Описание проекта
Раньше в вузе работа велась в разрозненных системах. Обмен данными между конфигурациями был реализован частично или отсутствовал, часть данных пользователи вносили вручную. Многообразие и специфика видов деятельности вуза, изменяющееся законодательство требовали изменить систему, обеспечивающую ведение документооборота, бухгалтерского, финансового и кадрового учета. Основной предпосылкой проекта стало моральное устаревание систем, невозможность оперативно реагировать на изменения законодательства и потребности руководства.
Уникальность проекта заключается в масштабности. Налажена интеграция между системами 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ), 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ). Также в ходе проекта произошел отказ от бумажных носителей, настроены электронные подписи сотрудникам. В результате отказа от избыточного бумажного документооборота вуз стал более экологичным.
Архитектура проекта реализована путем ведения бухгалтерского и управленческого учета в единой базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0. Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в единой базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» 3.1. Расчет стипендии ведется в отдельной базе. Документооборот ведется в единой системе 1С:Документооборот государственного учреждения.
Выполненные работы:
- В 1С:ДГУ настроены все виды входящих, исходящих и внутренних документов:
- Обращения граждан;
- Письма входящие;
- Отчётность;
- Письма исходящие;
- Приказы/распоряжения;
- Протоколы;
- Служебные записки, справки.
- В 1С:ДГУ настроены бизнес-процессы по всем видам документов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение. Модифицирован интерфейс работы с задачами: отражены история выполнения задач, приложенные файлы.
- Реализован механизм совместительства, когда у пользователя может быть несколько подразделений.
- Разработан обмен физическим лицами из 1С:ЗКГУ и пользователями в 1С:ДГУ с целью актуализации пользователей и данных о совместительстве в документообороте. Пользователь добавляется в 1С:ДГУ при наличии электронной почты в ЗКГУ. Разработан обмен кадровыми приказами между 1С:ЗКГУ и 1С:ДГУ для согласования и подписания документов.
- Доработана система контроля исполнения.
- Доработана работа с номенклатурой дел: ее можно автоматически загрузить из файлов, и она автоматически заполняется в зависимости от типа документа. Документы автоматически попадают в дело.
- В шаблонах процессов реализована возможность отправки на доработку на любом этапе согласования.
- Внедрена подсистема работы с электронными подписями: подписание документов при помощи электронных подписей, формирование файла визуализации со штампом в формате PDF и папки в формате zip документом и файлом в формате Sig для проверки подписи.
- Реализован механизм автоматического делегирования при создании отсутствия в 1С:ДГУ.
- Реализованы механизмы согласования документов «Договор (расходный)», «Договор (доходный)», «Договор на участие в конкурсе» в 1С:ДГУ.
- Реализован механизм формирования документа «Резервирование денежных средств» на основании документа «Договор (расходный)» из 1С:ДГУ. Документ формируется финансистами, когда договор приходит им на согласование. Таким образом осуществляется резервирование денег под будущий договор.
- Реализован механизм формирования и согласования документа «Заявка на платеж» в 1С:ДГУ. Документ формируется на основании документа «Договор (расходный)». В «Заявке на платеж» возможно указать ссылку на документ «Заявление на оплату» из 1С:БГУ, при этом происходит автоматическое заполнение реквизитов в 1С:ДГУ.
- Разработаны обмены структурой предприятия между 1С:БГУ-1С:ДГУ, 1С:БГУ-1С:ЗКГУ.
- Настроен учет МОЛ в документообороте. Сейчас можно смотреть остатки по подразделениям, выполнять списание.
- Настроено ведение контроля оплат, просрочки по документам договорного блока.
- В документообороте ведется закупочная деятельность от момента создания заявки на закупку инициатором закупки до момента проведения экспертизы и актов ответственным за договор.
- Проведено обследование текущих бизнес-процессов учреждения по бухгалтерскому и управленческому учету.
- Проведено обследование процесса подготовки, формирования плановой потребности учреждения в разрезе по подразделениям.
- Проведены работы по проектированию подсистем будущей единой системы, реализованной на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0.
- Разработаны механизмы для регистрации счетов на оплату от поставщиков, резервированию средств по договорам для оперативного и корректного анализа остатков по договорам, а также для автоматизированного заполнения расчетно-платежных документов.
- Реализованы механизмы для автоматизированной корректировки данных бюджета.
- Разработаны права доступа, настроено разграничение по группам доступа в соответствии с выполняемыми функциями для пользователей.
- Настроены интерфейсы, отчеты, формы списка документов в соответствии с выполняемыми пользователями задачами.
- Разработаны механизмы обмена данными по сотрудникам, подразделениям и должностям между бухгалтерской и зарплатной конфигурациями.
- Организовано поддержание форматов обмена с СУФД, форматов выгрузки и форм регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном состоянии.
- Организован контроль корректного ведения учета в программе для предотвращения накопления ошибок и значительных расхождений при сдаче отчетности.
- Сделана настройка прав доступа по совмещениям и выводам оклада для кадровиков.
- Разработаны печатные формы кадровых приказов, трудовых договоров, справок и дополнительных соглашений.
- Доработан механизм штатного расписания, реализованы необходимые отчеты по штатному расписанию по формам РТУ МИРЭА.
- Разработан отчет «Дорожная карта», доработаны отчеты в органы статистики.
- Доработан механизм расчета и списания резервов отпусков. Реализовано списание отпусков, выданных авансом.
- Разработаны выгрузки в файл для перечисления заработной платы и загрузки лицевых счетов на открытие в банки с поддержкой актуальности формата файлов для банков.
- Настроена синхронизация бухгалтерских проводок, данных управленческого учета.
- Реализована выгрузка данных из ЗКГУ для формирования в БГУ расчетно-платежных документов на перечисление зарплаты и налогов по зарплате в разрезе необходимых аналитик.
- Реализован механизм создания в БГУ расходных кассовых ордеров на основании ведомостей на выплату депонентов по стипендии и зарплате.
- Создана система для расчета стипендий студентов.
- Разработана загрузка данных по студентам, приказам и назначениям стипендий из сторонней системы в РТУ МИРЭА по контингенту учащихся.
- Организован автоматизированный расчет стипендий и сумм НДФЛ обучающихся.
- Разработана новая подсистема по розничным продажам в соответствии с потребностями автоматизации учета на местах оказания услуг по дополнительным направлениям «Страйкбольный клуб», «Фотостудия», «Лаборатория анализа воды».
- Разработана подсистема для приема оплаты студентов и абитуриентов для возможности упрощения, ускорения процесса приема безналичной оплаты с одновременным отражением в бухгалтерском учете.
- Доработан блок по закрытию и распределению накладных и общехозяйственных расходов с учетом особенностей учреждения: проценты накладных, распределение в соответствии со списком, приоритеты закрытия.
- Доработана консоль руководителя для получения оперативной информации по доходам и расходам по учреждению в целом и по подразделению, по статистическим данным по сотрудникам (возраст, ученая степень, ученое звание), по среднесписочной численности, для мониторинга показателей средней зарплаты по категориям персонала.
- Доработан налоговый учет для возможности корректировки расходов в зависимости от коэффициента платной деятельности для закрытия расходов с учетом наличия этапов у доходных направлений.
- Разработана подсистема для учета деятельности по физкультурно-оздоровительному комплексу: составление и печать договоров по утвержденным формам РТУ МИРЭА, выставление актов со спецификацией, формирование отчетов для анализа задолженности.
