Алгоритм составления БДДС

БДДС (бюджет движения денежных средств) — это план всех поступлений и платежей денежных средств, которые осуществляются в течение нужного вам периода времени. Бюджет, как правило, составляется на месяц, но иногда может формироваться БДДС на год с обязательной разбивкой по месяцам. При составлении БДДС рассматриваются только денежные потоки, то есть в нем отражаются операции, имеющие денежное выражение. Другими словами, БДДС представляет собой план, отражающий все источники поступления и направления использования денежных средств.

Руководители обычно разрабатывают БДДС после того, как бюджеты на продажи, закупки и капитальные затраты уже сделаны. Эти бюджеты должны быть составлены до формирования БДДС , чтобы точно оценить, как будут использованы денежные средства за временной промежуток.

Зачем составлять БДДС?

Руководители составляют БДДС для управления финансовыми потоками компании. Руководство должно удостовериться, что у фирмы будет достаточно финансов для оплаты необходимых счетов при их очередном поступлении. Например, заработная плата должна выплачиваться каждые две недели, а счета за коммунальные услуги оплачиваются каждый месяц. БДДС позволяет руководству прогнозировать уменьшение остатка денежных средств фирмы и исправить проблему, до наступления очередного срока платежа.

БДДС также полезен для прогнозирования больших сумм, наличие которых на счетах не является идеальным для компаний. Лучше вложить эти деньги, чтобы они приносили проценты. Избыточные денежные средства также можно использовать для расширения фирмы и развития новых операций, чем оставлять их бездействовать на счете компании. БДДС позволяет руководству прогнозировать уровни денежных средств и корректировать их по мере необходимости.

Бюджет движения денежных средств представляется важным финансовым инструментом управления, поскольку он:

• заставляет вас распределять свои финансы на месяц или год;
• показывает эффективность или неэффективность финансовых стратегий ведения бизнеса;
• прогнозирует, какой объем кредита вам понадобится и когда он может быть погашен;
• позволяет сравнивать запланированные показатели по движению денежных потоков с фактически полученными.

Ваша компания может быть прибыльной сейчас, но будет ли она получать прибыль через шесть месяцев? Важно тщательно отслеживать, сколько денег получает ваша компания и сколько ей нужно в будущем для покрытия своих расходов. Отслеживание бюджета движения денежных средств поможет понять, когда в компании будут средства на оплату текущих расходов, а когда их будет недостаточно.

По отчету о прибылях и убытках может быть видно, что компания имеет прибыль, но фактически у нее нет свободных денег. Этот момент связан с тем, что отчет составляется по методу начисления. В этом случае учет доходов и расходов не связан с фактическим движением денежных средств.

Этапы составления БДДС

• Найдите правильный инструмент. Если вы еще не нашли инструмент бюджетирования или программное обеспечение, которое поможет в составлении БДДС, то простой отправной точкой является шаблон Excel.
• Установите временные рамки. Зачастую БДДС составляют на шесть месяцев или на целый год вперед. Установите временные рамки и будьте готовы собрать всю необходимую информацию за этот период. Многие компании прогнозируют месячные временные рамки, а некоторым может понадобиться узнать о движении денежных средств на более регулярной основе — еженедельно или раз в две недели.
• Подготовьте прогноз продаж. Какой доход вы ожидаете получать в течение каждого месяца? Вы можете основываться на результатах прошлых месяцев, годах или прогнозируемых продажах. Затем наметьте ожидаемый прогноз продаж для каждого месяца года. Помните, что будут колебания, основанные на фактических продажах и изменениях на рынке, а также новых клиентах, добавленных в ваш клиентский список.

Пример прогноза продаж: “Х” владеет магазином по продаже товаров для рыбалки. “Х” будет использовать прошлогодние суммы продаж, чтобы подготовить свой бюджет движения денежных средств на следующие два квартала. Вот информация о продажах за первые шесть месяцев прошлого года:

“Х” ожидает, что продажи в этом году будут на 1 процент выше в межсезонье и на 1,5 процента выше во время сезона рыбалки. Таким образом, “Х” прогнозирует, что его продажи за первые шесть месяцев этого года будут следующими:

• Приток денежных средств по БДДС. Это ваш “денежный вклад”, который включает все прогнозируемые продажи — как за наличные, так и продажи для клиентов, которые берут товар в кредит. Если ваш бизнес предоставляет кредит своим клиентам и имеет дело с дебиторской задолженностью, то проектирование денежных поступлений будет сложнее. Принимайте во внимание сбор дебиторской задолженности и влияние времени, которое этот сбор оказывает на прогноз ваших денежных поступлений. Чтобы этот пункт не казался огромным, рекомендуется разбить ваши поступления по категориям (все суммы, которые вы будете вводить в таблицу, должны включать НДС)
• продажи клиентов/выставление счетов;
• капитальные вложения;
• ассоциированные вклады текущего года;
• банковские кредиты, факторинг и др.

Отток денежных средств по БДДС . Эта графа включает в себя ваши фиксированные расходы, основанные на датах запланированных платежей, а также любые переменные расходы. Не забудьте про прогнозируемые расходы, такие как планы закупок нового оборудования или найм дополнительного персонала. Убедитесь, что они распределены в правильный месяц.

Некоторые основные оттоки денежных средств могут включать:

• зарплата персоналу;
• офисные принадлежности;
• ремонт здания и обслуживание оборудования;
• реклама и маркетинг;
• аренда и коммунальные платежи;
• страхование;
• платежи по кредиту;
• закупка сырья и другие расходы у поставщиков;
• стоимость доставки;

После того, как вы рассчитали все позиции, приступайте к прогнозу движения денежных средств. Прежде всего, создавайте подкатегории, которые помогут видеть ситуацию более четко. Затем в столбце начального месяца в таблице введите свой начальный баланс. Это значение представляет денежный поток (положит. или отрицат.) вашего бизнеса.

Затем, если вы хотите рассчитать прогнозируемый остаток денежных средств, вы можете выполнить следующий расчет:

начальный остаток денежных средств + прогнозируемый приток денежных средств за период - прогнозируемый отток денежных средств за период = прогнозируемый отток денежных средств.

Выводы, которые необходимо сделать после составления БДДС

Положительный результат говорит о том, что ваш бизнес не расходует больше средств, чем имеются в вашем резерве. Прогноз движения денежных средств как правило делается только в краткосрочном или среднесрочном периоде (12 месяцев), поэтому целесообразно будет создать более долгосрочный прогноз.

Если же результат за данный месяц получился отрицательный, то не паникуйте, у вас уже есть составленный отчет, в котором вы можете увидеть существующие проблемы. Обратите внимание на счета, сократите высокие и нецелесообразные затраты, найдите бухгалтера, чтобы помочь вам выявить и устранить неисправности.

Формирование БДДС в БИТ.ФИНАНС

Ваш бюджет движения денежных средств не обязательно должен быть сложным. Вы можете хранить информацию в электронной таблице Exсel или воспользоваться инструментами сервиса БИТ.ФИНАНС.

БИТ.ФИНАНС - автоматизация процессов управления Вашим бизнесом. Программа БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать процесс формирования БДДС. 

Наш специалист бесплатно проконсультирует вас по программе и поможет определиться с выбором версии, подходящей для вашего бизнеса.