Описание проекта
Учет представлял из себя множество разрозненных баз по разным юрлицами, из которых собрать данные в единую модель для контроля и управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия было очень тяжело.
Производственный учет вёлся в сильно доработанной «1С:Управление торговлей» для ООО «Фибратек». Для кадрового учета и расчета зарплаты использовались отдельные базы «1С:Зарплата и управление персоналом» в ООО «Фибратек» и ООО «Минералкомпозит». Для регламентированного учета, расчета себестоимости, ведения взаиморасчетов в ООО «Фирбратек» применялась устаревшая версия «1С:Бухгалтерия» ред.2.0. При этом сотрудники ООО «Минералкомпозит» уже начали работу в «1С:ERP Управление предприятием».
Такое разнообразие систем и исходных данных очень усложняло комплексную работу предприятия. Блок производственного учета вёлся в сильно доработанной «1С:Управление торговлей». Программа была многократно доработана, но рост компании, числа сотрудников и масштаба производства подтолкнул к переходу на более подходящее решение для работы. Руководство компании «Фибратек» хотело видеть все данные управленского учета и отчетности в одной программе, а также дать удобный инструмент для работы всех подразделений. Постоянно дорабатывать программу было неудобно, и учитывая зоопарк используемых программ и баз, было решено перейти на единую систему учета для всех юрлиц – «1С:ERP Управление предприятием».
Проектная команда «Первого Бита» провела экспресс-обследование на предприятии, по результатам которого была разработана дорожная карта проекта, проведено моделирование. Этот этап позволил конкретизировать сроки, необходимые ресурсы на проект и возможные сложности и подводные камни внедрения. Чтобы сотрудники компании «Фибратек» могли быстрее начать работать в новой программе, было решено запускать систему поблочно. Это также позволяет грамотно распределить ресурсы и сократить сроки внедрения. Первым этапом перехода на «1С:ERP Управление предприятием» стало внедрение полноценного модуля «1С:CRM». Руководство хотело повысить эффективность внутренних процессов, а также обеспечить их прозрачность и контроль. Упор был сделан на:
- ведение клиентской базы;
- контроль работы отдела продаж;
- освобождение рабочего времени менеджеров и руководителей;
- создание воронки продаж;
- создание отчетов и системы опережающих показателей для руководителей.
После запуска «1С:CRM» вся информация о клиентах хранится в единой базе, без дополнительных файлов и табличек. Блок CRM интегрирован в «1С:ERP Управление предприятием», все данные сразу вносятся в 1С, исключено дублирование ввода организаций-контрагентов. Менеджерам и руководителю отдела продаж доступна полная история общения с клиентами внутри 1С. В CRM-системе отображаются не только комментарии менеджеров, но и подгружаются звонки, переписка в почте, хранится информация о заказах и счетах. Менеджеры продаж могут звонить напрямую из 1С, записывать звонки, формировать интерес клиента (лид) и вести воронку продаж.
Внедрение модуля «1С:СRM» автоматизировало ведение учета клиентов и истории взаимоотношений с ними. Появился инструмент контроля за работой менеджеров – видно, с кем работает клиент, на каком этапе сделки. Сведены к минимуму риски потерять контакт с клиентом при увольнении или болезни сотрудников.
В 1С:CRM лид фиксируется с момента первого контакта, что позволяет контролировать работу менеджеров и вести опережающие показатели. Сделка попадает в воронку продаж, и дальше движется по всем этапам, в зависимости от проводимых документов в 1С.По всем клиентам доступна аналитика – менеджер и руководитель видят на каком этапе, какие продажи у него «зависли». Система сама подсветит отклонения в воронке, и забыть про клиента или сделку будет гораздо сложнее.
Трудоемкими в компании был кадровый учет и расчет зарплаты. Вести фактические табели учета рабочего времени и учет выработки приходилось вручную в таблицах эксель. А рассчитывать и начислять сдельную зарплату, зависящую от выработки привлеченных сотрудников, нужно было вручную. Для всех внутренних кадровых документов сделали печатные формы, чтобы полностью избавиться от учета в табличках и отдельных документах. В «1С:ERP Управление предприятием» кадровый учет и расчет зарплаты полностью автоматизирован, все ручные операции минимизированы.
Автоматизировано управление продажами и закупками:
- введен контроль отгрузочных цен в заказах клиента;
- анализируется дебиторская задолженность, в т.ч. по срокам долга;
- автоматизировано планирование поступления денежных средств;
- полный план-фактный анализ продаж формируется в 1С;
- ведется анализ работы с клиентами, отказами и конверсией;
- автоматизировано составление заявок на закупку и их контроль;
- доступен инструмент анализа и сравнений условий закупок у поставщиков, динамики цен;
- автоматизирован контроль кредиторской задолженности в 1С.
Дополнительно приведена в соответствие номенклатура – были расхождения с номенклатурой поставщика и приходными документами, наименования расходились или задваивались, было много дублей по обеспечивающим материалам, не было стандартов заведения номенклатуры. На производстве учет теперь ведется по партиям (сериям). Доступна полная прослеживаемость на производстве: можно узнать, когда и каким специалистом была выпущена партия, какая у нее себестоимость, какие материалы были закуплены под эту партию, по какой цене и когда. Такая прослеживаемость по партиям дает возможность точнее считать себестоимость и затраты, а также детальнее учитывать трудозатраты и выработку. Более точный расчет себестоимости производимой продукции позволят улучшить механику распределения затрат для управленческого учета и дает более правильную аналитику по затратам. Ведется полное объемно-календарное планирование производства, автоматизировано оперативное планирование, планирование загрузки специалистов.
Для складского учета необходимо было наладить оперативный учет поддонов, ввести контроль нормативных запасов материалов – ранее запасы фиксировались только в эксель таблице вручную. Склад автоматизировали с использованием ТСД, ускорив работу кладовщиков. Данные из ТСД через настроенный обмен попадают в 1С, формируются необходимые документы. Обеспечено отслеживание движения продукции по зонам хранения – склад производства, склад готовой продукции.
Бюджетирование и формирование план-фактных анализов из эксель перевели в «1С:ERP Управление предприятием». Руководители ЦФО имеют доступ к подготовке бюджетов в 1С и контроль за ними, статьи бюджета закрепили за ответственными подразделениями. Консолидация финансовых показателей в 1С позволяет использовать углубленную аналитику и отчетность для руководства, стало проще принимать управленческие решения. Автоматизировано казначейство и блок регламентированного учета. Платежный календарь формируется автоматически в 1С. Настроена схема согласования счетов, платежи контролируются в рамках бюджета. Ведется учет и контроль спецодежды, инструментов и СИЗ.
Компания «Фибратек» работает в рамках большого холдинга, внутри которого нужно было обеспечить интеграцию и обмен документами. Когда компания работала в связке решений «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия 2.5» и «1С:Зарплата и управление персоналом», был настроен обмен с базой компании «ЛАТО». Чтобы не писать полностью новый обмен и по возможности сэкономить время и деньги заказчика, специалисты Первого Бита перенастроили существующий обмен с «1С:ERP Управление предприятием». Компания хотела использовать логику интеркампани формирования документов внутри 1С – когда в одной базе формируются документы разных юрлиц. Но типовые возможности программы не подходили, из-за особенностей ведения учета настроили свою систему интеркампани, с обменом документами между юрлицами по ЭДО.
Переход на 1С:ERP осуществлялся с сильно доработанной решений «1С:Управление торговлей», в которой был создан блок производственного учета. Для упрощения и ускорения перехода запускались поблочно. Необходимо было учесть, что менеджеры по продажам первые начали работать в ERP-системе и необходимо было начать внедрение с того, что использовалось в других системах и обеспечить новый необходимый функционал. После перехода в 1С:ERP менеджеров по продажам были переведены все специалисты, отвечающие за кадровый учет и расчет заработной платы. После, работу в единой системе начали все остальные сотрудники. Был перенастроен обмен для повторения существующей ранее интеграции.
Проект был завершен на 2 месяца быстрее, чтобы обеспечить комфортный учет и работу сотрудникам. Для этого привлекли дополнительных специалистов компании «Первый Бит», а также реализовывали задачи и работы параллельно. Важно было также что в 1С:ERP необходимо было вести регламентированный учет – перейти в единую систему с устаревшей «1С:Бухгалтерия 2.0». Чтобы не «нагонять» учет с начала года, уже с 1 января 2023 года компания полностью перешла на работу в 1С:ERP.
Историческая архитектура
Целевая архитектура
