Описание проекта
В июне 2021 года представитель клиники «Тебе» обратился в Иркутский офис компании «Первый Бит» с запросом на автоматизацию учета материалов и складских запасов. В клинике врачи и медсестры используют различные материалы для проведения процедур, продаются лекарственные препараты и косметика, но точного учета, с актуальными данными не было.На момент обращения в клинике велся учет клиентов в CRM-системе «Клиентикс», а бухгалтерия работала в программе 1С:Бухгалтерия. Однако единой информационной системы не было.
Офис Первого Бита в Иркутске специализируется на автоматизации медицинских центров, клиник и больниц и поэтому предложил рассмотреть программу БИТ.Управление медицинским центром, на основе которой уже автоматизировано более 3000 медицинских учреждений. Функциональность данного решения позволяет вести учет по всем направлениям деятельности. Кроме того, в данной программе реализован учет маркированные лекарственных препаратов. По итогу презентации решения руководство клиники приняло решение о комплексной автоматизации и внедрения БИТ.УМЦ.
В первую очередь специалисты Первого Бита внедрили модуль «Регистратура». Он позволяет эффективно управлять загрузкой клиники. Команда Первого Бита настроила:
- электронные карточки пациентов;
- расписание и график работы врачей;
- правила оплаты услуг клиники.
Далее перешли к блоку «Управляющий». Этот модуль отвечает за аналитические отчеты, которые помогают руководителям клиники принимать управленческие решения. Специалисты Первого Бита настрочили следующие отчеты:
- отчет по продажам — предоставляет данные о количестве и сумме продаж товаров и услуг клиники;
- воронка продаж — помогает наглядно анализировать продажи от первичного контакта с клиентом (по телефону, по записи, по первому визиту без предварительной записи) до последующего получения клиентом медицинских услуг клиники. В том числе показывает повторные посещения клиентов;
- анализ источников информации — показывает сумму продаж в разрезе того, откуда клиент узнал о клинике. Данные о том, откуда клиент узнал о клинике, заносятся при создании карточки клиента;
- сводный отчет за сутки — показывает движение денег по кассе, выработку сотрудников, взаиморасчеты с сотрудниками на определенную дату или период;
- динамика показателей осмотров — показывает изменения показателей осмотром, например, динамику по анализам;
- соответствие лечения стандартам — показывает насколько приемы врачей соответствуют стандартам оказания медицинских услуг клиники в разрезе врачей.
Далее был внедрен модуль «CRM» для ведения клиентской базы. Из предыдущей системы были выгруженные данные по клиентам и загружены в CRM в БИТ.УМЦ. Также в этом модуле настроили возможность анкетирования клиентов и сбора обратной связи. По данным из CRM можно сегментировать клиенту по полу, возрасту и истории визитов, формировать списки для обзвонов, СМС и Email рассылок и отправлять автоматические уведомления.
Следующим шагом стала автоматизация складского учета, который позволяет контролировать расход материалов с подсчетом отклонений от установленных норм и контролировать остатки на складе материалов, лекарственных стрессов и другой продаваемой продукции. Сотрудники Первого Бита настроили программу для проведения инвентаризаций, приемки и перемещения товаров, управления ценообразованием. Указали нормы расхода материалов на разные виды услуг. Настроили отчетность по складу:
- ведомость по товарам на складах;
- минимальные остатки;
- расход материалов на работы.
Следующим этапом специалисты приступили к настройке блока «Учёт сотрудников и зарплаты». Этот блок позволил:
- рассчитывать заработную плату по индивидуальным схемам с учетом KPI;
- автоматически заполнять графики работы сотрудников;
- анализировать популярность и простои сотрудников;
- видеть выработку каждого сотрудника.
После настройки основных модулей специалисты Первого Бита загрузили шаблоны осмотров врачей в систему и начали обучение врачей по работе с программой БИТ.Управление медицинским центром. Врачей обучали по группам в зависимости от специализации. Это помогло каждому врачу быстрей разобраться как правильно вести записи по осмотрам и плану лечения в новой программе в соответствии с стандартами клиники.
Для удобства врачей настроили синхронизацию расписания в программе БИТ.УМЦ с Google-календарем. Таким образом каждый врач смог видеть свое расписание вне клиники и планировать свой день.
Далее команда Иркутского офиса Первого Бита помогла с выполнением требований обязательной маркировки лекарственных препаратов. А именно:
- зарегистрировали компанию в «Честном знаке»;
- подключили регистратор выбытия и 2D-сканер;
- настроили обмен данных с БИТ.УМЦ;
- обучили сотрудников правильному принятию и выбытию маркированных лекарственных препаратов.
Для начала работы с пациентами через программу БИТ.УМЦ сотрудники Первого Бита загрузили шаблоны договоров и информированного добровольного согласия (ИДС) пациента клиники «Тебе». Также настроили обмен данных с 1С:Бухгалтерией, чтобы данные о продажах и складских запасов сразу отображались в Бухгалтерии. Это нужно, чтобы исключить ручной двойной ввод информации для дальнейшего учета и сдачи регламентированной отчетности.
Специалисты Первого Бита протестировали все настройки и запустили программу БИТ.УМЦ в рабочую эксплуатацию. Благодаря ранее проведенному обучению как врачей, так и других сотрудников клиники, они смогли сразу начать работать в единой информационной среде и вести правильный учет. Сейчас клиника «Тебе» находится на сопровождении в Иркутском офисе компании «Первый Бит». Сотрудникам клиники оказываются консультации по использованию программы и по работе с системой маркировке 24/7. Также по требованию руководителей клиники настраиваются дополнительные отчеты и загружаются необходимые документы.
