Описание проекта
В компании «А-100 Девелопмент» отсутствовал централизованный учет казначейства в единой информационной системе. Сотрудникам приходилось контролировать оплату платежных документов в двух базах – в Excel и в старой самописной системе на базе 1С. Для формирования платежных документов фактически приходилось пользоваться сразу тремя системами: программа «1С:Бухгалтерия» для ведения регламентированного учета, самописная программа «Финотдел» для согласования заявок и Excel для составления реестров платежей и контроля лимитов. Самописная программа «Тендеры» не была интегрирована с существующими системами и с данными бюджета. Отсутствовала нормализованная НСИ и МДМ-системы. Единой базы по объектам строительства тоже не было.
Перед компанией-интегратором в лице Первого Бита стоял ряд задач по автоматизации, оптимизации, интеграции и внедрению нового ПО.
Ход проекта
Оптимальным решением для компании «А-100 Девелопмент» стало внедрение системы «БИТ.ФИНАНС.Холдинг». В рамках проекта были были выполнены следующие работы:
осуществлена загрузка и нормализация справочников в программу «БИТ.ФИНАНС.Холдинг»;
проведена синхронизация бухгалтерских и управленческих статей затрат и статей движения денежных средств;
настроены механизмы казначейского контроля, включая различные маршруты согласования ЗРДС и реестра платежей;
реализован механизм создания ЗРДС на основании документов в программе «1С:Документооборот» с возвратом статуса ЗРДС;
разработаны обмены платежными поручениями и банковскими выписками между системами «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.ФИНАНС.Холдинг»;
разработаны обмены НСИ между между CRM-системой, сайтом и программами «1С:Бухгалтерия», «1С:Документооборот» и «БИТ.ФИНАНС.Холдинг»;
разработана интеграция между сайтом компании, программами «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.ФИНАНС.Холдинг» в части тендерных документов: выгрузка и публикация тендера, получение предложений подрядчиков и их загрузка в «БИТ.ФИНАНС.Холдинг», обмен договорами и актами выполненных работ, формирование шаблоном писем для рассылки подрядчикам, регистрация нового контрагента на сайте и его анализ через МДМ-систему «БИТ.ФИНАНС.Холдинг»;
реализована работа конкурсной комиссии в «БИТ.ФИНАНС.Холдинг»: выбор победителя, переторжка, заключение договора; проверка/контроль актов выполненных работ на соответствие заключенному тендерному договору.
В ходе проведенных работ проектной команды Первого Бита было достигнуто увеличение скорости оборота компании за счет сокращения срока согласования заявок на расходование денежных средств по проектам с 5-6 дней до нескольких часов. Таким образом удалось на 20-25% ускорить весь процесс реализации проектов.
Также за счет перевода бюджетирования и контроллинга из Excel в «БИТ.ФИНАНС.Холдинг» удалось добиться значительной оптимизации и ускорения процессов. Формирование плановых и фактических данных в единой системе происходит значительно быстрее, чем сбор данных из нескольких источников. Кроме того, в новой системе есть вся информация для формирования управленческой отчетности по объектам управления, ЦФО, подразделениям затрат и другим аналитикам. Удалось практически полностью избавиться от двойного учета и сократить количество ошибок до минимума.
