателя может произойти конфликт с ИФНС. Налоговики могут спросить — почему компенсацию за все 4 года отнесли в расходы по налогу на прибыль?

 Дело в том, что по ст. 255 НК при исчислении налога на прибыль в затраты на оплату труда надо относить лишь компенсацию по нормам трудового права. При этом оно указывает о прямом запрете на непредоставление ежегодного отпуска в течение 2-х лет подряд (ст. 124 ТК).

Как правило, через суд работодатель может оспорить действия ИФНС, ссылаясь на ст. 127 ТК. По этой норме ТК РФ работодатель обязан выдать компенсацию сотруднику за все неиспользованные отпускные дни.

Компенсация части отпуска, если есть дополнительный

Когда сотрудник планирует работать в компании и далее, то работодатель может заменить ему только часть ежегодного отпуска, которая больше 28 календарных дней. Она предусматривается для тех категорий сотрудников, которым по нормам трудового права полагается более длительный основной отпуск — больше 28-ми дней.

К таким работникам относятся:

• сотрудники-инвалиды, для которых длительность отпуска — не меньше 30-ти календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• несовершеннолетние сотрудники, для которых длительность отпуска — 31 календарный день (ст. 267 ТК);
• муниципальные служащие, для которых длительность отпуска — 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ).

Кроме того, есть категории сотрудников, которым по нормам трудового права нужно предоставлять ежегодные допотпуска. К таким относятся работники, которые:

• работают во вредных или опасных условиях (ст. 117 ТК);
• имеют особый характер работы (ст. 118 ТК);
• трудятся на ненормированном рабочем дне (ст. 119 ТК);
• работают на Крайнем Севере и приравненных к нему территориях (ст. 321 ТК, ст. 14 Закона от 19.02.1993 г. № 4520-1).

Допотпуска предоставляются по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых факторов. Условия и правила предоставления этих отпусков прописываются в колдоговоре или ином внутреннем документе.

В ч. 3 ст. 126 ТК указаны категории сотрудников, в отношении которых не разрешается замена основного и дополнительного отпуска компенсацией деньгами. К примеру, такими сотрудниками являются:

• беременные работницы;
• несовершеннолетние;
• работники, которые трудятся во вредных или опасных условиях.

Указанные сотрудники могут получить компенсацию отпуска деньгами только в одной ситуации — при расторжении трудового договора.

По ст. 117 ТК, минимальная длительность допотпуска — 7 календарных дней. Конкретная длительность это отпуска определяется условиями трудового договора на основании отраслевого соглашения или колдоговора.

Часть отпуска больше 7 календарных дней может заменяться компенсацией, для чего сотрудник подает соответствующее заявление. Также условие о возможности замены компенсацией дополнительного отпуска должно быть указано в отраслевом соглашении или колдоговоре.

Сотруднику, который подвергся воздействию радиации из-за чернобыльской чрезвычайной ситуации, неиспользованные дни ежегодного дополнительного отпуска нельзя заменять компенсацией (предоставляется по п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1).

Компенсация при увольнении

В ТК РФ отсутствуют правила расчета компенсации при увольнении. Поэтому работодатели учитывают Правила об очередных и дополнительных отпусках, регламентированные НКТ СССР 30.04.1930 г. № 169.

В них важен п. 35, в котором сказано, что при расчете сроков работы, которые дают право на допотпуск или компенсацию за отпуск при увольнении, излишки меньше половины месяца убирают из расчета, а излишки не менее половины месяца округляют до полного месяца.

У работодателей может быть вопрос — как посчитать половину месяца в феврале, в котором 28 дней? Надо учитывать не календарный, а рабочий месяц, поскольку отпуск предоставляют за рабочий год.

К примеру, работник трудоустроен 18.09.2023 года. С 01.12.2023 года он увольняется. Требуется определить, сколько полных месяцев отработано сотрудником. Два месяца (с 18.09. по 17.10. и с 18.10. по 17.11.) отработаны полностью. Третий месяц отработан с 18.11. по 01.12., а потому в соответствии с п. 35 Правил, компенсация платится лишь за два месяца.

Мнение Конституционного суда о компенсациях

В Постановлении КС от 25.10.2018 г. № 38-П указаны ответы на два ключевых вопроса, которые касаются компенсации отпускных дней:

• За сколько лет предоставляется компенсация? К примеру, сотрудник не уходил в отпуск в течение 5-ти лет. Предоставляется ли ему отпуск за все 5 лет?
• Пропадают ли через 18 мес. отпускные дни, которые остались от рабочего года? Законом от 01.07.2010 г. № 139-ФЗ утверждена Конвенция МОТ № 132 об отпусках. По ст. 9 Конвенции непрерывная часть ежегодного отпуска предоставляется не позже 1 года, а остаток ежегодного отпуска — не позже 18 мес. после завершения того года, за который предоставляют отпуск.

Мнение Конституционного суда таково, что требование компенсации за неиспользованные отпускные дни при увольнении не зависит от количества времени, прошедшего с рабочего года когда работник не отдыхал. При этом запрос на выплату надо направить в течение года после увольнения. Раньше по этому вопросу имелись противоречивые мнения, и в компенсации зачастую отказывали даже судебные органы.

В Постановлении КС обозначена ситуация с претензией бывших сотрудников фирмы. Суды изучали их дела с учетом международных норм, по которым срок для обращения за выплатой меньше, если сравнивать с ТК РФ. Конституционный суд не согласился с подобным подходом.

По Конвенции МОТ отпуск используется в течение 18 мес. после завершения года, за который он полагается. И Конституционный суд толкует эти правила в пользу сотрудников — как гарантию, что отпуск не должны переносить на неопределенный срок. Когда сотрудник не использовал отпуск в этот период, применение Конвенции МОТ не предусматривает, что дни отпуска сгорели.

Соответственно, при увольнении работник вправе потребовать денежные средства за неиспользованные отпускные дни за все время работы.

Как получить и оформить компенсацию за отпуск

Для получения компенсации взамен части отпуска сотрудник подает заявление в произвольной форме. Далее работодатель оформляет приказ в произвольной форме о замене части отпуска компенсацией деньгами.

В приказе фиксируются:

• ФИО и должность сотрудника;
• число дней отпуска, которые заменяются компенсацией, и расчетный период;
• основание для оформления приказа;
• реквизиты заявления сотрудника.

Далее сотрудника знакомят с приказом под подпись. Затем работодатель указывает информацию в личной карточке сотрудника в разделе 8 «Отпуск» — о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если же работодатель ведет личные карточки, тогда он вносит сведения в графы таким образом:

• гр. 1 «Вид отпуска» — уточняется, какой отпуск заменяют компенсацией (основной или дополнительной);
• гр. 2 и гр. 3 «Периоды работы» — заполняются по общим правилам;
• гр. 4 «Количество календарных дней отпуска» — указывается число дней отпуска, которое заменяется компенсацией;
• гр. 5 и гр. 6 — фиксируется запись «Замена отпуска денежной компенсацией»;
• гр. 7 «Основания» — указываются реквизиты приказа;
• гр. 10 «Примечание» — проставляется информация о том, что часть отпуска заменили компенсацией, и указывается число компенсированных дней.

Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!