Правильный ИТ-аутсорсинг необходим бизнесу на каждом этапе его развития, начиная со стадии роста, в период становления компании, в процессе дальнейшей оптимизации и планирования. ИТ-аутсорсинг это хороший вариант страховки от возможных рисков, возможность всегда оставаться на высоте.
Задачи аутсорсинга:
- Освободить ИТ-сотрудников от рутинной и второстепенной работы.
- Сконцентрировать усилия персонала на главных для бизнеса целях.
- Уменьшить финансовую нагрузку на компанию.
При правильном подходе к аутсорсингу это вполне достижимые цели. С самого начала все должно выполняться профессионально. Это касается подготовительного периода, выбора поставщика и четкого понимания, какие вопросы следует доверять ИТ-аутсорсингу.
Подготовка
Готовность бизнеса к привлечению внешних ресурсов оценивается при помощи анализа, который в дальнейшем избавит от затруднений и позволит подрядчику выполнить работу с максимальной продуктивностью. Основные критерии оценки:
- определение основных процессов управления ИТ-услугами;
- формулировка четких конкретных и реальных преобразовательных задач;
- заказчик должен сам себе ответить на вопрос: "Насколько меня удовлетворяет управление ИТ-потребностями в компании?"
Необходимо просчитать экономическую эффективность. Теоретически, заказчики понимают, что ИТ-аутсорсинг это возможность сэкономить, на деле же далеко не все могут просчитать стоимость содержания собственной ИТ-службы. Есть три основные направления, требующие финансовых затрат на обеспечение ИТ-инфраструктуры:
- Прямые затраты. Заработная плата ИТ-специалистов.
- Прямые и косвенные. Организация рабочего процесса (стоимость рабочих мест и площадей, расходы на обучение и развитие сотрудников и пр.).
- Другие затраты. Организация, коммуникации, управление рисками, инфраструктура и т.д.
Экономия — это важно, но важнейший ресурс любой компании — это люди, сотрудники. В отделе информационных технологий произойдут кардинальные перемены после принятия решения об ИТ-аутсорсинге. ИТ-специалистам придется переквалифицироваться в менеджеров, а их главная задача будет заключаться в управлении поставщиком услуг.
Подобная трансформация не каждому специалисту по плечу и по нраву. Во избежание потери ценных сотрудников можно перевести их в аутсорсинговую компанию. Таким образом "кадровый риск" снизится, квалификация персонала повысится, и он по-прежнему сможет качественно выполнять работу.
Выбор аутсорсера
Дело весьма серьезное, так как ИТ-инфраструктура определяет успешный ход бизнеса. Можно выбрать несколько поставщиков услуг и поинтересоваться у их заказчиков, насколько те довольны качеством выполненной работы. Хорошая аутсорсинговая компания не может иметь меньше трех довольных клиентов. Такого количество отзывов достаточно, чтобы понимать уровень профессионализма поставщика услуг.
Второй важный этап – договор. Этот документ должен быть четким, понятным обеим сторонам. Service Level Agreement (соглашение об уровне предоставления услуг) является главным показателем в принятии решения о заключении контракта. Основные моменты SLA:
- Кому предоставляется услуга?
- Какие сервисы?
- Какого качества?
- В какие сроки?
Главными критериями качественного подрядчика является выполнение проекта без отклонений от графика и в рамках бюджета. Финансовая ответственность компании Первый Бит в направлении ИТ-аутсорсинг обеспечивается соглашением об уровне сервиса (SLA) и договором о защите конфиденциальности (NDA).
Что можно и что нельзя отдавать на ИТ-аутсорсинг?
Часть ИТ-системы, в которой находится все самое важное и сложное, всегда остается внутри компании под тщательным контролем внутренней ИТ-службы:
Проектирование и развитие архитектуры. Этот процесс должен происходить исключительно внутри компании. Ее прошлое, настоящее, планы на будущее лучше всех знают именно те, кто в ней работает. При необходимости к ИТ-аутсорсеру можно обратиться за помощью, но владение процессом прерогатива самой компании.
Критические сервисы. Они ответственны за главные бизнес-процессы компании. Изнутри легче увидеть возможности изменений, связанные с актуальной ситуацией на рынке. Специфика бизнеса и выбор лучших направлений развития также лучше видны внутри. Нахождение критических сервисов под управлением внутренней ИТ-службы обеспечит компании оптимально структурированный сервис, что даст возможность более эффективно управлять им.
А вот от лишней нагрузки целесообразно избавиться. Это следующие сервисы:
Сервис-Деск. Относится к типовым и самым популярным услугам у заказчиков. Если происходит сбой, то благодаря Сервис-Деску удается быстро принять и маршрутизировать звонки, оперативно справиться с техническими проблемами и вернуться к обычному рабочему ритму. Отдав Сервис-Деск на аутсоргсинг, компания получит следующие преимущества:
- довольных пользователей;
- отсутствие технических проблем;
- расходы на обслуживание запросов конечных пользователей сократятся в два раза.
Управление ИТ-инфраструктурой. Инфраструктура оказывает непосредственное влияние на производительность труда. Аутсоргсинг значительно повысит эти показатели, расходы станут более прозрачными, получится экономия на косвенных затратах, которые направляются на покупку лицензий, аренду и обслуживание помещений, коммунальные платежи.
Управление приложениями и поддержка рабочих мест. Профессиональный опытный аутсорсер обязательно удешевит стоимость бизнес-приложений и увеличит эффективность рабочих мест. Важный момент – передача подрядчику автоматизации развертывания предложений, заказчик существенно сэкономит на специализированном ПО, которое стоит недешево.
