Описание проекта
Ранее Расчетно-финансовый центр по поддержке возобновляемых источников энергии входил в структуру Акционерного общества «Казахстанская компания по управлению электрическими сетями» (Kazakhstan Electricity Grid Operating Company) «KEGOC». В 2023 году предприятие отделяется от Акционерного общества в отдельное подразделение.
В составе Акционерного общества работа по бухгалтерскому, финансовому, кадровому, налоговому учету велась в программном обеспечении SAP. После реструктуризации и выхода в отдельное предприятие стояла потребность в построении и переходе на новую платформу.
В программе SAP велся бюджетный учет, план-фактный анализ, требовалась платформа с возможностью продолжения ведения отраслевого финансового учета.
Задача стояла в создании мощностей для самостоятельного и доступного сопровождения.
Специалисты компании «Первый Бит» провели интервью с бухгалтерами, налоговиками, финансистами лтдела бухгалтерского и налогового учета при финансовом управлении, IT-менеджерами, учли текущие процессы и пожелания сотрудников и предложили внедрение комплекса систем:
- 1С:Бухгалтерия для Казахстана для ведения бухгалтерского и налогового учета
- 1С:Зарплата и управление для Казахстана для ведения кадрового и зарплатного учета
- Бит.Финанс ПРОФ для автоматизации процессов бюджетирования и управленческого учета.
Для переноса сальдо по счетам и других остатков из SАР в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и из SАР в «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» Эксперты компании «Первый Бит» написали правила конвертации данных.
Правила содержат сведения по справочникам: контрагенты, договоры, банки-контрагенты, фиксированные активы (Основные средства и нормативно-материальные активы), запасы, физические лица, сотрудники, лицевые счета и другие.
Перенос осуществили по соответствующим справочникам, с целью понимания логики в новой программе для пользователей позиции согласовывались заранее. Т.е. структура таблиц в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» значительно отличалась от формы в SAP, но единые справочники и учет соответствовал.
Эксперты Первого Бита настроили учет в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» по:
- товарно-материальным запасам
- взаиморасчетам с поставщиками и потребителями
- банковским и кассовым операциям
- сделкам по временному вложению денежных средств
- основным средствам и нематериальным активам
- косвенным расходам
- налоговому учету (НДС, КПН)
- бюджетированию и управленческому учету.
Консультанты 1С компании «Первый Бит» перенесли из SАР в «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» остатки по:
- штатной расстановке, количеству сотрудников,
- данным по регистрам о начислениях для расчета среднего заработка,
- количеству дней задолженности по отпускам, доступное количество дней отпусков сотрудников
- начальной задолженности по заработной плате, оклад и начисления переменной части
- налоги, взносы, отчисления: расчеты с бюджетом и фондами, неоплаченные налоги.
- отгулы и простои.
Для отражения данных в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» по сотрудникам, по начислению зарплаты, резервов по отпускам, налогов и взносов, связанных с начислением заработной платы и их выплат был настроен обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана».
Благодаря интеграции в Бит.Финанс автоматически садятся затраты по оплате труда и формируется управленческая отчетность.
Следующим этапом внедрили Бит.Финанс на базе «1С:Бухгалтерия для Казахстана».
Настроили финансовую модель предприятия. Перенесли из SAP в Бит.Финанс сведения справочников и остатки по статьям оборотов Центров финансовой ответственности:
- бюджета доходов и расходов
- учет денежных средств на депозитах через бюджетный план счетов.
Настроили план счетов управленческого баланса для корректности трансляции показателей регламентированного учета, установили зависимые обороты между БДР и БДДС. Т.е. настроили мэппинг с бухгалтерских проводок для правильного сбора факта из «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и отражения аналитики по балансу в Бит.Финанс.
Бухгалтеры отдела бухгалтерского и налогового учета с помощью детализации мониторят поступления в разрезе контрагентов и договоров.
Доработали печатные формы по актам по реализации для потребителей. Теперь бухгалтеры Финансового управления распечатывают акты с детализацией реализованной электроэнергии с «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
Бюджетирование и раздельный учет
Интеграторы компании Первый Бит настроили унификацию и распределение затрат и доходов с учетом методики раздельного учета по видам деятельности.
Теперь раздельный учет разрешает вести затраты и доходы в разрезе прямых назначений относящиеся к определенному виду деятельности и косвенных, по которым финансистами вручную устанавливается процентное соотношение. Затраты и доходы по прямому методу назначаются автоматически. Внедренный метод разрешает вести рентабельность по видам деятельности с учетом прямых и косвенных затрат и доходов.
Теперь сотрудники Финансового управления Расчетно-финансового центра по поддержке возобновляемых источников ведут планирование бюджетов на платформе 1С. Например, при планировании расширения в Департаменте развития и планирования до 3 единиц сотрудников, строится прогноз соответствующих расходов на заработную плату, организацию рабочего места, выплат по медицинскому страхованию и вводиться итоговая сумма в программу. В течение периода корректируют план прихода и расхода.
Также идет планирование по видам деятельности, например на создание новой генерации-объекта ВИЭ, на расширение и модернизацию электростанций и др. формируется бюджет доходов и расходов.
В модуле Бит.Финанс доступна детализация сведений до уровня первичной документации. Например, при ведении статей бюджета, финансисты Группы казначейства Расчетно-финансового центра по поддержке ВИЭ, контролируют расходы согласно видам деятельности (ВИЭ или рынок мощности).
Казначейство
Консультанты 1С компании «Первый Бит» реализовали маршруты согласования и утверждения платежей с учетом взаимодействия подразделений компании, контроля отдельных хозяйственных операций, групповое согласование и утверждение файлов.
Настроены механизмы для согласования форм ввода бюджета, заявок на расходование денежных средств и реестров платежей.
Пользователям выданы права на подачу заявлений на расход средств, при формировании заявления запускается согласование. Например, необходимо приобрести канцелярию в Департамент договоров, формируется заявление, в котором указывается назначение платежа, структурное подразделение-заказчик и после согласования идет выделение средств с бюджета.
Запланированные расходы в рамках статей бюджета согласовываются у руководителей подразделений, таким образом проходят процесс утверждения.
Назначены роли исполнителей задач, алгоритмы согласования и распределение необходимых виз, настроек доступа. Например, у руководящего состава доступно массовое визирование на основании реестра платежей.
Тарификация
Эксперты Первого Бита настроили механизм расчета индекса тарификации, создали отчет для вывода индекса тарификации.
Расчетно-финансовый центр по поддержке возобновляемых источников энергии закупает у электростанций электропитание и продает электроэнергию в крупные производственные предприятия, ведет тарифообразование на электроснабжение для потребителей.
При расчете тарифов учитывается тип электростанции, период полезного использования, сроки функционирования станций без модернизации. Например, ветрогенератор служит не более 5 лет без дополнительных вложений, далее необходимо заменить лопасть, ротор и т.д.
Для расчета индекса тарификации эксперты Первого Бита доработали калькулятор в Бит.Финанс.
С помощью калькулятора менеджеры Расчетно-финансового центра по поддержке ВИЭ выбирают тип электростанции (Ветровые электростанции, Фотоэлектрические преобразователи солнечной энергии, Малые гидроэлектростанции, Биогазовые установки), выбирают вид тарифа (фиксированный, аукционный, тариф на поддержку), вводят количество киловатт-час (кВтч) и идет автоматический расчет показателя по формуле.
При расчете аукционных тарифов учитывается участие средств в иностранной валюте, важен курс валюты на начало и конец строительства станции. При формировании индекса тарификации особое внимание уделяется фактору окупаемости проекта за период полезного использования, после этого идет перерасчет тарифов по данной станции.
Web-сервис по обмену данными банков и Бит.Финанс
Летом 2023 года Расчетно-финансовый центр по поддержке возобновляемых источников энергии выводит в эксплуатацию портал «Единые закупки». На портале доступен заказ и приобретение электроэнергии частными лицами.
Специалисты проектного отдела Первого Бита разработали API-интеграцию Бит.Финанс в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» с вновь введенным порталом, настроили поток сообщений по поступлениям с банковских счетов потребителей на счет Расчетно-финансового центра по поддержке ВИЭ.
С технической стороны интеграция работает следующим образом:
- Портал «Единые закупки» - Бит.Финанс
- Банки - «1С:Бухгалтерия для Казахстана»
- «1С:Бухгалтерия для Казахстана» - БитФинанс.
Сейчас потенциальный потребитель регистрируется на портале «Единые закупки», идет идентификация по номеру договора, БИН. Потребитель подает заявку на объем суточного трафика, получает утверждение, идет списание денежных средств с баланса и отгрузка утвержденного объема энергии на запланированную дату.
Сервис на основании данных по наличию денег на счету потребителя разрешает или запрещает резерв и заказ электроэнергии.
Сервис разрешает сделать соответствие на наличие предоплаты и возможности резерва электричества по договору, идет идентификация доступных к заказу временно-свободных денежных средств.
