1С:Документооборот КОРП для Казахстана

Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот, чтобы настроить шаблоны процессов.

Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и человеческий фактор, значительно сократив количество ошибок Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.

После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем определяем кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы, без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно на каком этапе тот или иной документов.

Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель редактировать и согласовывать. Генеральный директор подписывать. А менеджер по продажам только читать итоговый документ.

Когда основные настройки завершены проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и зависит от количество ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков указанных в маршрутах документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.

Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот и настроить шаблоны процессов.

Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод, значительно уменьшив количество ошибок человеческого фактора. Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.

После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем, кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем, кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно, на каком этапе тот или иной документов.

Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании, важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель – редактировать и согласовывать, генеральный директор – подписывать, а менеджер по продажам – только читать итоговый документ.

Когда основные настройки завершены, проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и зависит от количества ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков, указанных в маршрутах документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.

После заполнения опросного листа клиентом, специалист корректно и логически верно вводит первоначальные сведения в базу (полученной информации обычно достаточно для ввода начальных данных и старта работы в базе). Этот вариант существенно экономит время сотрудников и помогает оперативно запустить базу в работу.

Настройка бесшовной интеграции:

• 1С:ERP 
• 1С:ERP Управление холдингом
• 1С:Управление холдингом
• 1С:Управление торговлей 11
• 1С:Комплексная автоматизация 2.0
• 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
• 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

Настройка обмена:

• 1С:Управление производственным предприятием 1.3
• 1С:Управление торговлей 10
• 1С:Комплексная автоматизация 1.0
• 1С:Бухгалтерия 2.0
• 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5
• 1С:Управление нашей фирмой

Проведение опроса ключевых лиц (участников БП) с целью выявления логики и маршрута движения документов. Выявленные схемы движения документации моделируются в специализированном программном обеспечении и представляются клиенту на утверждение. Прорисовка согласованных маршрутов в 1С:Документооборот

Анализ информационной базы клиента, выявление некорректно введенных сведений (в том числе некорректных логически), формирование и выдача инструкций/рекомендаций по устранению проблемных моментов в базе. Согласование дальнейших действий с заказчиком и редактирование действующей базы на основании согласованных инструкций

После проведенной настройки и внедрения 1С Документооборот специалисты могут провести обучение пользователей в удобном для вашей компании формате:

• составление инструкций по видам пользователей,
• проведение очного или онлайн обучения специалистами,
• общий курс по работе в 1С Документооборот от Учебного Центра.