Сегодня расскажем, как повысить эффективность работы компании через автоматизацию платежного процесса. К нам часто обращаются клиенты, которые собирают визы ответственных на бумаге или по e-mail с просьбой помочь сократить временные затраты на лишние процессы.
Когда бизнес набирает обороты и развивается быстрыми темпами, специалисты финансового сектора не всегда успевают подстроиться под все изменения, возникает множество проблем.
Проблемы с платежами в современных компаниях:
-
Большое количество счетов, которые поступают из разных источников: по электронной почте, скайпу, приносят лично и бесконечно требуют ответа о статусе платежа. Работник финансового отдела постоянно отвлекается для уточнения деталей и согласовывания выплат.
-
Нет единого графика платежей. Бессистемность поступления счетов и необходимость дополнительно уточнять и согласовывать данные не позволяет создать и соблюдать единый календарь выплат по счетам.
-
На организацию платежей тратится много рабочего времени и ресурсов. Время уходит на проверки, координацию и уточнение информации. В результате отодвигаются сроки оплаты счетов и растут финансовые затраты.
-
Человеческий фактор. Если нет единой схемы работы, то часто возникают ошибки, которые могут привести к финансовым и временным потерям.
Чтобы решить все вышеперечисленные проблемы, на помощь приходит автоматизация некоторых функций. К примеру, только автоматизация процессов казначейства повысит эффективность компании в целом.
Автоматизация казначейства — это процесс создания информационной системы, которая служит для:
-
планирования, контроля и управления финансовыми ресурсами компании;
-
увеличения доходности за счет оперативного управления денежными потоками;
-
уменьшения финансовых рисков компании;
-
снижения операционных расходов и расходов на подготовку отчетности.
Решение БИТ.ФИНАНС организует работу со счетами, делая ее проще, понятнее и прозрачнее. При использовании модуля Казначейство сотрудники выполняют список понятных для них задач, каждая из которых является частью общего процесса оплаты счета. Задачи включают в себя создание и отправку заявок для оплаты счета, ведение отчетности, а также согласование и осуществление исходящих выплат.
Модуль казначейства в БИТ.ФИНАНС включает в себя:
-
Рабочее место казначея.
-
Оперативный контроль исполнения бюджетов.
-
Заявки на денежные средства.
-
Визирование.
По опыту можем отметить, что этап внедрения казначейства – один из самых простых, но при этом именно он приносит основную пользу. Здесь планируются траты, заложенные в бюджет. То есть, бюджет планируется на год, а казначейство позволяет запланировать оперативные платежи, например, на дни или месяцы вперед. Сюда же включается работа с договорами. Учитываются условия оплаты по ним, фиксируются вероятности сделок и заявки на платежи.
Руководитель и работники финансового отдела могут легко сэкономить время и не отвлекаться на рутинные дела:
-
Система БИТ.ФИНАНС проанализирует все поступившие заявки и сформирует список необходимых платежей на оплату, а также быстро распределит все счета по датам.
-
Сформирует готовые перечни платежей по заранее определенным шаблонам.
-
Отправит уведомления об изменениях статуса платежа (согласование/оплата/отказ) всем заинтересованным сотрудникам.
-
Установит при необходимости лимит по платежам по необходимым статьям.
-
Позволит работать в рамках предварительно подготовленного платежного календаря.
Закажите бесплатный тест-драйв и оцените возможности решения. А если у вас остались вопросы по автоматизации платежей, задайте их нашим специалистам по телефону прямо сейчас.
