В процессе начисления заработной платы, часто возникают ситуации, когда необходимо осуществить дополнительную доплату или же полностью пересчитать начисленную сумму. 1С:ЗУП позволяет осуществить данные процедуры в отдельном документе «Доначисления и перерасчеты в 1С», причем, благодаря механизму перерасчета, это можно сделать автоматически.
Данный механизм реализован на основе контроля вводимых данных, и программа самостоятельно предложит пользователю определить есть ли необходимость в проведении данной процедуры. По каким причинам необходим перерасчет и как его выполнить, вы узнаете, прочитав данную статью.
Причины перерасчетов в 1С:ЗУП
- Работнику, ушедшему на больничный, зарплата за месяц уже начислена, но его невыходы на работу еще не отражены в системе. Программа предложит осуществить перерасчет при предоставлении больничного листа.
- Внесение «задним числом» приказа на изменение начисления в прошлом месяце. Соответственно позднее внесение документа автоматически вызовет перерасчет.
- Исправление каких-либо ошибок или внесение изменений в документацию прошлого периода, а также внесение ошибочных данных при приеме на работу, переводе на другую должность.
- Какие-либо изменения и неточности в датах: болезнь работника в период отпуска и предоставление им больничного листа, досрочный выход работника из отпуска т.п.
Настройка операции
Для того чтобы произвести операцию нужно совершить определенные настройки. В разделе «Сервис-Перерасчеты» указаны все возможные варианты действий при перерасчете.
Провести данную операцию можно в отдельном документе «Начисление зарплаты». Пользователю необходимо войти в «Настройки», а затем в «Расчет зарплаты».
В открывшемся окне устанавливаем галочку «Выполнять доначисления и перерасчет зарплаты отдельным документом». При начислении зарплаты пользователь будет предупрежден о перерасчете (однако, в документе это не будет отражено).
Перерасчет при начислении заработной платы в 1С
Разберем данную процедуру на конкретном примере. Начисления зарплаты за прошедший месяц были проведены без учета изменений процентных надбавок у работников. После обнаружения ошибки, пользователь изменяет процент надбавок путем введения документа «Изменение плановых показателей». Соответственно процент надбавок подвергся изменению, что было отмечено программой уже в текущем месяце (при внесении документа «Начисление зарплаты и взносов»). Программой автоматически выводится предупреждение о необходимости совершить перерасчет.
Если пользователь нажмет на кнопку «Подробнее», то он получит информацию о том, какие документы повлекли за собой данный перерасчет и каких сотрудников он затронул. После этого нужно нажать кнопку «Пересчитать сотрудников» (кнопка укажет количество пересчитываемых сотрудников).
Перерасчет задействованных начислений осуществляется в документе «Начисления», на вкладке «Доначисления и перерасчеты» (если ранее не была установлена галочка о необходимости перерасчета отдельным документом). На указанной вкладке можно заметить несколько разделов, в каждом из которых будет отображаться собственный вид перерасчета. Наименование разделов следующее: начисления, пособия, льготы, удержания. Перерасчет по каждому из сотрудников отображается на вкладке «Начисления»: красным цветом обозначены начисления, совершенные в прошедшем месяце, а черным цветом выделяются начисления в соответствии с вносимыми изменениями.
Начисления будут разбиваться на два периода (или строки). Это обусловлено тем, что изменения могут вноситься как с начала периода, так и с определенного числа (задается пользователем)
В случае возникших затруднений можно обратиться к обновляемой инструкции по начислению зарплаты в 1С:ЗУП 8.3.
Перерасчет в отдельном документе
В том случае если расчетчик проставил галочку в окошечке «Выполнять доначисления и перерасчет зарплаты отдельным документом», то процедура будет производиться отдельно и соответственно в отдельном документе.
Для этого заходим в раздел «Зарплата» и выбираем «Перерасчеты». Мы уже знаем, что вместе с документами, из-за которых и происходит перерасчет, в специальной таблице будут указаны те сотрудники, которых он затронул. Также, чтобы ознакомиться с документами необходимо нажать на их ссылки в графе «Причины».
Чтобы начать процедуру, пользователю нужно нажать на кнопку «Добавить», выбрать интересующий его вариант, а далее нажать «Доначислить сейчас».
После всех проведенных манипуляций появится документ «Доначисление, перерасчет», в котором на вкладке «Начисления» будут указаны сотрудники и выполненный перерасчет начислений. Не забываем, что красный цвет – это начисления прошлого периода, а черный, соответственно, начисления за текущий период отображаемые с учетом всех изменений. Также, в данном документ можно поменять месяц выполнения процедуры.
Перерасчет начислений автоматически запустит перерасчет в НДФЛ. Это можно заметить, перейдя на вкладку «НДФЛ»
После перерасчета в остальных разделах также могут произойти изменения данных, причем программа автоматически обратит внимание на это внимание. Это можно проследить, перейдя на остальные вкладки– «Льготы», «Удержания», «Пособия»
Отмена перерасчета в 1С
В некоторых ситуациях, несмотря на предложенный программой перерасчет, необходимость в данной процедуре отсутствует. Соответственно возникает закономерный вопрос о том, как в ЗУП вообще убрать перерасчеты. Для этого сделаем следующее: нажимаем правой кнопкой мыши на напоминание о перерасчете и в выпавшем контекстном меню, выбираем «Отменить».
Выше были рассмотрены процедуры перерасчетов по причине изменения данных в прошлом периоде, а также при исправлении ошибок. Кроме этого, перерасчеты могут быть проведены при исправлении в больничных листах или в отпуске.
Перерасчет в документах отклонений (больничный и отпуск)
Например, работник организации, находился в определенный период в отпуске и в этот момент ушел на больничный. В отпуске он должен был находится в период с 15.05 по 11.06, а больничный лист выписан с 29.05 по 05.06. Естественно, что после того как работник принесет больничный лист, и он будет внесен в программу, то она автоматически предложит пересчитать начисленные отпускные. Соответственно суммы отпускных будут сторнированы (исправлены), что и будет отмечено в программе красным цветом.
На указанный период установится начисление больничного листа. Также, в случае если существует два пересекающихся документа отклонения, то программа выдаст соответствующее предупреждение и предложит провести документ.
Перерасчет в документах (отпуск)
Пользователи имеют возможность внести изменения в данный документ: исправить неправильные даты отпуска, удалить ошибки, сделанные при расчете среднего заработка, а также осуществить продление отпускных дней на период болезни работника. В документе «Отпуск» перед пользователем будут показаны две кнопки «Исправить» и «Сторнировать». В последнем случае, при нажатии кнопки документ будет полностью отменен. Если же нажать «Исправить», то в документ будут внесены исправления.
Нажмите кнопку «Исправить» и после того как откроется новое окно «Отпуск», перенесите дату его окончания на количество дней больничного.
После совершенных действий, произойдет исправление отпускных начислений на вкладке «Пересчет прошлого периода», причем произойдет это отдельно по периодам, на даты введенных ранее больничных.
Расчет начисленной суммы (с учетом изменений) можно проследить, перейдя на вкладку «Начисление (подробно)».
После всех внесенных исправлений и изменений, исходный документ будет иметь отметку о проведенных изменениях (красная надпись: «Документ исправлен и его редактирование невозможно»). Пользователь может просмотреть внесенные изменения нажатием на кнопку «Открыть документ исправления».
В случае правильного внесения всех данных и после проведенных изменений, в табеле будут корректно отображены дни отклонений и начисления по периодам. Все это необходимо для правильного отображения в отчетности.
Случайный перерасчет документов в 1С ЗУП
В процессе деятельности бухгалтеров возможны случайные перерасчеты документов за прошлый период. Этого можно избежать следующими способами.
- Вводить доначисления и перерасчеты отдельным документом, предварительно проведя соответствующие настройки (указано выше).
- Настроить дату запрета редактирования документов.
Так как первый вариант, с отдельным документом, уже был рассмотрен выше, то обратимся ко второму варианту, связанному с установкой даты запрета на редактирование. Для этого пользователю нужно перейти на вкладку «Администрирование», а затем выбрать «Настройки пользователей и прав». После этого, в открывшемся окне, в его левой нижней части, находим надпись «Даты запрета изменений» и устанавливаем там галочку.
После этого нам нужно установить дату запрета и выбрать на кого будет действовать данный запрет: на всех или конкретных пользователей, на общие или отдельные объекты и разделы. Данную настройку можно провести, обратившись к кнопке «Другие способы указания даты запрета». Нажатие на нее вызовет контекстное меню, в котором пользователь сможет выбрать необходимые ему варианты.
После установленных настроек у пользователя не будет возможности случайно изменить или перепровести документы прошлого периода до даты, внесенной в настройки.
В 1С 8.3 ЗУП и 1С можно осуществить доначисление зарплаты и соответственно ее перерасчет. Научившись осуществлять несложные действия в программе, пользователи смогут:
- внести необходимые корректные изменения и произвести исправления ошибок за прошлые периоды;
- произвести требуемые настройки и защитить себя от проведения случайных изменений расчетов прошлых периодов.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
