Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролировать процессы исполнения по документам.
• Создавать справочники и работать с ними.
• Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
• Создавать и редактировать реквизиты.
• Формировать отчеты по документообороту организации.
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
• Создавать новые документы в системе по шаблонам.
• Работать с разными версиями документов.
• Электронно отправлять и получать документы.
• Работать с различными папками.
• Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
• Ограничивать доступ к хранящейся информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

• Производственные
• Управленческие
• Архивные
• Налоговые
• Кадровые
• Бухгалтерские
• Складские
• Технические и т.д.

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

• Приказы
• Уставы
• Заявления
• Протоколы совещания
• Инструкции
• Регламенты
• Служебные записки и т.д.

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
• Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

• Бухгалтерская отчётность
• Налоговая отчётность
• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

• Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
• Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!