Описание проекта
Компания «Климат Холдинг» развивающаяся компания. Увеличение количества выполняемых заказов потребовало от компании расширения штата, а также организации контроля выполнения каждого этапа работ от получения заявки потенциального покупателя до сдачи работ клиенту и получения отзыва. Для помощи в выборе этого инструмента контроля представители Климат Холдинга решили обратиться к специалистам Первого Бита. Компания «Первый Бит» является золотым партнером «1С-Битрикс24», возглавляет рейтинг компаний, которые знают систему Битрикс24 и регулярно помогают клиентам в ее запуске и использовании, и имеет самое большое количество завершенных проектов.
Специалисты компании «Первый Бит» рассказали Климат Холдингу о том, как перенос бизнес-процессов в цифровое пространство может облегчить контрольные функции руководителей разных уровней. Было предложено создать портал на базе Битрикс24.Корпоративный портал, полностью отражающий текущие отработанные бизнес-процессы и взаимодействия между отделами и исполнителями. А уже после внедрения портала и обнаружения узких мест, руководство компании сможет определить в каких отделах или этапах происходят задержки и устранить проблемные места при помощи увеличения штата или перераспределении обязанностей.
Для разработки схемы постановки типовых задач по выполнению проектов в блок-схеме отразили этапы прохождения проекта по отделам. Это помогло представить цепочку взаимодействии сотрудников, момент передачи информации о завершении этапа.
Первый блок – взаимодействие с потенциальным клиентом. Важно было, чтобы источники лидов отражались в едином месте. Это упрощает работу менеджеров продаж, сохраняется история общения с клиентами, даже при увольнении менеджера взаимодействие с клиентом не прерывается. К порталу подключен корпоративный емейл, группы в соцсетях, мессенджеры. С сайта так же заявки от покупателей попадают в портал с чатов и форм обратной связи.
Корпоративный портал позволил подключить все входящие и исходящие звонки к CRM-системе, а также организовано хранение записей телефонных разговоров, что очень удобно при технически сложных заказах. Можно вернуться к разговору и послушать звонок, уточнить детали заказа. Клиентская база была перенесена в портал для удобства работы менеджеров.
При получении заявки от покупателя в портале создается ряд задач: инженеру проектировщику нужно по условиям технического задания разработать концепцию проекта, утвердить ее с руководителем проектного отдела, сдать менеджеру для представления концепции проекта покупателю, подготовить коммерческое предложение и либо произвести продажу, либо отправить на доработку в отдел проектирования.
Все задачи создаются автоматически, имеют свои стандартные сроки выполнения. Таким образом достигается цель, что ни один клиент не будет забыт. Аналогичным образом создаются задачи в портале при передаче проекта дальше в работу по производственным отделам при разработке и реализации рабочего проекта. Подключается сервисный отдел, отдел логистики, отдел контроля качества, монтажа, технический директор, финансовый директор. У всех создаются задачи согласно действующему бизнес-процессу на предприятии.
Также специалистами Первого Бита было проведено обучение для трех разных категорий сотрудников:
- Для всех пользователей портала произведен обзор инструментов, диск, календарь, бизнес чат, группы, задачи, проекты. Изучение способов постановки задач и контроль их исполнения. Изучение возможностей блока CRM.
- Для руководителей показали процесс постановки и контроля исполнения задач, контроль занятости сотрудников, построение отчетов, воронки продаж.
- Для администратора портала продемонстрировали этапы приглашения пользователей на портал, настройки прав доступа по группам или пользователям, конструктор отчетов, настройки шаблонов задач, подключение сайтов и открытых линий.
