Сотрудники Магнитогорского Государственного Технического университета Носова наладили финансовый учет и упростили расчет зарплаты

Описание проекта

Ранее в Магнитогорском государственном техническом университете финансовый учет велся вручную. Из-за отсутствия автоматического обмена данными с бухгалтерией сотрудникам приходилось дублировать информацию в нескольких системах. Это повышало возможность возникновение ошибок, связанных с человеческим фактором. Дополнительное время требовалось для сверки и устранения расхождений и ошибок. Сотрудникам планово-экономического отдела Магнитогорского государственного технического университета требовалась надежная система, которая позволила бы автоматизировать ведение финансового учета в вузе.

Для решения задач команда Первого Бита предложила использовать решение «БИТ.Управление финансами государственного учреждения». Кроме того, в университете расчет зарплаты и кадровый учет велся в разрозненных системах, что приводило к дублированию данных пользователями и расхождению в отчетности. Специалистами Первого Бита было предложено перейти на комплексное решение для кадрового и расчетного блока «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП 3.1».

Совместно с программистами университета специалисты Первого Бита подготовили план перехода на новую систему, выгрузили необходимые данные из старых систем и загрузили данные из предоставленных файлов. Перенос был сделан в кратчайшие сроки – около 2 месяцев. Новое программное обеспечение было внедрено для четырех сотрудников планово-экономического отдела, 10 пользователей бухгалтерии и 25 пользователей кадровой службы. Команда Первого Бита обеспечила поддержку и сопровождение систем.

С командой Первого Бита нам удалось наладить эффективную работу бухгалтерии и планово-экономического отдела, повысить продуктивность труда специалистов, ускорить формирование отчетности и расчет зарплаты. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Константин Рубан, начальник управления информационных технологий и автоматизированных систем управления

Задачи проекта

Организовать планирование доходов и расходов учреждения по видам деятельности и по статьям доходов и расходов в разрезе источников финансирования.

При помощи отлаженного механизма сбора данных наладить оперативное получение сведений о кассовом и фактическом исполнении плановых показателей.

Автоматизировать весь комплекс расчетов – от начисления зарплаты, оплаты больничных листов, отпусков и командировок до подготовки документов на выплату зарплаты.

Автоматизировать ведение кадрового учета.

Организовать формирование регламентированной и аналитической отчетности.

Результаты работы над проектом

Единая информационная база, используемая для нужд бухгалтерского и финансового учета, обеспечивает оперативность доступа к учетным данным и их точность.
Ускорено получение информации о кассовом исполнении бюджета.
Ускорено формирование финансовой отчетности.
Созданы предпосылки к раздельному контролю расходов и доходов по каждому институту.
Сотрудники планово-экономического отдела и бухгалтерии научились вести все необходимые операции самостоятельно.
Заказчику обеспечена квалифицированная поддержка в решении вопросов, возникающих при работе с программой.
Появились дополнительные аналитические и регламентированные отчеты, которых раньше не было. Например, отчеты по кадровым и личным данным сотрудников, отчеты по бухгалтерскому учету с различными вариантами аналитики.
Отлажен процесс сдачи квартальной регламентированной отчетности РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ, ЗП-Образование, П-4, П-4 (НЗ).
Организован учет начислений, удержаний, налогов с ФОТ по различным источникам финансирования, статьям затрат.
Обеспечено формирование отчетов по начисленной заработной плате и отчислениям в фонды в различных разрезах аналитического учета.
Организована работа со штатным расписанием: сопровождение ведения штатного расписания и изменений к нему, формирование отчета по занятости ставок по штатному расписанию на выбранную дату, формирование штатного расписания в связи с вводом новых тарифных ставок, анализ соблюдения штатного расписания, в том числе в разрезе источников финансирования.
Обеспечено формирование списков работников по различным выборкам и общего количества дней предоставления данных об использовании работником количества дней очередных отпусков.
Уменьшилось время на ввод первичной информации, а также сократилась вероятность ошибок благодаря отсутствию в новой версии программы двойного ввода кадрово-расчетных документов.
Сокращены затраты труда на дублирование ввода учетной информации и сверку данных.