Электронный документооборот в медицинской организации

Электронный документооборот в медицинской организации – это способ сбора, хранения и обмена данными без использования бумажных носителей. Главной целью электронных документов является оптимизация работы сотрудников и быстрый доступ к необходимым медицинским записям.

Преимущества электронного документооборота для медицинской организации

Электронный документооборот в медицинских организациях решает ряд важных задач. В первую очередь он позволяет сократить время на заполнение медицинских документов, увеличить производительность сотрудников и сократить трудозатраты на бумажную работу, обмениваться документами с государственными контролирующими органами и соответствовать требованиям законодательства. Не менее важен быстрый обмен информацией со страховыми компаниями и лабораториями.

Данные в электронном виде дают сотрудникам следующие возможности:

• Регистрация и ведение документов;
• Поиск необходимых файлов;
• Коллективный доступ ко всем файлам;
• Анализ данных и создание отчетов;
• Контроль работы сотрудников;
• Возможность доступа к архивам.

Для того, чтобы вести электронную документацию, существует специальная программа для хранения и обработки данных. При этом, медицинское учреждение имеет право выбора. Каждая организация решает сама, перейти полностью на электронный документооборот или совмещать запись частично с бумажным носителем. В случае необходимости это не мешает предоставить пациенту запрашиваемые документы в письменном виде.

Система электронного документооборота медицинской организации имеет ряд преимуществ, среди которых:

• Отсутствие потребности дублирования медицинских данных;
• Снижается время для ведения документации, при этом врач может выделить больше времени на прием пациента;
• Множественный доступ к данным среди коллег и медицинских учреждений;
• Удаленное взаимодействие с контрольно-надзорными службами;
• Экономия места в архиве;
• Снижение расходов на содержание архива;
• Снижение риска потери медицинской документации;
• Увеличение эффективности и производительности медицинской организации;
• Быстрый поиск необходимой документации.

Срок хранения электронных медицинских документов

Касаемо периода хранения, электронные документы ничем не отличаются от бумажных. Медицинская карта, история родов и карта ребенка хранятся в течении 25 лет. Записи о ходе оперативного вмешательства и учет приемов пациентов хранятся 5 лет. Записи вызова скорой помощи хранятся на протяжении 3 лет.

Документы, которые поддаются переводу в электронный вид

Практически все медицинские документы можно перевести в электронный вид. В первую очередь это касается документов о состоянии здоровья пациента и его лечении. К таким документам относят: медицинская карта пациента, заключение, справки, выписки, направление.

Электронный документооборот возможен и со страховыми службами. Сюда входят: обмен записями о застрахованных лицах, гарантийное письмо от страховой компании, изучение реестра предоставленных услуг, изучение актов выполненной работы и юридических счетов. Электронный документооборот со страховой компанией позволит решить ряд вопросов:

• Ускорит обмен медицинскими данными между учреждениями, что повлияет на скорость оплаты медицинских услуг
• Снижение расходов для содержания архива
• Документы автоматически попадают в информационную систему медицинского учреждения
• Медицинское учреждение и страховые компании могут работать в определенном формате электронных записей
• Прозрачная работа между медицинским учреждением и страховыми службами

Взаимодействие со страховыми компаниями в программе БИТ.Управление медицинским центром

Немаловажную роль играет и электронный документооборот с лабораториями. В электронном виде возможно выдавать направления на диагностические и лабораторные исследования, а также получать результаты проводимых исследований.

Взаимодействие с лабораториями в программе БИТ.Управление медицинским центром

Документооборот с органами здравоохранения, как региональными, так и федеральными. Сюда относят: листы нетрудоспособности для Фонда социального страхования, реестр электронных медицинских документов, работа с медицинской картой.

Учитывая, что перевод документов в электронный вид внедрен в медицинские организации не так давно, имеются и некоторые недостатки данной систематизации. Документы, которые требуют от пациента подтверждение согласия и подпись, предоставляются организацией в бумажном виде. К таким документам относят:

• Договор на предоставление платных медицинских услуг.
• Согласие пациента на обработку персональных данных.
• Информированное добровольное согласие.

Для того, чтобы сделать документ юридически значимым, пациент должен поставить свою подпись. Чаще всего, пациенты не обладают квалифицированной электронной подписью, которая могла бы упростить заполнение документов в электронном виде. Поэтому все документы, где требуется индивидуальная подпись пациента, заполняются на бумажном носителе.

Если же пациент имеет при себе электронную подпись, то она может быть двух видов:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись - используется для заполнения любых медицинских документов
• Усовершенствованная усиленная квалифицированная электронная подпись - содержит в себе информацию о дате и времени создания подписи, а также доказательства подлинности сертификата

Требования к электронному документообороту в медицине

Переход к электронному ведению документации необходим для всех медицинских учреждений. Это позволяет решить основные запросы электронного документооборота:

• Соответствие ведения и формата записей по обновленным требованиям законодательства
• Получение пациентом необходимых записей в электронном виде
• Быстрый обмен медицинскими данными с другими организациями (страховая, лаборатории, органы здравоохранения)
• Увеличение эффективности работы медицинского учреждения и сотрудников

К основным требованиям законодательства к электронному медицинскому документообороту относят:

• Медицинское учреждение может выбирать, переходить на электронный формат полностью или остаться частично с бумажными носителями
• Пациент может в любой момент потребовать медицинские данные на бумажном носителе, даже если клиника полностью перешла на электронный документооборот
• Требования к электронному документообороту едины для всех организаций и размещаются на портале Минздрава
• Для корректной работы с документами можно менять их формат
• Подписывать электронные документы можно только утвержденной электронной подписью. Такая подпись может быть как от физического лица, так и от юридического

Требования к информационным системам медицинского документооборота

Организация электронного документооборота в медицине основывается на ряде общих требований. К основным требованиям, которые предъявляют к медицинским информационным системам, относят:

• Сертифицированный ПО
• Ведение электронных медицинских данных включает их сбор, хранение, обработку и регистрацию в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ)
• При переходе на электронный документооборот руководителем определяется перечень видов и форм медицинских документов, доступ сотрудников, обмен данными с другими организациями, порядок лиц, которые могут подписывать электронные документы
• Возможно изменение формата документа, полей и других элементов, если это не меняет основную суть медицинских данных
• Подписывается электронный документ исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП)
• Медицинское учреждение, которое предоставляет услуги электронного документооборота, должно быть внесено в Федеральный реестр медицинских учреждений
• Все созданные электронные документы в течении суток должны быть зарегистрированы в РЭМД
• В случае необходимости, по запросу служб или пациента, медицинская организация обязана предоставить данные на бумажном носителе. Для государственных учреждений, медицинские данные на бумажном носителе предоставляются в течении 10 дней со дня запроса
• В электронных документах не допускаются рукописные правки
• Электронные документы подлежат исправлению. Для этого создается новый документ, который заново регистрируется в РЭМД
• Поддержка работы и обмена данными с единой государственной информационной системой
• Взаимодействие с другими организациями (страховая, лаборатории)
• Возможность сканирования документов в случае переноса данных на бумажный носитель
• Возможность резервного копирования данных.

Электронный документ должен состоять из следующих данных: наименование медицинской организации; персональные данные; дату создания электронного документа; должностное лицо, отвечающее за документооборот; данные о сертификате и его сроке действия.