Описание
До проекта компания работала полностью на бумаге. Это замедляло согласование документов, создавало лишнюю бюрократию и отнимало время на создание множественных копий. Из-за неорганизованного хранения документы терялись, а их поиск занимал часы. Сотрудники с трудом отслеживали статусы процессов – система была непрозрачной, а четких регламентов не существовало.
Отдельной проблемой был ручной контроль задач и отчетность в Excel: это замедляло работу и повышало риск ошибок. К тому же все шаблоны документов были рассчитаны только на бумажный оборот и не подходили для цифровой трансформации.
Компания решила перейти на 1С:Документооборот КОРП, чтобы сократить сроки подготовки и согласования документов и получить единую прозрачную среду для управления документами и задачами. Для решения своих задач компания обратилась к Первому Биту.
- Подготовка. Установили программное обеспечение, развернули базу данных, провели интервью с сотрудниками и описала текущие бизнес-процессы в формате «как есть».
- Анализ и проектирование. Смоделировали будущие процессы в формате «как будет», защитили модели у заказчика, подготовили техническое задание и настроили систему – документооборот, мероприятия, почту, контрольные механизмы.
- Разработка и внедрение. Разработали и внедрили систему по утвержденным требованиям, обучили персонал и запустили систему в промышленную эксплуатацию поэтапно, блок за блоком.
- Эксплуатация и поддержка. Организовали техническую поддержку, регулярно обновляя систему с учетом обратной связи, а также провели мероприятия по мониторингу и оптимизации процессов.
- Категоризация претензионно-исковой документации. Разработали структуру категорий для претензионно-исковых документов, которая повышает контроль и снижает юридические риски компании.
- Управленческая отчетность «светофор». Создали отчет, который показывает статус выполнения протокольных мероприятий цветом – зеленым, желтым или красным – и позволяет руководителю оценивать исполнительскую дисциплину без погружения в детали.
- Централизованное хранение проектной документации. Перенесли всю проектную документацию в Confluence, описали процессы «как есть» и «как будет», подготовили карты процессов в нотации BPMN и зафиксировал там все изменения и настройки системы.
