Условно все кадровые документы можно разделить на две группы: обязательные и необязательные. К обязательным нормативным актам законодательство относит трудовой договор, правила внутреннего распорядка, штатное расписание и график отпусков. Другие документы носят необязательный характер. Среди них и положение об оплате труда. В положении об оплате труда можно назвать все выплаты, которые полагаются работникам. Тогда их не придется дублировать в трудовых договорах с работниками.
В статье расскажем, как подготовить положение об оплате труда работников в 2023 году.
Состав разделов положения об оплате труда
В ч. 2 ст. 135 ТК зафиксировано — системы оплаты труда, компенсирующих и стимулирующих доплат и надбавок, а также системы премирования регламентируются колдоговорами, соглашениями, внутренними нормативными документами работодателя. По ст. 22 ТК, выплата зарплаты — это одна из главных обязанностей каждого работодателя. Соответственно, любое юрлицо или ИП с наемными сотрудниками обязано издать отдельный внутренний документ — положение об оплате труда или же зафиксировать требуемую информацию в ином локальном документе. Например, можно указать сведения в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В частности, в данном документе нужно указать систему оплаты труда, ставки или оклады.
Важно! Издавать внутренние нормативно-правовые документы, которые касаются трудовых отношений, вправе все работодатели — как юрлица, так и ИП (ст. 8 ТК).
У положения об оплате труда нет типовой утвержденной формы, а потому работодатель сам разрабатывает структуру и содержание документа с учетом специфики ведения бизнеса, финансовых возможностей и штатного расписания. В положение нужно включить минимальный набор данных — о системе оплаты труда, ставках и окладах, которые применяются у работодателя.
Структура положения об оплате труда
При формировании любого внутреннего нормативного акта, в т.ч. положения об оплате труда, надо ориентироваться на общие требования юридической процедуры. Это означает, что применяемый глоссарий фиксируется в самом документе, при этом указывается грамотное определение каждого термина.
Кроме того, во внутреннем нормативном акте стандартно выделяется раздел, касающийся общих положений. В нем фиксируются цели и правила применения документа, а также указываются ссылки на законы, подзаконные акты и внутренние акты компании, применяемые для регулирования соответствующих взаимоотношений. Здесь же можно указать сведения о лицах, ответственных за решение вопросов, касающихся премирования, решения конфликтных ситуаций и т.д.
На основании разделов «глоссарий» (или термины и определения) и «общие положения» формируется вводная часть документа.
Затем составляется основная часть — раздел, который регулирует механизм и условия оплаты труда. В нем фиксируется используемая система оплаты труда, также вносится ее описание. Когда для разных категорий сотрудников применяют разные системы, требуется для каждой из них отвести отдельные пункты, в которых фиксируются категории работников, подпадающих под конкретную систему.
Важно! Применяются две основные системы оплаты труда — сдельная и повременная. При первом варианте оплата осуществляется за выполненный объем, а при втором — за отработанное время. Каждая их указанных систем имеет свои разновидности. К примеру, повременная подразделяется на простую и повременно-премиальную, а сдельная — на прямую, сдельно-премиальную, сдельно-прогрессивную, косвенно-сдельную, аккордную и комиссионную.
Кроме того, разрешается закреплять одну из систем оплаты труда как основную и устанавливать исключения для отдельных категорий сотрудников. В такой ситуации основная система применяется в отношении всех работников, кроме относящихся к исключаемым.
В основной части во втором разделе обычно указывают механизм оплаты труда в условиях, отличных от нормальных. Подробно описываются доплаты, полагающиеся работникам за выполнение работы временно отсутствующего сотрудника, при совмещении должностей или расширении зоны обслуживания. Также здесь указывается механизм оплаты сверхурочной работы, труда в выходные и праздники, в ночное время, а также при выполнении работ различной квалификации или временном повышении объема работ. Обособленно нужно зафиксировать правила оплаты при невыполнении норм труда или при простое.
Следующий раздел документа предусмотрен для описания гарантийных и компенсационных выплат. В нем указывается механизм оплаты командировок и работы в пути, а также здесь описываются выплаты, которые перечисляются сотрудникам при:
- переезде на работу в другую местность;
- исполнении общественных или гособязанностей;
- совмещении работы и учебы;
- направлении на учебу для повышения квалификации;
- переводе на иную постоянную нижеоплачиваемую работу;
- несчастном случае на производстве или профзаболевании;
- направлении на медобследование;
- использовании собственного имущества сотрудника и т.д.
Затем заполняется раздел, в котором указываются правила начисления и выплаты зарплаты. В нем нужно зафиксировать требования, которые должны соблюдать сотрудники в целях начисления зарплаты. Кроме того, требуется отразить форму оплаты труда — наличкой через кассу или безналичным способом на банковские счета сотрудников, а также процент возможной натуральной оплаты труда. В указанном разделе также нужно прописать механизм, место и сроки выдачи зарплаты, порядок, форму и сроки выдачи сотрудникам расчетных листков.
Следующий раздел обычно связан с индексацией зарплаты. Здесь указываются сроки и механизм повышения оплаты труда.
Внимание! Индексация должна осуществляться ежегодно в зависимости от роста индекса цен и уровня инфляции, или же в зависимости от повышения МРОТ. Разрешается заменять индексацию выдачей премии или увеличением окладов (Определение ВС от 08.04.2019 г. № 89-КГ18-14).
В следующем разделе документа чаще всего указывается информация о премировании. При этом фиксируются виды поощрений, применяемых у работодателя — текущие, периодические, единовременные, индивидуальные, коллективные и т.п., а также показатели премирования для каждого вида.
Нужно учесть, что эти показатели надо прописывать максимально четко, понятно и объективно. Если требуется, можно зафиксировать порядок определения критериев для назначения премий и указать лиц, которые являются ответственными за это.
Важно! Показатели премирования можно устанавливать количественными, например, рост объема продаж или чистой прибыли, или качественными, к примеру, отсутствие брака, обеспечение бесперебойной работы, выполнение требований технических условий и стандартов.
В разделе о премировании нужно указать критерии премируемых сотрудников и величину каждого бонуса или же правила его определения. Размер премии можно указать как в абсолютных цифрах (фиксированной суммой), так и в относительных показателях, к примеру, в процентах от оклада, прибыли, стоимости контракта и т.д. Далее нужно зафиксировать лиц, которые принимают решение о назначении и выплате премии, а также указать сроки и правила выплаты бонусов, правила депремирования работников.
В заключительной части положения об оплате труда и премировании нужно указать нормы об ответственности работодателя за задержку или невыплату зарплаты и за иные нарушения правил оплаты труда и премирования. Кроме того, сюда нужно включить раздел с прочими условиями, в котором указывается порядок вступления документа в действие и правила внесения в него изменений, а также иные процедурные нюансы.
Создание положения об оплате труда
Во многих случаях инициатором разработки положения об оплате труда является работодатель. Кроме того, именно он решает все вопросы, которые касаются разделов и содержания документа.
Исключение — компании, в которых есть профсоюз. В такой ситуации локальный нормативный акт, который устанавливает системы оплаты труда, формируется с учетом мнения профсоюза (ст. 135 ТК).
Ошибки при создании положения об оплате труда
При разработке положения об оплате труда требуется соблюдать главное правило — нормы документа не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с установленными законодательством и колдоговором, а также соглашениями (ст. 8 ТК). Соответственно, при формировании положения принимаются во внимание нормы ТК РФ. Кроме того, нужно сверяться с требованиями обязательных для работодателя отраслевых и межотраслевых соглашений.
Внимание! Сотрудники присоединяются к соглашениям автоматически. Не присоединиться можно только в случае, когда в установленный срок подать официальный отказ от участия в соглашении (ст. 48 ТК).
Другая распространенная ошибка при формировании локального акта — путаница в терминах. Надо следить, чтобы в документе термины и определения не были подмены и не заменены на другие. Кроме того, важно, чтобы термины использовались именно в значении, указанном в глоссарии. Например, когда в вводной части документа указан термин «премия», именно его и нужно применять во всем тексте. Недопустимо подменять этот термин другими, например, надбавка, поощрение, бонус и т.д.
Отдельно внимание уделяется формулировкам, используемым в разделе о премировании, поскольку термин «премия» в трудовом законодательстве имеет двойственный характер. По ст. 129 ТК премия представляет собой стимулирующую часть зарплаты, а по ст. 191 ТК премия представляет собой разновидность поощрения за труд, которая не является частью оплаты труда.
Премия по ст. 129 ТК полагается любому работнику, выполнившему норму труда. Премия по ст. 191 ТК полагается сотруднику, добросовестно выполнившему трудовые обязанности. Решение о выдаче «поощрительной» премии, а не применение иных мер поощрения, например, благодарность или ценный подарок, принимается работодателем. Иными словами, это уже не обязательная премия, на которую рассчитывает каждый работник, а своего рода факультативная доплата за добросовестный труд.
Соответственно, при формировании раздела о премировании в положении об оплате труда требуется четко указать, какие именно премии входят в систему доплат и надбавок стимулирующего характера и являются частью зарплаты, которую нужно выплачивать сотруднику, выполнившему норму труда. А какие — будут поощрением за труд, и решение об их выдаче принимает работодатель в конкретной ситуации.
Важно! Раздал о премировании целесообразно начинать с премий-поощрений и использовать нейтральные формулировки — «премия может выплачиваться», «по решению руководителя компании», «при наличии финансовых возможностей» и проч. Премии, являющиеся часть зарплаты, целесообразно выделить в отдельный блок или подраздел о стимулирующих доплатах и надбавках. При этом можно использовать «обязывающие» формулировки — «премия выплачивается», «имеют право на получение одновременно с зарплатой» и проч.
Еще один важный нюанс, который связан с установлением премии, по которому часто допускают ошибки, — критерии выплаты премий вне зависимости от вида должны быть объективными. Не допускается закреплять право работодателя по своей инициативе выплачивать премию одному сотруднику и при тех же условиях и обстоятельствах не выплачивать другому сотруднику (Определение ВС от 27.11.2017 г. № 69-КГ17-22).
Правила принятия положения об оплате труда
Разработанный проект положения утверждает работодатель одним из двух методов:
- ставится соответствующая подпись на самом документе;
- издается отдельный документ (приказ или распоряжение), к которому приложением будет — само положение об оплате труда.
Утвержденный документ доводится для ознакомления всеми сотрудниками под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК). Работники могут ставить подписи в соответствующем листе ознакомления, являющемся частью положения об оплате труда, или же в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании, в котором указываются реквизиты положения.
Когда в компании действует кадровый ЭДО или сотрудник работает дистанционно, он подтверждает факт ознакомления с положением об оплате труда своей электронной подписью.
Если новое положение об оплате труда вводят вместо ранее действовавшего и при этом меняются условия оплаты труда, об этом надо известить сотрудников не меньше чем за 2 месяца до начала действия нового документа (ч. 2 ст. 74 ТК).
Внимание! Положение об оплате труда начинает действовать для всех сотрудников одновременно — с момента принятия этого документа работодателем или с момента, установленного в самом положении, независимо от факта ознакомления с ним всех сотрудников (ч. 7 ст. 12 ТК, Определение Санкт-Петербургского горсуда от 23.08.2010 г. № 11564, АО Архангельского облсуда от 04.07.2013 г. № 33-3933/2013, АО Мосгорсуда от 20.06.2012 г. № 11-6193, Челябинского облсуда от 30.09.2013 г. № 11-10255/2013).
Также нужно учесть, что положение об оплате труда обязательно должно быть у работодателей, поскольку на него ориентируются бухгалтеры при начислении зарплаты, надбавок, доплат и премий. Также инспекторы трудовой инспекции могут запросить указанный документ. На основании положения ИФНС может проконтролировать корректность начисления налогов и страхвзносов на выплаченные сотрудникам суммы.
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
