Описание проекта
Компания использовала Excel для ведения данных и работы с ними. Сотрудники финансового отдела каждый сам составлял отчёты по вверенным им данным, и каждый делал это в удобном для него виде. Соответственно, перед сбором единого отчёта нужно было привести все отчёты к единому образцу. Всё это очень трудоёмкий процесс, который напрямую зависит от сотрудников. Помимо того, что все данные должны быть заполнены корректно, если в момент начала процесса сбора единого отчёта один из сотрудников находится, например, в отпуске, то нужно от него получить его отчёт и править его. А если сотрудник уволился, то процесс осложняется ещё больше. Также Велесстроймонтаж использует программу 1С:Бухгалтерия, из которой отдельно нужно получить отчёт и добавить в единый. Всё это делает процесс многоэтапным и сильно препятствует быстрому получению управленческих данных.
Работа отдела не автоматизирована, поэтому отслеживание лимитов по бюджету происходит полностью вручную. Компания не защищена от человеческого фактора. Да и без него контроль лимитов и исполнения бюджета требует знания обо всех заявках на расходование денежных средств. Сколько на согласовании, сколько одобрено, сколько планируется отправить на согласование, каков бюджет по тому или иному направлению и тд.
Чтобы положить конец этим трудностям, избавить сотрудников финансового отдела от рутинных задач и добиться получения быстрого и прозрачного управленческого отчёта, компании нужно было решение. Именно за ним Велесстроймонтаж и обратились в Первый Бит.
Эксперты Первого Бита провели обследование бизнес-процессов компании и предложили в качестве единой информационной системы БИТ.ФИНАНС Управленческий учёт. С помощью него можно осуществить централизацию процессов бюджетного управления и управленческой отчетности, минимизировать количество ошибок, связанных с «человеческим фактором» и создать систему для получения оперативной, достоверной и прозрачной управленческой отчетности.
После внедрения БИТ.Финанс компания «Велесстроймонтаж» получила:
- автоматизированный процесс сбора данных, которые вводятся непосредственно в систему и подгружаются из Excel;
- контроль лимитов, который высвечивает всю информацию по плану и факту, выдавая оповещение, если лимит превышен;
- автоматизированное формирование отчётов с интеграцией данных из 1С:Бухгалтерия.
Благодарим экспертов офиса «Павелецкая» компании «Первый Бит» за то, что смогли подобрать для нас оптимальную систему, провели подробное ознакомление с её функциями и возможностями, продемонстрировав варианты её применения на конкретных процессах. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Дмитриев О.В., генеральный директор ООО «Велесстроймонтаж»
