Описание проекта
До начала проекта ВШЭ столкнулся с рядом вызовов:
- Устаревшие учетные системы (ИС-ПРО, АСАВ, НАВИ) утратили поддержку и не могли отвечать современным требованиям.
- Ручная обработка заявок и договоров замедляла процессы и увеличивала количество ошибок.
- Отсутствие личных кабинетов для слушателей и корпоративных клиентов заставляло клиентов обращаться очно или по телефону, что не соответствовало статусу ВШЭ как технологически продвинутого университета.
- Недостаток аналитических инструментов ограничивал возможности маркетинга и управления программами.
Стремясь повысить эффективность как внутренней деятельности, так и продвижения образовательного продукта, ВШЭ поставила задачу создать единую цифровую платформу, способную консолидировать все процессы, от знакомства с программами ДПО и регистрации слушателей до выдачи документов и формирования лояльного сообщества, и органично интегрироваться с внутренней инфраструктурой университета. Было принято решение о внедрении решения, разработанного Первым Битом, БИТ.ВУЗ.ДПО.
Внедрение новой системы позволило:
- Централизовать данные. Все данные взаимодействий со слушателями и юридическими лицами были объединены в единую систему. Это позволило значительно повысить качество и достоверность информации, устранить проблемы, связанные с разрозненностью данных, и сократить время, затрачиваемое на их поиск. Система обеспечила оперативный доступ к данным для всех подразделений, что улучшило взаимодействие и позволило принять более обоснованные управленческие решения.
- Создать личный кабинет для слушателей. Для улучшения взаимодействия с обучающимися был внедрен персональный личный кабинет. Это избавило от необходимости очного взаимодействия и бумажного документооборота. Все процессы, от подачи заявок до получения выходных документов, были переведены в онлайн-формат. Это не только улучшило имидж вуза, но и повысило удобство и доступность для слушателей.
- Автоматизировать процессы составления учебных программ и подготовки документов. Внедрение системы позволило стандартизировать и регламентировать процесс составления учебных программ и подготовки различных документов. Теперь процесс согласования программ и документов стал гораздо быстрее и прозрачнее, что привело к сокращению числа ошибок и ускорению всех внутренних процессов в вузе.
- Интегрировать БИТ.ВУЗ.ДПО с внутренними учетными системами. Модуль был интегрирован с существующими в вузе системами: LMS, БГУ, СЭД, MDM, что обеспечило бесшовный обмен данными между различными подразделениями. Благодаря этому не возникало необходимости в дополнительных запросах и повторном вводе данных, а вся информация о слушателях и их прогрессе была доступна в реальном времени. Это позволило ускорить работу сотрудников и исключить ошибки, связанные с дублированием данных.
- Настроить регулярный сбор и аналитику данных. Вся информация о взаимодействии со слушателями, начиная с первого входа на портал и заканчивая получением выходного документа, была собрана и передана в систему CRM. Это позволило собрать полную картину каждого слушателя, включая его путь в вузе, успешность и потребности, что значительно улучшило аналитическую работу. Отдел маркетинга теперь мог оперативно принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
- Настроить выдачу электронных выходных документов. Внедрение электронного документооборота позволило значительно сократить время на предоставление документов об образовании. Если ранее процесс выдачи дипломов и других документов занимал до двух недель, то теперь он стал автоматизирован и происходит в течение 1 рабочего дня. Это повысило удовлетворенность слушателей и улучшило репутацию вуза.
Для того чтобы все пользователи системы быстро освоили новый функционал, были подготовлены ролевые инструкции и обучающие материалы (видеоуроки и текстовые руководства) для программ повышения квалификации сотрудников. Обучение было ориентировано на роли пользователей, что обеспечило максимальную эффективность. Все сотрудники вуза получили необходимые знания для работы с новой системой, что обеспечило быстрый и бесперебойный переход.
«Внедрение решения на базе модуля «БИТ.ВУЗ.ДПО» стало настоящим прорывом для Вышки. Благодаря профессионализму команды «Первый Бит», мы смогли значительно улучшить качество взаимодействия с нашими слушателями и корпоративными клиентами, сократить время на подготовку документов и повысить оперативность всех процессов. Автоматизация рутинных задач позволила сократить время на подготовку договоров и приказов с нескольких дней до нескольких минут, что сделало нашу работу значительно более продуктивной.
Особенно ценным стало внедрение единого канала для общения с обучающимися. Теперь вся информация централизована в одной системе, что исключило необходимость переключения между разрозненными сервисами и значительно снизило вероятность ошибок. Система личных кабинетов и возможность выдачи документов в электронном виде не только упростили взаимодействие с нашими слушателями, но и повысили их удовлетворенность, сэкономив их время.
Заместитель первого проректора НИУ ВШЭ
