Описание проекта
На фоне ситуации, когда мировые автоконцерны стали покидать российский рынок, а на их место пришли китайские автомобили, SINOWAY Group сильно масштабировали свой бизнес. За 2023 год выручка компании составила около 10 млрд рублей, а штат вырос в 50 раз. Из-за резкого роста стало сложнее рассчитывать прибыль и оплачивать счета.
До внедрения информационной системы все финансовые потоки были сосредоточены на двух сотрудниках – бухгалтере, который совершал платежи, и генеральном директоре, который их утверждал. Все счета хаотично хранились и согласовывались в Whatsapp, плановые данные отсутствовали, факт собирался вручную из отдельных файлов и программ: Excel, 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С:Альфа-авто и 1С: Зарплата и управление персоналом.
Процесс отнимал много времени, риск серьезных ошибок возрастал: забывали оплатить счет или оплачивали его два раза, в экселе часто стирались данные и слетали формулы.
Собственники понимали, что качественный результат должен опираться только на твердые данные, а для этого нужна простая и гибкая автоматизированная финансовая система. Выбор пал на БИТ.ФИНАНС.
Заказчик отметил, по каким критериям выбирал систему финансового управления и почему остановился на БИТ.ФИНАНС:
- Выделенная команда экспертов, которая гарантирует постоянную поддержку и развитие системы.
- Постепенное внедрение модулей. Модульное решение БИТ.ФИНАНС позволяет поэтапно автоматизировать все процессы управленческого учета. Например, сначала можно внедрить подсистему «Казначейство», а «Бюджетирование» и «Управленческий учет» позже, когда у заказчика возникнет необходимость.
- Донастройка системы без привлечения вендора. Преимущество БИТ.ФИНАНС – это интуитивно понятный интерфейс и легкость в настройке, что значительно сокращает взаимодействие между разработчиком и заказчиком. После внедрения донастройкой решения занимается всего один человек – экономист со стороны заказчика.
- Гибкость системы. Гибкие настройки БИТ.ФИНАНС позволяют сделать любую настройку под запрос.
Для SINOWAY, в частности для финансового директора, было важно погрузить всех руководителей ЦФО в единый процесс:
- контролировать финансовые потоки и операционные расходы,
- мониторить точку безубыточности и маржинальность каждого SKU,
- оперативно отслеживать кассовые разрывы.
Поэтому начали с самого простого – автоматизировали казначейский процесс, платежный календарь и механизм сбора фактических данных по БДДС.
Поскольку внедрить систему требовалось как можно быстрее, проектные команды заказчика и исполнителя встречались два раза в неделю в формате удаленного доступа. Работы сдавались на специально подготовленной модельной базе, где они сначала были протестированы специалистами Первого Бита. После этого провели обучение для сотрудников и передали систему в опытно-промышленную эксплуатацию. Первую линию поддержки при запуске системы осуществляла команда заказчика, вторую – Первого Бита.
БИТ.ФИНАНС был установлен как отдельная база для ведения управленческого учета, потребовалась первоначальная настройка и загрузка справочников, таких как организации, контрагенты, договоры контрагентов, банковские счета, валюты и прочее, а также настройка учетной политики бухгалтерского учета.
Проект реализовали в несколько этапов:
- Загрузили все необходимые справочники в базу БИТ.ФИНАНС.
- Настроили алгоритмы визирования.
- Настроили механизм по установке и контролю лимитов.
- Настроили права доступа пользователям к подсистеме БИТ.ФИНАНС.
- Настроили систему оповещений пользователей по электронной почте для согласований заявок.
Ниже более подробно рассмотрели настроенные решения, которые помогли увязать в рамках единой цепочки работу руководителей, финансистов и бухгалтеров, а также значительно повысить оперативность принятия решений при большом потоке платежей.
Рабочее место казначея для каждого пользователя
Интерактивный дашборд, который помогает управлять планируемыми потоками денежных средств и следить за фактическим и планируемым остатком денежных средств. С помощью этого инструмента можно, например, автоматически сформировать платежный документ или «перетащить» сумму платежа на другой день или другой расчетный счет/кассу.
Единый реестр платежей
Все заявки на расходование денежных средств, подлежащие оплате, теперь находятся в одном месте – в реестре платежей. Платежи можно группировать или разносить по статьям бюджета и клиентам, что значительно снижает рутину и освобождает время. 
Удобный платежный календарь
Больше никаких перерасходов, просрочек оплат по договорам и штрафов. Платежный календарь формируется в рамках БДДС на основании заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств. Инструмент позволяет своевременно проанализировать предстоящее движение денежных средств и тем самым избежать кассовых разрывов.
Контроль заявок на расходование денежных средств
Контролировать заявки на расходование денежных средств можно по бюджету (БДДС), общей сумме договора, взаиморасчетам с контрагентом или по другим параметрам, которые необходимы пользователю. Информацию по текущему состоянию заявки сотрудники подразделений получают в режиме онлайн – «В работе», «Утверждена» или «Оплачена».
Контроль для расчета остатков лимита по статьям
Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на данный платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.
Сбор фактических данных по БДДС
Бюджет движения денежных средств формируется автоматически в разрезе статей оборотов, сценариев, центров финансовой ответственности и других аналитик бюджетирования. Отчет показывает, какая сумма отражена в платежном документе и в факте бюджета и есть ли отклонения между этими суммами.
Настроили универсальное визирование заявок
С помощью согласования (визирования) можно настраивать маршруты визирования любого уровня сложности и включать руководителей разных уровней, а также изменять статусы документов в пользовательском режиме и маршруты визирования по документу, в зависимости от выполненного условия.
«Хочу поблагодарить всю команду Первого Бита за профессиональный подход в работе, точность, пунктуальность, надежность и за проактивность (сделать больше, чем на старте просит клиент). Очень хочу с вами поработать по части формирования БДР, управленческого учета и отчетности – там вызов намного больше!
Елена Лихунова, финансовый директор SINOWAY Group
