Автоматизация рабочих процессов – это делегирование части однотипных заданий специальным программам. Автоматизация автосервиса предоставляет возможность отслеживать рабочий процесс по заявке клиентов, соблюдение сроков ремонта, контроль поставки запчастей. Использование программных продуктов существенно облегчает рабочий процесс, как для руководителя, так и для сотрудников.
Для чего нужна автоматизация в автосервисе
Все представители автомобильного бизнеса сталкиваются со стандартными проблемами, включая:
- систематизацию, контроль работы персонала;
- учет выполненных работ и ассортимента;
- использование систем CRM при продажах и проведении маркетинговых акций.
Решение перечисленных задач позволит существенно улучшить эффективность работы автомобильного бизнеса, в особенности, если использовать специально созданное программное обеспечение.
Автоматизация также выполняет следующие функции:
- учет услуг по ремонту и обслуживанию автомобилей;
- ведение журнала записей автомобилей на сервис;
- продажа запасных частей на транспортные средства – оптом и в розницу;
- учет складских операций;
- проведение взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
- учетов заказов нарядов – гарантийных, страховых и внутренних;
- использование гибкой системы ценообразования;
- проведение взаиморасчетов с механиками-исполнителями работ;
- быстрый поиск информации по автомобилю и клиенту.
Подходит следующим категориям бизнеса:
- автомобильным сервисам при официальных дилерах;
- автомобильным сервисам с двумя и более подъемниками;
- станциям технического обслуживания;
- фирмам со спецтехникой;
- шинным центрам;
- компаниям, которые занимаются продажей и установкой запасных частей;
- ремонтным подразделениям;
- компаниям, у которых есть персональная ремонтная зона для автомобилей.
Работа с клиентами в программе
Один из самых важных моментов в деятельности в автомобильном сервисе – это работа с клиентами. Информационные продукты позволяют быстро, качественно управлять заказами и состоянием предприятия.
Учет взаимодействия с клиентами выполняет следующие задачи:
- ведение журнала записи автомобилей на сервис;
- хранение истории всех изменяемых реквизитов транспортного средства – государственного номера, пробега, владельца, свидетельства о регистрации;
- быстрый поиск информации по любым реквизитами клиентам или автомобиля;
- ведение учета по внутренним, клиентским и гарантийным заказ-нарядам;
- отслеживание ситуации по заказ-нарядам в разрезе статуса – открыт, в ожидании запасный частей, в работе, выполнен, закрыт, отменен;
- выписка пакета документов по выполнению работ используемого материала – запасных частей, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции;
- продажа запасных частей на автомобили, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции – оптом и в розницу;
- осуществление всех видов взаиморасчетов с клиентами – клиентом-плательщиком, плательщиком-поставщиком гарантий, плательщиком-страховой, смешанные заказы-наряды.
Если клиенты не будут обращаться за услугами повторно, могут потребоваться существенные вложения в рекламу. Автоматизация позволит повысить лояльность. В систему будут внесены данные о клиенте, история его автомобиля, что гораздо эффективнее, чем предоставление неоправданной скидки. В программных обеспечениях для автосервисов также предусмотрены гибкие условия для различных категорий клиентов.
Контроль работы механиков в автосервисе
Еще один немаловажный аспект автоматизации – настройка системы мотивации сотрудников. Заработная плата должна зависеть не только от количества выполненной работы, но и от других факторов, которые повысят доходность компании:
- увеличение продаж запчастей в заказ-наряде;
- увеличение количества работ и запчастей, проданных не по заявке клиента, а выявленных в процессе ремонта.
Но увеличение среднего чека должно быть следствием, а не исходной целью. В противном случае будет достигнут обратный эффект, если мастера станут навязывать клиентам ненужные услуги.
Автоматизация автосервиса в части работы механиков предоставляет следующие возможности:
- планируется загруженность мощностей и мастеров-механиков;
- проводится анализ текущей загруженности мощностей и мастеров-механиков;
- работа механиков в автосервисе контролируется в настраиваемом журнале записи: по территориям, постам, подъемникам, с возможностью анализировать отклонения фактической ситуации от плановой;
- производится версионирование документов «Заказ-наряд» с историей внесения изменений в документы (что, кто, когда);
- ведется аналитика по затратам, связанным с деятельностью сервиса (гарантийные и внутренние работы).
Складской учет в автосервисе
Использование товароучетной программы на складе позволяет зафиксировать все операции с запасными частями, жидкостями, расходными материалами. Существенно упрощается инвентаризация. Многие компании проводят реструктуризацию штата, так как снижается нагрузка на персонал. Уменьшаются и убытки, которые были вызваны неправильно выстроенным учетом. Клиенту не предложат товар, которого нет на складе.
Автоматизация складского учета в автомобильной отрасли ведется по нескольким направлениям:
- аналитика ведется по затратам, связанным с деятельностью сервиса (гарантийные и внутренние работы)
- обеспечивается учет выдачи и приема на склад от мастеров запчастей, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции
- фиксируется списание материалов (масло, краски, технические жидкости) под работы с заказ-нарядами
- отражается учет аналогов запчастей, ведение минимального остатка и удобного механизма формирования заказов поставщикам
Оперативные отчеты для директора
Основная задача руководителя – управление компанией. Поэтому основные затраты времени должны бать направлены на анализ и принятие управленческих решений. С помощью программных продуктов есть возможность увидеть выполнение плана до окончания отчетного периода.
Все проблемы в работе компании видны сразу. Если, например, не устраивают показатели выработки, следует провести анализ загруженности ремонтной зоны и оценить, каким образом используется планировщик для автомобильного сервиса. Директор также может сразу отследить проблемы с оборачиваемостью. А это значит, что доход не будет израсходован на ненужное пополнение складских запасов.
Отчеты формируются по нескольким направлениям:
- выполняется оценка текущей и плановой загрузки автосервиса;
- анализируется работа механиков;
- анализ продаж сервиса;
- составляются все формы отчетов (склад, продажи, анализ клиентов, поставщиков и т.п.)
Зачастую владельцы автомобильных сервисов не готовы вкладываться в автоматизацию, если они не видят окупаемости в ближайшие месяцы. Но при принятии решения о повышении уровня автоматизации необходимо оценивать не только возврат инвестиций. Важно также учитывать экономический эффект от наведения порядка в деятельности компании.
К автоматизации автомобильных сервисов можно отнести и другие полезные нововведения. Например, контроль маслораздачи, что, в особенности, актуально в грузовых сервисах. Потерь от хищений поможет избежать контроль въезда и выезда из ремонтной зоны. Существует различные системы, которые распознают и фиксируют автомобильные номера.
В среднем после автоматизации автосервиса предприниматель получает рост прибыли в 20%. Благодаря чему читайте в кейсе по Автосервису Gidran
Остались вопросы по учету в автосервисе, звоните менеджерам Первого Бита и получите консультацию бесплатно.
