Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Атырау
Поиск

Единое информационное пространство для ведения учета проектной деятельности в ведущем event-агентстве Алматы

Заказчик

Ведущее event-агентство Алматы, которое более 10 лет успешно организует и проводит разнообразные мероприятия, начиная от корпоративных вечеринок и конференций до культурных и спортивных событий. 


10

Количество автоматизированных рабочих мест

15

Количество сотрудников

2 месяца

Длительность проекта

Описание проекта

С момента основания компания осуществляла управление проектами с помощью таблиц Excel. Сотрудники тратили значительное количество времени на рутинные задачи:

  • Управление проектами вручную через таблицы и документы.
  • Ручное создание смет в Excel.
  • Ручное отслеживание статуса задач, внесение изменений в планы проектов и обновление информации о затратах и ресурсах.

Такой подход не только был трудоемким, но и представлял собой потенциальный источник ошибок и несоответствий в данных, что затрудняло анализ и принятие решений на основе актуальной информации.

Для управления бухгалтерского и налогового учета компания использовала программу «1С:Бухгалтерия для Казахстана». В рамках программы осуществлялось создание договоров с клиентами по проектам, выставление счетов за услуги и актов выполненных работ.

С ростом объема проектов и увеличением сложности мероприятий стало очевидно, что ручной подход к ведению учета уже не удовлетворяет потребностям компании. Риск возникновения ошибок, несоответствия данных, а также рутинные задачи замедляли процесс развития бизнеса.

Стремясь автоматизировать систему учета, компания столкнулась с трудностями в поиске программы, способной обеспечить автоматизацию всего учета в едином окне.

С этой задачей компания обратилась к специалистам ведущего поставщика ИТ-решений «Первый Бит» в Алматы.

Проанализировав ситуацию, специалисты компании Первого Бита предложили автоматизировать учет при помощи решения «БИТ.ФИНАНС.Проф», которое предлагает удобный интерфейс и возможность интеграции с другими системами. Это решение поддерживается надежной технической поддержкой и обновлениями, обеспечивая стабильную и безопасную работу программы.

Функционал программы удовлетворял потребности заказчика, в том числе возможность консолидировать базы 1С в одну и работу в едином окне.

В ходе внедрения решения «БИТ.ФИНАНС.Проф» также были проведены работы, которые позволили настроить программу для более эффективной работы сотрудников:

Создание автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера. Поскольку для получения детализированного отчета о расходах по проектам, включая рентабельность, требовалось заносить документы бюджетирования в программу – тратилось много ресурсов на обучение и выполнение этой задачи процесс. Чтобы упростить процесс и повысить общую эффективность сотрудников, было решено реализовать АРМ менеджера.

Основные функции АРМ менеджера:

1. Управление проектами:

  • Ведение данных по проектам (наименование, статус, ответственный, дата мероприятия, контрагент, договор).
  • Указание договорной стоимости (с НДС, без НДС, сумма НДС).
  • Учёт плановых и фактических затрат.

2. Финансовые операции:

  • Регистрация заявок на расходование средств и закрывающих документов.
  • Регистрация документов реализации (акты, счета, платежи).
  • Автоматический расчет показателей (МАРКАП, КНП, рентабельность, бонусы).

Ключевые показатели АРМ менеджера:

  • МАРКАП: Плановая сумма - фактическая сумма.
  • Рентабельность: МАРКАП - КНП.
  • Рентабельность %: Рентабельность / стоимость проекта с НДС.
  • Бонусы: Рассчитываются в зависимости от рентабельности %.

3. Редактирование и обновление данных:

  • Возможность изменения данных проекта и его статуса.
  • Добавление затрат и регистрация документов непосредственно в рабочем месте.

4. Разграничение доступа:

  • Статусы проекта устанавливаются автоматически или ответственными лицами (менеджер, бухгалтер, руководитель).

5. Автоматизация и привязка документов:

  • Привязка первичных документов к проекту.
  • Формирование проводок по управленческому плану счетов при записи сведений и проведении документов.

Таким образом АРМ менеджера позволяет обеспечить эффективное управление проектами, автоматизацию расчета финансовых показателей, улучшить контроль затрат и доходов.

Реализация обработки «АРМ Смета проекта». Обработка создана для управления сметами проектов компании. Её суть заключается в предоставлении пользователю инструментов для эффективного планирования, отслеживания и учета информации о сметах проектов.

Обработка предоставляет возможности:

1. Автоматического заполнения данных: при создании новых смет автоматически заполняется ряд реквизитов, таких как ответственный, дата сметы и другие, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.

2. Учета финансовых показателей: обработка позволяет вести учет сумм проектов, сумм НДС и без НДС, а также других финансовых показателей, обеспечивая контроль и анализ финансовых потоков.

3. Создания дополнительных документов: возможность создания заявок на расходование, поступлений ТМЦ и услуг, счетов на оплату и других документов, связанных с проектами сметы.

4. Управления правами доступа: возможность установки ограничений на редактирование данных в соответствии с ролями пользователей, что обеспечивает безопасность информации.

Доработка настройки соответствия статей. Эта доработка была направлена на упрощение и автоматизацию процесса планирования и учета затрат. В результате удалось сократить ручной рутинный труд при формировании отчетов и обеспечить соответствие данных внутреннего учета требованиям регламентированной отчетности.

Настройка механизма трансляции по плану счетов «Бюджетирование». Настройка была проведена в целях автоматизации формирования бухгалтерских проводок на основании плановых данных. Данный механизм позволяет автоматически генерировать проводки по определенным статьям и направлениям.

Взаимодействие проектных команд заказчика и исполнителя осуществлялось в формате удаленного доступа. Работы сдавались на тестовой базе, где они сначала были протестированы специалистами компании «Первый Бит», после чего переданы сотрудникам заказчика. Далее, после тестирования на предприятии, работы были переданы в опытно-промышленную эксплуатацию. Для постпроектной поддержки был создан общий чат.

На данный момент компания находится на сопровождении компании «Первый Бит».

Задачи проекта

1

Автоматизация полного цикла учета проектной деятельности в едином окне.

2

Увеличение скорости подготовки управленческой отчетности.

3

Соответствие данных внутреннего учета требованиям регламентированной отчетности.

Результаты работы над проектом

  1. Автоматизация полного цикла учета проектной деятельности в едином окне за 2 месяца.
  2. Увеличилась скорость подготовки управленческого отчетности.
  3. Данные внутреннего учета полностью соответствуют требованиям регламентированной отчетности.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение