Описание проекта
Общественной организации необходимо было вести учет доходов и расходов в разрезе проектов, так как по каждому проекту сдаются отчеты по полученным грантам. Отчеты сдаются разным организациям, у каждой организации свои требования и формы отчетов.
Ранее организация пыталась сделать доработку в программе 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Но предыдущие доработки в бухгалтерской программе не были гибкими и сложно поддавались настройке. А именно не было возможности доработать согласование платежей, отчеты были фиксированными и отсутствовал раздельный учёт.
Особую озабоченность вызывали у руководства сбор отчета по исполнению бюджета в разрезе проектов и учета полученных грантов. Необходимо было отражать в отчете расходы по проекту и административные расходы.
Проанализировав ситуацию, специалисты компании Первый Бит предложили автоматизировать учет при помощи решения "БИТ.Финанс.ПРОФ». После внедрения решения руководству компании стал легко доступен план-фактный анализ, появилась возможность разбивать и анализировать расходы по каждому проекту отдельно.
Теперь можно смотреть исполнение бюджета в разрезе требуемых аналитик: проект, источник финансирования, направление затрат, разбивка по сотрудникам. Оперативный учет по проектной деятельности стал прозрачным. Распределение расходов по проектам стало гибким и рациональным и дает полноту информации для анализа.
Финансовая служба на любую дату может составить отчёт по остаткам денежных средств в каждом проекте, своевременно дать запрос на очередной транш. Это позволяет исключить дефицит денежных средств на счетах организации и своевременно проводить запланированные работы.
Координатор проекта на любую дату видит точный остаток денежных средств по статьям бюджета, может точно планировать расходы на проведение работ в рамках проекта, контролировать сумму косвенных расходов, заложенных в бюджет.
Также были сложности в попроектном учёте зарплат. Ранее начисление зарплат осуществлялась типовым методом, а дальнейшее распределение по проектам выполнялось через формирование оборотно-сальдовой ведомости по сотруднику и ручного отнесения затрат на проект. Теперь с помощью БИТ.Финанс автоматически собирается информация по сотруднику и распределяются его затраты на проекты по его текущей занятности.
Вид деятельности и учет нашей компании значительно отличается от большинства компаний на рынке Казахстана. Мы долго искали как совместить бухгалтерский учет согласно Международным стандартам и требованию Законодательства РК, как автоматизировать сбор отчетов для организаций, дающих нам гранты (у каждого своя форма и требования).
Изучив рынок, мы решили обратиться в компанию Первый Бит. В начале 2023 года мы начали работу в программе БИТ.Финанс. Сократилось время сборки отчетов по исполнению бюджетов, автоматически можем разносить административные расходы в различные бюджеты. Благодаря мобильному приложению все этапы согласования заявок на оплат проходят за короткий срок. Также на любую дату можно составить отчёт по остаткам денежных средств в каждом проекте.
Лариса Рангно, главный бухгалтер РОО «АСБК»