Описание проекта
Компания имеет сложную структуру согласования: договоры разветвляются по нескольким компаниям и видам услуг. Дирекция заказчика поручила Первому Биту внедрить корпоративный портал, где можно согласовывать документы, а также отслеживать каждый этап сделки. Кроме этого, Alto logistics попросили оцифровать HR-процессы.
Работу над проектом сотрудники Первого Бита начали с внедрения облачного портала «Битрикс24» с воссозданием структуры компании, добавлением пользователей и настройками субординации.
Далее были настроены воронки (смарт-процессы) договоров, которые начинаются с создания заявки по контрагенту и заканчивается согласованием, а также внесением договора в реестр.
Воронка договоров устроена следующим образом.
Заявку на договор необходимо создать вручную на стадии «Новая заявка». Сотрудники заполняют поле «Название» (пишут название контрагента) и сохраняют заявку. При сохранении заявки в поле «Название» подтягивается наименование одной из трёх компаний Alto logistics, от лица которой будет происходить согласование договора (данные берутся из поля «Моя компания»).
После сохранения заявки автоматически формируется «Компания». На этом этапе система запускает согласование договора.
Согласование происходит в сущности «Компания»: ответственным сотрудникам приходят задания на проверку заявки.
В смарт-процессе же происходит автоматическая смена стадий, чтобы инициатор понимал, на каком этапе находится его заявка.
Согласование договора проходит несколько этапов:
- Инициатор заполняет данные по контрагенту (прикрепляет учредительные документы).
- Заявка направляется юристу на определение степени риска.
- В зависимости от степени риска определяется дальнейший путь заявки. Высокая – согласование прекращается, заявка переносится в архив. Средняя степень – ответственному лицу приходит задание на загрузку документов по снижению риска. Низкая степень – заявка направляется инициатору, и он может приступить к оформлению договора.
- После заполнения всех данных система формирует шаблон нужного договора (шаблонов несколько, по выбранным значениям система определяет, какой из них заполнить). Инициатору приходит задание проверить документ.
- Если договор корректный, сотруднику остаётся отправить документ на согласование с клиентом. Если нужны правки, у сотрудника есть возможность их внести.
- Когда договор согласован клиентом, сделка переходит на этап согласования внутри компании. Если клиент прислал замечания, сотрудник прикрепляет протокол разногласий и запускает согласование этого протокола внутри Alto logistics.
- Вне зависимости от прикреплённого файла заявка уходит на согласование финансовому директору, главному бухгалтеру, юристу, руководителю и др. Заявка направляется всем согласующим одновременно. Если на согласование ушла финальная версия договора, система будет ждать решения всех ответственных сотрудников. Если на согласование ушёл протокол разногласий, инициатор ждёт, когда согласуют этот документ. Процесс будет продолжаться, пока не согласуют все документы.
Помимо заявок сотрудники имеют возможность сформировать реестр договоров.
Таким образом, Первый Бит автоматизировали процесс создание и согласование договоров. История согласования хранится в карточке компании и реестре.
Отдельной важной задачей было оцифровать работу HR-отдела. Для этого была автоматизировано воронка HR:
- Инициатор создаёт заявки и выбирает категорию обращения.
- Следующий этап — согласование. Система запрашивает дополнительные данные, после чего направляет заявку по маршруту, связанному с категорией обращения.
- Если руководитель согласовал заявку – она переходит на следующий этап; если нет, согласующий вписывает причину отказа — и заявка возвращается инициатору с комментарием.
- В определённых категориях заявок автоматически формируются документы: в «отпуске» формируется «приказ», в «обходном листе» — обходной лист и т.д.