МГРИ получил надёжный инструмент для ведения финансового учёта и расчёта стипендий

Описание проекта

Ранее в Российском государственном геологоразведочном университете имени Серго Орджоникидзе финансовый учет выполнялся без использования специализированных программных средств. Отсутствие автоматического обмена данными с бухгалтерией вынуждало сотрудников дублировать информацию вручную и повышало возможность возникновение ошибок, связанных с человеческим фактором. Дополнительное время требовалось для сверки и устранения расхождений и ошибок.

Сотрудникам планово-экономического управления МГРИ требовалась надежная система, которая позволила бы автоматизировать ведение финансового учета в вузе. Командой Первого Бита было предложено решение «БИТ.Управление финансами государственного учреждения».

Новое программное обеспечение было внедрено для трех пользователей из планово-экономического отдела. Специалисты Первого Бита провели обучение сотрудников планово-экономического отдела.

Переход на новую версию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» программы проходил в несколько этапов. Сначала был выполнен перенос данных бухгалтерского учета и бюджетирования из сторонней системы, ранее использовавшейся в вузе. Затем была выполнена проверка базы на наличие системных ошибок и ошибок учета и исправление ошибок.

Команда Первого Бита внедрила и доработала решение 1С:Бухгалтерия государственного учреждения под требования МГРИ. Был настроен учет платных образовательных услуг в соответствии с требованиями законодательства. Для раскрытия специфики ведения учета добавили дополнительную аналитику счетов учета. Совместно с программистами университета специалисты Первого Бита подготовили план перехода на новую систему, выгрузили необходимые данные из старой системы и загрузили данные из предоставленных файлов. Перенос был сделан в кратчайшие сроки – около 2 месяцев. Новое программное обеспечение было внедрено для 10 пользователей бухгалтерии.

Для автоматизации процесса расчёта стипендии команда подрядчика предложила перейти на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения и считать стипендию в этой системе. Переход был выполнен с 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения. Решение было развернуто на три рабочих места и доработано под требования заказчика:

Спроектирована структура хранения данных для формирования отчетности по стипендиальному мониторингу / статистике.
Разработаны реестры для отправки в банк по формам МГРИ.
Разработана загрузка данных студентов 1 курса из файлов.
Разработаны обработки массовых переводов студентов, проведения индексации стипендий с предоставляемыми настройками и отборами для удобства пользователей.
Настроены отчеты с бухгалтерской аналитикой для отражения стипендии в бухучете.

С компанией «Первый Бит» мы получили удобный инструмент для контроля выполнения плана финансово-хозяйственной деятельности и отслеживания расходование средств. Отчеты теперь формируются программой, что помогает высвободить время сотрудников планово-экономического отдела под другие важные задачи. Кроме того, мы безболезненно перешли на новую версию программы 1С:Бухгалтерия государственного учреждения. Процесс сдачи регламентированной отчетности упростился, а процесс сбора необходимых данных стал прозрачным и быстрым. С Первым Битом нам удалось ускорить расчет стипендии и снизить трудозатраты сотрудников бухгалтерии. При необходимости мы получаем оперативную и качественную поддержку от команды наших партнеров.

Ольга Кудрявцева, начальник управления – главный бухгалтер

Задачи проекта

Организовать планирование доходов и расходов учреждения по видам деятельности и по статьям доходов и расходов в разрезе источников финансирования.

При помощи отлаженного механизма сбора данных наладить оперативное получение сведений о кассовом и фактическом исполнении плановых показателей.

Организовать процесс по формированию бухгалтерской и статистической отчетности в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Обеспечить ведение бухгалтерского документооборота МГРИ.

Создать систему для расчета стипендий студентов.

Организовать автоматизированный расчет стипендий и сумм НДФЛ обучающихся.

Исключить необходимость ввода кадровых сведений обучающихся ответственными за расчет стипендий.

Обеспечить сбор, проверку и консолидацию бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности по расчетам стипендии.

Результаты работы над проектом

Обеспечены возможности ведения управленческой аналитики финансирования и синхронизация управленческого и регламентированного учета.
Обеспечена возможность формирования отчетов на основании данных управленческого учета финансового блока для контроля текущей финансовой ситуации вуза и планирования дальнейших действий планового отдела.
Налажен механизм отражения заявок на расходование средств в разрезе ЦФО, КФО, КОСГУ, источников финансирования и прочей детализацией с возможностью прикрепления сканов документов. Цепочка от резервирования денежных средств до исполнения договоров стала «прозрачной».
Формирование регламентированной бухгалтерской и статистической отчетности в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Используются механизмы автозаполнения форм.
Своевременная сдача регламентированной отчетности учреждения.
Быстрое получение управленческой отчетности позволяет руководству держать под контролем деятельность учреждения и своевременно принимать взвешенные решения.
Повышение прозрачности и эффективности ведения бухгалтерского учета.
Налаженная эффективная система учета в соответствии с требованиями законодательства к учету и особенностями вуза.
Обеспечена загрузка банковских реестров по оплате услуг.
Организовано массовое создание чеков по оплате для более удобной печати.
Сокращение временных затрат на расчет стипендии в 2 раза, освобождение сотрудников от рутинных операций.
Регистрация произвольного перечня стипендий, назначаемых студентам, а также надбавки, доплаты и удержания.
Регистрация сведений о размере и бухгалтерском учете стипендий, постоянных и разовых удержаний.
Актуальная информация о плановых начислениях и удержаниях студентов.
Получение всей необходимой отчетности по расчету стипендии (2-НДФЛ, 6-НДФЛ).
Анализ начислений и выплат по источникам финансирования.
Отчетность по результатам расчета стипендий с детализацией по источникам финансирования, курсам, группам и произвольным категориям студентов.
Учет перемещения с курса на курс, из группы в группу, отчисления и выпуска студентов при расчете стипендии.
Формирование платежных ведомостей в банк и кассу, депонирование, формирование выплаты по статьям финансирования.