БДР и БДДС: что это, чем отличаются, примеры составления бюджетов

Существует множество способов бюджетирования, но наиболее распространенные - это анализ бюджета доходов и расходов (БДР) и анализ бюджета движения денежных средств (БДДС). В этой статье объясним простыми словами, что такое БДР и БДДС, в чем их отличия, а также как их правильно создавать и использовать.

Что такое БДР

БДР (расшифровывается как бюджет доходов и расходов) включает в себя все прогнозируемые доходы и расходы компании и служит основой для понимания, каким будет финансовый результат ее деятельности. 

Основная цель БДР заключается в контроле за чистой прибылью. БДР формируется на год вперед и детализируется по месяцам, что обеспечивает возможность регулярного анализа и корректировки действий компании.

БДР обеспечивает гибкость и контроль над финансовыми потоками, позволяя компании адаптироваться к изменениям в условиях рынка. С его помощью компания может сравнивать полученные финансовые результаты с заранее установленными планами и результатами прошлых периодов, своевременно выявлять отклонения, реагировать на возникающие проблемы и поддерживать устойчивое финансовое положение бизнеса.

Бюджет доходов и расходов (БДР) включает в себя доходную и расходную части, которые можно разбить на разные категории. Для создания управленческой отчетности используются следующие параметры:

• Статьи доходов и расходов
• Центры финансовой ответственности (ЦФО) 

В зависимости от целей составления бюджета, руководители могут выделять разные объекты как ЦФО:

• Бизнес-сегменты и направления деятельности
• Проекты
• Подразделения организации или холдинга
• Группы товаров

Читайте также: Алгоритм составления БДР в 1С

При формировании доходной части БДР обычно выделяются несколько основных статей, как в бухгалтерском учете: «Выручка от продажи товаров/услуг» и «Внереализационный доход». «Внереализационный доход» делится на «Доход от инвестиционной деятельности», «Доход от финансовой деятельности» и «Прочий доход». 

Расходы в БДР имеют более детализированное распределение. В зависимости от нужной информации, их можно сгруппировать на:

• Производственные и непроизводственные
• Основные и накладные
• Прямые и косвенные
• Переменные и постоянные

Для создания БДР используются разнообразные документы, такие как:

• акты выполненных работ
• счета-фактуры
• товарные накладные
• ведомости по начислению заработной платы 

Бюджет доходов и расходов в БИТ.ФИНАНС

БДР не фиксирует операции в момент поступления или списания средств. Вместо этого каждое поступление и расход отражаются при подписании соответствующих актов. Именно этот момент определяет, когда фиксируются доходы и расходы компании. Например, если заказчик в мае оплачивает аванс за работу, которая будет выполнена в июле, то эта сумма отражается в БДР именно в июле, после подписания акта выполненных работ.

Что такое БДДС

БДДС представляет собой стратегически важный инструмент для управления денежными потоками компании. Расшифровка БДДС - это бюджет движения денежных средств. Он служит своеобразным планом, позволяющим увидеть, откуда поступают деньги и достаточно ли их для покрытия будущих расходов.

Главная цель БДДС заключается в том, что он помогает предпринимателям четко понимать, сколько денег у них есть в распоряжении в конце отчетного периода и предотвратить кассовые разрывы. Это особенно важно для компаний с несколькими расчетными счетами или значительным объемом операций. Например, в строительной отрасли, где могут открываться новые счета под каждый проект, БДДС позволяет оперативно отслеживать реальные денежные средства для выполнения срочных обязательств.  

Бюджет движения денежных средств включает в себя доходы и расходы, деля их на три группы:

• Операционная деятельность - отражает фактические расчеты компании, включая уплату налогов.
• Инвестиционная деятельность - демонстрирует вложения компании в активы, такие как покупка или ремонт оборудования, новое строительство и т.д.
• Финансовая деятельность - касается расчетов по кредитам и займам. 

Так же, как и бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств (БДДС) можно составлять по тем же категориям:

• Статьи движения денежных средств
• Центры финансовой ответственности (ЦФО)

Читайте также: Алгоритм составления БДДС в 1С

БДДС можно рассматривать как менее детализированную альтернативу платежному календарю, который помогает визуализировать бюджет. Этот инструмент позволяет руководству увидеть, сколько денежных средств имеется на различных счетах. Это способствует более точному планированию денежных потоков и позволяет оценить возможность финансирования новых проектов, таких как закупка товаров или рекламные кампании.

Бюджет движения денежных средств в БИТ.ФИНАНС

Компания может формировать БДДС на основе различных аналитик, при этом статьи движения денежных средств могут существенно отличаться от статей доходов и расходов. Например, амортизация как затраты не отражается в БДДС, поскольку она не имеет непосредственного денежного выражения.  

БДР, БДДС и ББЛ: отличия

Основное отличие БДДС и БДР в том, как они составляются, то есть, на основе каких данных формируются расходы и доходы. 

Бюджет доходов и расходов (БДР) создается по методу начисления. Это значит, что если компания произвела товар, доход от его продажи зачисляется в бюджет, даже если деньги еще не получены. Например, если компания отгрузила товар, но покупатель еще не оплатил его, эта сумма все равно учитывается в качестве дебиторской задолженности. Однако наличные деньги у компании пока отсутствуют.  

В отличие от этого, бюджет движения денежных средств (БДДС) формируется по кассовому методу. В него попадают только те деньги, которые уже поступили на счет компании. Если покупатель оплатил счет, эти средства отражаются в БДДС. Если же оплата за сырье была сделана в январе, то в БДДС эта информация будет зафиксирована именно в январе, так как основным документом здесь считается выписка со счета.

При формировании БДР важно следить за отчетными периодами. Руководителям нужно знать о прибылях и убытках за месяц, квартал или год. Для БДДС же важно наблюдать за денежными потоками в динамике, потому что некоторые обязательства нужно оплачивать в определенные дни, например, зарплату, кредиты и налоги. Если доходы поступят позже, тогда компании может не хватить денег для выполнения обязательств. Поэтому руководитель должен быть уверен, что на счету достаточно средств для покрытия расходов. В этом может помочь инструмент краткосрочного планирования - платежный календарь. 

Таким образом, БДР показывает, насколько прибыльно или убыточно работает предприятие, а БДДС демонстрирует, как избежать нехватки наличных и долгов. У этих бюджетов разные цели: один подсчитывает прибыль, а другой управляет денежными потоками. 

Кроме бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС), следует также учитывать бюджет по балансовому листу (ББЛ). БДР, БДДС и ББЛ представляют собой важные элементы единого механизма. Фактически, ББЛ, также известный как Прогнозный баланс, формируется на базе БДР и БДДС.

Благодаря информации из этих трех финансовых документов, руководитель может эффективно контролировать и управлять финансово-экономическим состоянием своего предприятия. Для удобства собрали ключевые отличия ББЛ, БДДС и БДР в таблице.

Как связаны БДР и БДДС

Бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС) - это основные элементы процесса бюджетирования. БДР служит инструментом для управления доходностью компании, тогда как БДДС обеспечивает ее платежеспособность. Эти бюджеты взаимосвязаны благодаря общему набору статей, которые присутствуют в обоих параметрах, а их различия находят отражение в Прогнозном балансе. 

Для успешного финансового управления первым шагом необходимо составить бюджет БДР, прежде чем переходить к бюджету БДДС. Такая последовательность позволяет получить четкое представление о финансовом состоянии компании и выявить возможные проблемы заранее. Если компания начинает с БДДС, не имея в руках четкого понимания своих доходов и расходов, она рискует получить кассовые разрывы и серьезные финансовые трудности с непредсказуемыми последствиями.  

Для понимания взаимосвязи между бюджетами, рассмотрим особенности формирования каждого из них на конкретном примере. 

Пример. Предположим, что предприниматель пользуется услугами бухгалтерии и заключает контракт на годовую поддержку. В марте он платит за услуги бухгалтерии 120 тыс. руб. Помним, что по правилам он должен учитывать эти расходы в БДР и БДДС.

• В процессе формирования БДР сумма будет распределена на 12 месяцев (по 10 тыс. руб. в месяц). То есть, в марте в БДР отразится 10 тыс. руб. как статья расходов, а остальные 110 тыс. руб. будут учтены в следующих месяцах.
  
• В марте вся сумма в 120 тыс. руб. пройдет через БДДС, так как денежные средства были уплачены единовременно. Следовательно, в БДДС в марте отразится движение денежных средств в полном объеме.

Таким образом, в этом примере БДР отражает расходы по методу начисления по факту получения актива, в то время как БДДС учитывает фактические денежные движения по кассовому методу. Сначала нужно четко понимать, насколько прибылен бизнес и какие расходы будут обусловлены будущими доходами. Только обладая этой информацией, можно приступить к планированию денежного потока и разработке стратегии его оптимизации. 

Этапы составления БДР: пошаговая инструкция 

Шаг 1. Определяем будущие доходы 

Для начала необходимо спрогнозировать объемы продаж. Не забывайте, что доходы могут поступать не только от основной деятельности, но и из других источников, таких как:

• аренда зданий и оборудования
• инвестиции
• доходы от депозитов
• доход от ценных бумаг, купонные выплаты по облигациям и дивиденды по акциям
• гранты и субсидии

Шаг 2. Определяем будущие расходы 

Тщательный учет расходов очень важен для управленческого учета. Чем детальнее прописаны статьи расходов, тем яснее финансовое состояние компании. Основу составляют расходы на текущую деятельность. Эти данные берутся из прошлых отчетов с учетом изменений цен на сырье.  

Дополнительные расходы включают:

• маркетинг и рекламу
• административные затраты
• проценты по кредитам
• банковские комиссии
• налоги и амортизация

Источники доходов могут отличаться в зависимости от сферы деятельности.  

Важно: БДР нельзя составить один раз в год и просто забыть о нем. Прогнозирование доходов и расходов компании требует постоянного внимания и ежемесячного контроля, поскольку на эти показатели влияют риски возврата средств клиентам, сбои в поставках и изменения в законодательстве.  

В БИТ.ФИНАНС для удобного ввода плановых данных есть документ под названием «Форма ввода бюджета». С его помощью можно настроить период, за который формируется бюджет. Пользователи могут вводить информацию вручную или заполнять форму на основе различных расчетов: например, измененных данных прошлого года, графиков договоров, загрузки из Excel, информации из БДР или любых расчетов, созданных с помощью специальных запросов. Также возможно разбить данные в одной ячейке на несколько строк в таблице, что упрощает планирование по различным аналитическим параметрам.

Документ «Форма ввода бюджета» в БИТ.ФИНАНС

Шаг 3. Сравниваем доходы и расходы 

Необходимо вычесть расходы из доходов. В идеале доход должен превышать расходы, чтобы бизнес был прибыльным. Если же бюджет оказался убыточным, стоит искать способы оптимизации расходов или новые источники доходов. 

Шаг 4. Устанавливаем допустимые границы

Нужно установить допустимые отклонения от плана, например, доходы могут колебаться в пределах 20%. Для завершения формирования БДР необходимо собрать и проанализировать все данные. Важно привлечь опытных специалистов к подготовке отчета. Если в команде нет нужных кадров, стоит подумать о передаче этой задачи на аутсорсинг.

Читайте кейс: Компания «АнтрацитИнвестПроект» обратилась за помощью к экспертам Первого Бита и за счет автоматизации БДР сократила трудозатраты на ручные операции на 50%.

Этапы составления БДДС: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определить остаток денежных средств на начало года

Остаток денежных средств - это сумма, оставшаяся на счетах компании на старте нового периода. Чтобы его рассчитать, вам понадобится:

• Текущий баланс на счете компании на конец предыдущего отчетного периода.
• Ожидаемые поступления: платежи от клиентов, инвестиции, аренда и т.д.
• Ожидаемые расходы: закупка товаров, аренда, проценты по кредитам и налоги.

Данные на конец предыдущего отчетного периода складываем с ожидаемыми доходами и вычитаем ожидаемые расходы на начало нового периода. Итоговый результат станет вашей отправной точкой. Не забывайте, что все поступления и расходы в БДДС нужно учитывать с учетом НДС. Расчеты можно сделать вручную или сформировав оборотно-сальдовую ведомость.

Шаг 2. Определить будущие поступления

Необходимо собрать все ожидаемые поступления по месяцам, основываясь на действующих контрактах с клиентами и информации о среднем чеке. Источники поступлений могут быть следующими:

• Продажи товаров и услуг
• Инвестиции
• Аренда недвижимости или оборудования
• Лицензирование
• Гранты и субсидии
• Комиссионные и роялти и т.д.

Шаг 3. Определить будущие расходы h3

Если компания существует не первый год, у нее уже есть список регулярных расходов. К ожидаемым расходам относятся:

• Заработная плата сотрудников
• Закупка материалов и сырья
• Накладные и производственные расходы
• Выплата долгов и процентов
• Выплата дивидендов
• Кредиты и займы
• Налоги, взносы и сборы
• Рекламные расходы
• Амортизация

Шаг 4. Рассчитать чистый денежный поток

Чистый денежный поток (ЧДП) показывает, достаточно ли средств для покрытия обязательств компании. Его считают по формуле: 

ЧДП = Остаток ДС на начало периода + Поступления - Расходы

Чистый денежный поток за каждый период должен быть положительным. Если он отрицательный, значит, средств недостаточно для выполнения обязательств, что может привести к кассовым разрывам и увеличивает риск банкротства.

Для сравнения плановых данных (соответствующих бюджету) и фактических данных (основанных на реальных операциях) в программе БИТ.ФИНАНС разработан набор отчетов. Среди них особенно популярен отчет «План-фактный анализ по бюджету». Отчет дает возможность проанализировать разницу между плановыми и фактическими значениями по статьям бюджета, исполнение бюджетов по ЦФО, а также прибыльность различных проектов и направлений. 

Отчет «План-фактный анализ по бюджету» в БИТ.ФИНАНС

Кроме того, из отчета можно перейти к первичным бухгалтерским документам, где отражается движение ДС. Если у пользователя есть соответствующие права, он может дополнить или изменить управленческую аналитику. Этот отчет не только позволяет сравнивать множество плановых сценариев, но и обеспечивает возможность анализа данных за разные годы. 

Более подробно об алгоритме составления БДДС рассказали в статье. 

БДР и БДДС в управленческом учете

Бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС) являются ключевыми инструментами бюджетирования. Их основная задача заключается в планировании прибыли и финансовых операций.  

Формирование БДР и БДДС также помогает:

• Определить результаты деятельности компании. К каким показателям мы должны стремиться через месяц, полгода или год? Варианты могут включать увеличение прибыли, выход из кризисной ситуации или изменение структуры капитала.
• Своевременно выявить и предотвратить финансовые проблемы. Как можно избежать кассового разрыва? Где искать дополнительные источники финансирования?
• Выбрать стратегию развития. Каковы потенциальные выгоды от запуска нового направления? Сколько средств можно выделить на инвестиции? Когда можно ожидать открытия нового производственного цеха?
• Снизить затраты. Какие расходы значительно снижают чистую прибыль? Как их можно уменьшить и как это скажется на бизнесе?
• Скорректировать условия платежей с контрагентами. Можно ли продолжать практиковать постоплату для клиентов или необходимо внедрение авансовой системы? Поможет ли рассрочка от поставщика или придется рассматривать кредит? 

Для создания бюджетов можно применять excel-таблицы, но они не обеспечивают оперативной синхронизации с реальными поступлениями и расходами. В результате проверку соответствия плана и факта придется выполнять вручную, как и контролировать кассовые разрывы. 

Гораздо более эффективно использовать специальные программы для управленческого учета. Например, БИТ.ФИНАНС предоставляет инструменты для бюджетирования, такие как БДР, БДДС и платежный календарь. В системе удобно совмещать плановые и фактические данные, автоматически добавлять ежемесячные платежи и детально анализировать каждую финансовую транзакцию. Благодаря бесшовной интеграции с 1С, существенно ускоряется процесс оценки финансового состояния компании, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения. 

Вывод

• БДР и БДДС - это два важных инструмента, которые помогают компаниям анализировать свои финансовые потоки и принимать обоснованные управленческие решения.
• БДДС показывает, откуда пришли деньги, куда они ушли и сколько осталось. БДР показывает, сколько компания заработала или потеряла.
• БДР и БДДС отличаются по своим целям, статьям и методике составления. Показатели БДДС берут из предыдущих отчетов или предполагаемых будущих поступлений и платежей. Показатели для БДР формируются на основе плана продаж и объемов производства или закупок.
• Чтобы составить БДР, нужно сначала запланировать доходы и расходы, затем сравнить их и определить допустимые отклонения. Для БДДС нужно знать остаток на начало периода, спланировать поступления и расходы по месяцам, а затем вычесть расходы из поступлений, чтобы получить чистый денежный поток.
• Для составления бюджетов можно использовать таблицы типа Excel, но они не позволяют быстро проанализировать план-факт и контролировать кассовые разрывы. БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать формирование БДР, БДДС, ББЛ и других бюджетов. Наш специалист бесплатно проконсультирует вас по программе и поможет определиться с выбором версии, подходящей для вашего бизнеса.